Xử lý công nợ phải trả lâu năm như thế nào cho hiệu quả?

Trong kinh doanh, công nợ phải trả là yếu tố quan trọng trong bảng cân đối kế toán. Đây là yếu tố thể hiện nghĩa vụ thanh toán những khoản nợ của doanh nghiệp với khách hàng. Tuy nhiên, có một số trường hợp, doanh nghiệp để công nợ phải trả quá lâu. Chúng không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn có thể gây ra nhiều rủi ro tài chính. Vậy doanh nghiệp phải xử lý công nợ phải trả lâu năm như thế nào cho hiệu quả? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này. Cùng với đó là những bí quyết để hạn chế công nợ phải trả hiệu quả

Công nợ phải trả là gì?

Trước khi tim hiểu cách xử lý công nợ phải trả lâu năm thì cần biết công nợ phải trả là gì. Nợ phải trả là nghĩa vụ tài chính hiện tại của doanh nghiệp đối với các bên thứ ba. Những khoản nợ này phát sinh từ các giao dịch và sự kiện kinh tế diễn ra quá khứ. Chúng được doanh nghiệp cam kết sẽ thanh toán bằng các nguồn lực kinh tế của mình trong tương lai. Đây là một phần quan trọng trong cấu trúc tài chính, phản ánh trách nhiệm pháp lý. Cùng với đó là nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

Các khoản nợ phải trả phổ biến trong doanh nghiệp bao gồm:

• Phải trả người bán: Là khoản nợ phát sinh từ việc mua hàng hóa, nguyên vật liệu. Hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán.
• Phải trả người lao động: Bao gồm tiền lương, thưởng. Cùng với đó là các khoản phúc lợi khác mà doanh nghiệp còn nợ nhân viên.
• Phải trả cho các bên liên quan: Là các khoản nợ đối với các cá nhân hoặc tổ chức đặc biệt. Những cá nhân và tổ chức này có mối quan hệ đặc biệt với doanh nghiệp. Ví dụ như công ty mẹ, công ty con. Hoặc các bên có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của doanh nghiệp.
• Nợ vay ngân hàng: Bao gồm các khoản vay ngắn hạn hoặc dài hạn từ ngân hàng. Những khoản nợ này doanh nghiệp nhận từ các tổ chức tín dụng và chưa hoàn trả.
• Nghĩa vụ thuế phải nộp: Trong đó bao gồm các loại thuế doanh nghiệp phải nộp. Ví dụ như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân. Ngoài ra là các loại thuế khác mà doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp cho Nhà nước.

Hậu quả của việc không xử lý công nợ phải trả lâu năm

Việc kiểm soát và xử lý công nợ phải trả lâu năm là yếu tố then chốt. Thông qua đó đảm bảo sự ổn định tài chính và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Công nợ phải trả dài hạn, nếu không được quản lý hiệu quả, có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng. Đặc biệt là đến tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Làm suy giảm khả năng thanh toán các chi phí hoạt động thường xuyên. Từ đó tạo áp lực tài chính và buộc doanh nghiệp phải huy động thêm nguồn vốn từ bên ngoài.
• Việc chậm thanh toán các khoản nợ đến hạn có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Theo thời gian nó sẽ gây tổn hại đến quan hệ với đối tác và nhà cung cấp.
• Các khoản nợ quá hạn thường đi kèm với lãi phạt hoặc chi phí chậm thanh toán. Từ đó dẫn đến gia tăng chi phí tài chính và làm giảm lợi nhuận thuần.
• Làm giảm khả năng tiếp cận vốn vay hoặc thu hút nhà đầu tư. Điều này do doanh nghiệp bị đánh giá là đối tượng có mức độ rủi ro tài chính cao.
• Hạn chế khả năng tái đầu tư do nguồn vốn bị chiếm dụng để trả nợ. Từ đó ảnh hưởng đến chiến lược tăng trưởng và mở rộng quy mô kinh doanh.
• Doanh nghiệp có thể đối mặt với các tranh chấp pháp lý, kiện tụng. Từ đó làm gia tăng chi phí pháp lý và ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh thương hiệu.

Các công nợ phải trả của doanh nghiệp gồm những gì?

Một trong những yếu tố quan trọng trước khi tìm hiểu cách xử lý công nợ phải trả lâu năm thì cần biết các loại công nợ phải trả lâu năm của doanh nghiệp. Công nợ phải trả của doanh nghiệp gồm công nợ ngắn hạn và công nợ dài hạn. Cụ thể như sau:

Nợ phải trả ngắn hạn

Nợ ngắn hạn là các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp có thời hạn thanh toán ngắn. Thông thường là không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường. Điều này tùy theo thời gian nào dài hơn. Các khoản nợ ngắn hạn thường phản ánh nghĩa vụ thanh toán trong ngắn hạn đối với các bên liên quan, bao gồm:

• Các khoản phải trả người bán là số tiền doanh nghiệp còn nợ các nhà cung cấp. Số tiền này là của hàng hóa, dịch vụ đã được giao nhưng chưa thanh toán.
• Các khoản phải trả người lao động bao gồm tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp. Ngoài ra là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Cùng với đó các nghĩa vụ tài chính khác chưa chi trả cho người lao động.
• Các khoản vay từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng có thời hạn thanh toán dưới một năm. Chúng sử dụng để tài trợ cho nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp.
• Các khoản phải nộp ngân sách nhà nước bao gồm các nghĩa vụ về thuế. Ví dụ như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính, thuế tiêu thụ đặc biệt… Cùng với đó là các khoản phí, lệ phí khác.
• Khoản phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài;
• Khoản phải trả cho khách hàng như tiền ứng trước của khách hàng. Khách hàng này chưa thực hiện nghĩa vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
• Các khoản chi phí phải trả, chi phí trích trước và các khoản dự phòng ngắn hạn (nếu có).

Nợ phải trả dài hạn

Nợ dài hạn là các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp có thời hạn thanh toán từ trên một năm. Hoặc khoản nợ của doanh nghiệp vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường. Chúng phản ánh khả năng tài trợ vốn trung và dài hạn cho hoạt động của doanh nghiệp. Một số khoản nợ dài hạn phổ biến bao gồm:

• Các khoản vay từ ngân hàng, tổ chức tín dụng với thời hạn thanh toán từ trên một năm. Chúng thường dùng để đầu tư tài sản cố định. Đồng thời mở rộng sản xuất hoặc tài trợ dự án dài hạn.
• Các khoản phải trả dài hạn người bán theo phương thức trả chậm hoặc trả góp. Áp dụng đối với các giao dịch mua sắm hàng hóa, tài sản, dịch vụ. Những giao dịch này có thời hạn thanh toán kéo dài trên một năm.
• Khoản nợ hình thành từ việc doanh nghiệp phát hành trái phiếu cho nhà đầu tư để huy động vốn. Đồng thời kèm theo nghĩa vụ thanh toán lãi và gốc theo điều kiện đã cam kết.
• Khoản tiền mà doanh nghiệp nhận từ khách hàng, đối tác. Đảm bảo thực hiện hợp đồng, cung cấp dịch vụ hoặc thuê tài sản trong thời gian dài.
• Nợ phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ dài hạn;
• Các khoản dự phòng dài hạn như dự phòng bảo hành sản phẩm. Ngoài ra là dự phòng phải trả cho hợp đồng rủi ro…
• Nghĩa vụ tài chính theo hợp đồng hợp tác đầu tư dài hạn. Hoặc tài sản thuê tài chính dài hạn

Quy trình xử lý công nợ phải trả lâu năm hiệu quả và đúng cách

Bước 1: Rà soát và xác minh số liệu công nợ phải trả lâu năm

Trước khi thực hiện các biện pháp xử lý công nợ phải trả lâu năm, doanh nghiệp cần tiến hành rà soát toàn diện. Sau đó xác minh tính chính xác của các khoản công nợ phải trả tồn đọng lâu năm. Việc này bao gồm đối chiếu dữ liệu công nợ với các chứng từ kế toán gốc. Ví dụ như hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ, phiếu chi, ủy nhiệm chi. Cùng với đó là các chứng từ thanh toán liên quan.

Mục tiêu là đảm bảo rằng các khoản nợ này chưa được thanh toán. Hoặc chưa được hạch toán đúng cách do sai sót trong quá trình ghi nhận trước đó. Đồng thời, cần xác định nguyên nhân cụ thể dẫn đến việc chưa thanh toán. Ví dụ như tranh chấp thương mại, sai lệch chứng từ, hoặc đối tác không phản hồi.

Bước 2: Chủ động liên hệ và đàm phán với đối tác

Lúc này doanh nghiệp đã xác minh đầy đủ cơ sở dữ liệu và xác nhận công nợ là có thực. Tại đây doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với bên đối tác hoặc nhà cung cấp. Thông qua đó trao đổi và thương thảo về phương án xử lý công nợ phải trả lâu năm. Trong quá trình này, doanh nghiệp nên đề xuất các giải pháp phù hợp với tài chính hiện tại. Ví dụ như phân kỳ thanh toán, xin gia hạn thời gian trả nợ, đề nghị chiết khấu công nợ. Việc đàm phán được tiến hành trên nguyên tắc thiện chí và minh bạch. Nó sẽ giúp hai bên đạt được thỏa thuận hợp lý. Đồng thời giảm thiểu áp lực tài chính cho doanh nghiệp.

Bước 3: Lựa chọn cách xử lý công nợ phải trả lâu năm khó đòi

Một số trường hợp không thể thương lượng hoặc đối tác đã ngừng hoạt động. Doanh nghiệp cần xác định phương án xử lý công nợ phải trả lâu năm khó đòi phù hợp. Thông qua đó giảm thiểu rủi ro và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Một số phương án có thể được xem xét bao gồm:

• Thương lượng giảm trừ công nợ: Áp dụng khi đối tác còn hoạt động và có thể đàm phán. Thông qua đó thống nhất việc giảm trừ toàn bộ hoặc một phần công nợ.
• Khởi kiện hoặc sử dụng dịch vụ thu hồi nợ: Một số lúc các biện pháp thương lượng không mang lại kết quả. Lúc này doanh nghiệp có thể xem xét khởi kiện theo quy định pháp luật. Hoặc thuê đơn vị chuyên nghiệp để thu hồi nợ.
• Hạch toán nợ phải trả khó đòi: Một số trường hợp không thể xử lý thu hồi. Lúc này doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá và ghi nhận khoản công nợ. Khoản công nợ không có khả năng chi trả sẽ được ghi vào danh mục nợ khó đòi. Từ đó thực hiện bút toán điều chỉnh giảm trên hệ thống kế toán theo quy định

Bước 4: Cập nhật sổ sách và theo dõi công nợ định kỳ

Lúc này doanh nghiệp đa hoàn tất quá trình xử lý công nợ phải trả lâu năm tồn đọng. Tại đây bộ phận kế toán cần cập nhật đầy đủ thông tin vào hệ thống kế toán. Trong đó bao gồm các điều chỉnh, biên bản đàm phán, quyết định xử lý và bút toán liên quan. Đồng thời, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình theo dõi định kỳ các khoản công nợ còn lại . Từ đó đảm bảo kiểm soát hiệu quả và phòng ngừa công nợ kéo dài. Việc này góp phần duy trì tính minh bạch, chính xác của báo cáo tài chính. Đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị tài chính nội bộ.

Cách hạn chế công nợ phải trả lâu năm ở mức tối ưu

Vừa rồi chúng ta đã biết được cách xử lý công nợ phải trả lâu năm sao cho hiệu quả. Lúc này doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những biện pháp để hạn chế công nợ phải trả. Cụ thể doanh nghiệp có thể thực hiện biện pháp sau:

Xác định mục tiêu quản lý nợ phải trả

Mục tiêu quản lý nợ phải gắn liền với chiến lược tài chính tổng thể. Cùng với đó là khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Việc xác định mục tiêu rõ ràng là cơ sở để xây dựng chiến lược quản lý nợ hiệu quả. Doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi trọng tâm:

• Doanh nghiệp đang hướng đến mục tiêu giảm dần nợ phải trả, duy trì ở mức ổn định? Hay tăng vay nợ có kiểm soát để mở rộng quy mô?
• Mức độ chấp nhận rủi ro tài chính là bao nhiêu?
• Tỷ lệ nợ phù hợp với cơ cấu vốn hiện tại?

Đánh giá khả năng thanh toán

Doanh nghiệp cần thường xuyên phân tích khả năng thanh toán ngắn hạn và dài hạn. Thông qua đó đảm bảo đủ nguồn lực chi trả nợ đến hạn. Việc này giúp kế toán trưởng và ban điều hành chủ động trong lập kế hoạch dòng tiền. Đồng thời xây dựng uy tín thanh toán với nhà cung cấp và tổ chức tín dụng. Một số chỉ tiêu quan trọng bao gồm:

• Chỉ số thanh toán hiện hành = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn;
• Chỉ số thanh toán nhanh = (Tài sản ngắn hạn – Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn;
• Dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh, khả năng tạo ra tiền mặt thực tế.

Theo dõi và phân tích cơ cấu nợ phải trả

Việc quản lý tốt nợ phải trả giúp nâng cao chỉ số đòn bẩy tài chính ở mức an toàn. Đồng thời hỗ trợ hiệu quả việc lập kế hoạch tài chính trung – dài hạn. Cần thiết lập hệ thống theo dõi nợ chi tiết theo từng đối tượng. Cùng với đó phân loại khoản nợ chi tiết theo thời hạn và điều kiện thanh toán. Việc phân tích công nợ định kỳ sẽ giúp:

• Đánh giá cấu trúc nợ như tỷ trọng nợ ngắn hạn/dài hạn. Ngoài ra là nợ có lãi/nợ không lãi, nợ nội bộ/nợ bên ngoài;
• Phát hiện sớm rủi ro như công nợ sắp đến hạn, nợ chưa xác minh, nợ tranh chấp;
• Xác định chi phí tài chính thực tế ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp.

Thiết lập chính sách quản lý nợ phù hợp

Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách quản lý nợ thống nhất. Tất cả áp dụng cho toàn bộ hệ thống kế toán và bộ phận tài chính. Chính sách cần được cập nhật định kỳ dựa trên biến động tài chính. Cùng với đó là thích nghi thay đổi pháp lý và tình hình thị trường vốn. Chính sách này cần bao gồm những yếu tố cơ bản sau:

• Hạn mức nợ tối đa được phép sử dụng theo từng loại hình nợ;
• Thời hạn thanh toán và lịch trả nợ chi tiết;
• Lãi suất vay trung bình chấp nhận được, theo dõi và đánh giá định kỳ;
• Quy trình phê duyệt các khoản vay mới hoặc nợ phải trả lớn;
• Quy định về kiểm tra đối chiếu công nợ và xử lý nợ quá hạn.

Đàm phán và tái cấu trúc nợ khi cần thiết

Một số trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn về dòng tiền. Thậm chí có trường hợp doanh nghiệp rơi vào tình trạng mất cân đối tài chính ngắn hạn. Lúc này việc chủ động đàm phán với chủ nợ là giải pháp thiết thực. Thông qua đó duy trì hoạt động ổn định. Một số nội dung có thể thương lượng:

• Gia hạn thời gian thanh toán;
• Điều chỉnh lãi suất theo thỏa thuận mới;
• Cơ cấu lại lịch trả nợ theo dòng tiền thực tế;
• Đàm phán giảm trừ hoặc miễn một phần nghĩa vụ. Áp dụng có căn cứ pháp lý và thiện chí từ đối tác.

Xem thêm:

• Hướng dẫn hạch toán dự phòng phải trả với tài khoản 352
• Thu hồi công nợ của doanh nghiệp và những điều cần biết

Trên đây là những điều cần biết về quy trình xử lý công nợ phải trả lâu năm hiệu quả. Cùng với đó là các loại công nợ phải trả và cách hạn chế công nợ trong tương lai. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS

Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com