Cuối năm luôn là dịp triển khai công việc liên quan công nợ của bất kì doanh nghiệp nào. Trong đó việc thu hồi khoản nợ này là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh. Thông qua đó đảm bảo doanh nghiệp kinh doanh trơn tru và tránh gặp vấn đề pháp lý. Tuy nhiên, quy trình thực hiện thu hồi là một quy trình không hề đơn giản. Chính vì thế công việc này luôn khiến nhiều doanh nghiệp bối rối. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết tới các bạn những điều cần biết về việc thu hồi công nợ của doanh nghiệp trong bài viết này.
Thu hồi công nợ là gì?
Thu hồi công nợ là quá trình mà bên chủ nợ thực hiện các biện pháp cần thiết về pháp lý. Quy trình này yêu cầu bên khách nợ thanh toán đầy đủ các khoản tiền. Đồng thời thanh toán tài sản còn tồn đọng khi đã đến hạn hoặc vượt quá thời hạn. Những thời hạn và tài sản này đều căn cứ theo các điều khoản trong hợp đồng. Ngoài ra là thỏa thuận thương mại và quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Hoạt động này có thể được thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau. Ví dụ như gửi thông báo nhắc nợ, đàm phán trực tiếp, thực hiện các thủ tục pháp lý. Hoặc khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền nếu cần thiết. Việc thu hồi đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính thanh khoản. Đồng thời duy trì dòng tiền và bảo vệ quyền lợi tài chính hợp pháp của doanh nghiệp.
Ý nghĩa về việc thu hồi nợ của doanh nghiệp
Thu hồi công nợ là một phần không thể tách rời trong quản trị tài chính và kế toán doanh nghiệp. Việc quản lý và xử lý công nợ hiệu quả mang lại nhiều giá trị thiết thực. Trong đó cụ thể:
- Việc thu hồi đúng hạn giúp duy trì dòng tiền lành mạnh, giảm áp lực tài chính. Đồng thời đảm bảo khả năng thanh toán các nghĩa vụ ngắn hạn.
- Khoản nợ được thu hồi kịp thời góp phần chuyển hóa thành doanh thu thực tế. Từ đó tăng tỷ suất lợi nhuận và hiệu quả sử dụng vốn.
- Kiểm soát tốt công nợ giúp doanh nghiệp hạn chế các khoản phải thu khó đòi. Đồng thời tránh mất vốn và ngăn chặn các hệ lụy nghiêm trọng. Những hệ lụy này sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Trong nhiều trường hợp, tỷ lệ thu hồi là yếu tố then chốt đối với doanh nghiệp. Nó quyết định đến tính thanh khoản và khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thị trường có biến động.
Các phương pháp thu hồi công nợ phổ biến nhất
Thu hồi thông qua biện pháp pháp lý
Thu hồi công nợ bằng pháp lý là phương thức sử dụng các công cụ và quy trình pháp luật. Thông qua đó buộc bên khách nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán các khoản công nợ. Tất cả đảm bảo tuân thủ theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Cùng với đó điều khoản văn bản cam kết hoặc theo quyết định cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Biện pháp này có tính ràng buộc cao và có thể mang lại hiệu quả thu hồi dứt điểm. Tuy nhiên chúng thường mất nhiều thời gian, chi phí tố tụng. Đồng thời chúng có thể ảnh hưởng đến quan hệ thương mại giữa các bên.
Hình thức thu hồi này thường được áp dụng khi các biện pháp thương lượng, hòa giải không đạt hiệu quả. Hoặc khi khách nợ cố tình trì hoãn, chây ì nghĩa vụ thanh toán. Quá trình thu hồi bằng pháp lý có thể bao gồm:
- Chủ nợ nộp đơn khởi kiện lên Tòa án nhân dân có thẩm quyền. Thông qua đó yêu cầu giải quyết tranh chấp và buộc khách nợ thực hiện nghĩa vụ trả nợ.
- Một số trường hợp khách nợ có dấu hiệu chiếm đoạt tài sản, gian lận. Hoặc một số lúc khách hàng có hành vi vi phạm pháp luật hình sự. Khi đó chủ nợ có thể thực hiện tố giác tới cơ quan điều tra. Từ đó được xem xét xử lý theo quy định pháp luật.
Thu hồi thông qua thương lượng
Thu hồi công nợ bằng thương lượng là phương pháp mềm dẻo, linh hoạt. Điều này dựa trên nền tảng giao tiếp, đàm phán và tác động tâm lý. Thông qua đó thuyết phục khách nợ chủ động thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Mục tiêu của hình thức này là không chỉ thu hồi được khoản nợ. Nó còn duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực, lâu dài với khách hàng. Cần lưu ý rằng quá trình thương lượng thường mất nhiều thời gian. Đồng thời đòi hỏi kỹ năng giao tiếp khéo léo. Mỗi lần tiếp xúc đều là cơ hội quan trọng để tiến gần hơn đến việc thu hồi thành công.
Phương pháp này thường được triển khai qua các giai đoạn chính như sau:
- Rà soát hồ sơ công nợ và hợp đồng liên quan.
- Đánh giá tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách nợ.
- Xác định mục tiêu đàm phán, kịch bản thuyết phục và các phương án linh hoạt.
- Chủ động liên hệ với khách nợ thông qua các kênh như điện thoại, tin nhắn, email, thư nhắc nợ.
- Đặt lịch hẹn gặp trực tiếp nhằm tăng tính cam kết và giải quyết nhanh chóng vướng mắc.
- Trong quá trình thương lượng, cần giữ thái độ chuyên nghiệp, kiên nhẫn.
- Tránh tạo áp lực quá mức, để đảm bảo mối quan hệ hợp tác không bị tổn hại
Quy trình thực hiện thu hồi công nợ chi tiết và đầy đủ
Xác định mức thu tối thiểu cần thiết từ từng khách hàng
Trong quá trình quản lý và thu hồi công nợ, bước đầu tiên và quan trọng nhất là kế toán doanh nghiệp cần xác định số tiền tối thiểu cần phải thu từ từng khách hàng. Việc này đòi hỏi phải phân tích kỹ lưỡng ngân sách, dòng tiền. Cùng với đó là nhu cầu thanh khoản để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Mức thu tối thiểu này không chỉ giúp xác định mức độ ưu tiên trong thu hồi nợ. Nó còn góp phần xây dựng kế hoạch tài chính hiệu quả. Đồng thời đacân đối giữa công nợ phải thu và nhu cầu chi tiêu thực tế.
Phân loại công nợ theo từng nhóm cụ thể
Sau khi đã xác định được mức thu tối thiểu, bước tiếp theo là tiến hành phân loại công nợ. Công nợ phải được chia thành các nhóm. Ví dụ như: nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, và các khoản nợ có dấu hiệu khó thu hồi. Việc phân loại giúp doanh nghiệp xây dựng phương án xử lý phù hợp với từng loại công nợ. Đặc biệt, doanh nghiệp sẽ phải xử lý những khoản thu hồi công nợ khó đòi. Khi đó kế toán cần áp dụng các biện pháp linh hoạt và mềm dẻo hơn. Từ đó duy trì mối quan hệ với khách hàng mà vẫn đảm bảo khả năng thu hồi.
Lựa chọn nhân sự thực hiện công tác thu hồi công nợ
Công tác thu hồi công nợ cần được giao cho người có kỹ năng giao tiếp tốt. Đồng thời nhân viên được chọn phải có khả năng đàm phán và xử lý tình huống hiệu quả. Ngoài ra, việc lựa chọn người thu hồi nợ nên dựa trên mức độ hiểu biết về khách hàng. Ngoài ra là sự am hiểu về lịch sử giao dịch và mối quan hệ hiện tại với khách hàng đó. Việc phân công đúng người, đúng việc sẽ giúp quá trình thu hồi diễn ra hiệu quả. Từ đó góp phần nâng cao tỷ lệ thu hồi và duy trì uy tín doanh nghiệp.
Chủ động nhắc nhở khách hàng về thời hạn thanh toán
Đây là công việc thực hiện khi thời điểm đến hạn thanh toán khoảng 10 ngày. Tại đây doanh nghiệp nên chủ động liên hệ để nhắc nhở khách hàng về nghĩa vụ thanh toán. Hình thức nhắc nhở có thể thực hiện thông qua email, cuộc gọi điện thoại. Hoặc trong trường hợp đặc biệt có thể sắp xếp gặp mặt trực tiếp. Việc gặp mặt sẽ áp dụng cho những khách hàng lớn hoặc quan trọng. Việc nhắc nhở kịp thời không chỉ giúp khách hàng chuẩn bị nguồn tiền. Nó còn thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp khi thu hồi công nợ.
Đàm phán với khách nợ về phương án thanh toán
Khi thực hiện thu hồi công nợ, kỹ năng đàm phán đóng vai trò then chốt. Kế toán hoặc bộ phận phụ trách cần có sự linh hoạt trong giao tiếp. Trong một số trường hợp cần thể hiện thái độ cứng rắn, kiên quyết. Thông qua đó đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp. Đồng thời cũng có lúc cần mềm dẻo, khéo léo nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Việc đàm phán nên dựa trên cơ sở pháp lý và các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Cùng với đó là xem xét tình hình tài chính thực tế của khách hàng. Từ đó đưa ra các giải pháp thanh toán khả thi và hợp lý.
Tiến hành khởi kiện khi thương lượng không hiệu quả
Một số trường hợp đã áp dụng nhiều biện pháp nhưng vẫn không thể thu hồi công nợ. Khi đó doanh nghiệp cần cân nhắc đến giải pháp khởi kiện khách nợ ra tòa án. Đây được xem là biện pháp cuối cùng trong quy trình xử lý công nợ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng quá trình tố tụng thường kéo dài, đòi hỏi nhiều thời gian. Cùng với đó là doanh nghiệp sẽ tốn chi phí và nguồn lực pháp lý. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên các phương án hòa giải và đàm phán. Từ đó giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và quan hệ đối tác.
Cân nhắc khi quyết định cấp tín dụng thương mại
Một số doanh nghiệp sẽ chấp thuận khách hàng mua hàng trả chậm (cấp tín dụng thương mại). Khi đó doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá toàn diện về năng lực tài chính. Cùng với đó là đánh giá mức độ tín nhiệm của khách hàng. Các yếu tố cần được xem xét bao gồm lịch sử thanh toán, khả năng trả nợ. Ngoài ra là quy mô vốn, uy tín trên thị trường của doanh nghiệp. Ngoài ra là thông tin về việc khách hàng có đang nợ các đơn vị khác hay không. Việc thẩm định giúp doanh nghiệp xác định tín dụng phù hợp và thời hạn thanh toán hợp lý. Từ đó kiểm soát rủi ro tài chính và duy trì tính ổn định trong dòng tiền của doanh nghiệp.
Xem thêm:
Trên đây là những điều cần biết về việc thu hồi công nợ của doanh nghiệp. Cùng với đó các hình thức thu hồi nợ và quy trình thực hiện thu hồi nợ chi tiết và đầy đủ. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
