Hướng dẫn hạch toán dự phòng phải trả với tài khoản 352

Thông thường, doanh nghiệp sẽ có những khoản phải trả cho những dịch vụ, hàng hóa chua thanh toán. Lúc này, doanh nghiệp sẽ luôn phải dự phòng một khoản để thanh toán những hàng hóa này. Cùng với đó sau khi thanh toán thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện hạch toán với tài khoản 352. Thông qua đó giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản nợ phải trả. Vậy doanh nghiệp thực hiện hạch toán dự phòng phải trả với tài khoản 352 như thế nào? Hãy cùng Kế toán ATS giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây

Ý nghĩa tài khoản 352 – Dự phòng phải trả

Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả được sử dụng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp phản ánh đầy đủ và chính xác các khoản dự phòng mà doanh nghiệp phải trích lập. Từ đó doanh nghiệp thực hiện chi trả cho các nghĩa vụ có thể phát sinh trong tương lai. Đây là những khoản chi phí ước tính cho các nghĩa vụ đã hình thành. Những nghĩa vụ này được hình thành trong kỳ kế toán hiện tại hoặc kỳ trước. Tuy nhiên đến thời điểm lập báo cáo tài chính vẫn chưa xác định. Tất cả chưa được xác định một cách chắc chắn về thời gian hoặc giá trị phải chi trả.

Việc trích lập và sử dụng Tài khoản 352 cần tuân thủ nguyên tắc thận trọng. Tất cả đảm bảo rằng báo cáo tài chính phản ánh trung thực. Cùng với đó đảm bảo thông tin hợp lý tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời giúp người sử dụng báo cáo tài chính có cái nhìn đầy đủ về tài chính. Đặc biệt là các rủi ro tài chính tiềm ẩn trong doanh nghiệp có thể xảy ra. Chúng có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ chi trả của doanh nghiệp trong tương lai.

Khi nào ghi nhận các khoản dự phòng vào tài khoản?

Theo quy định tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 18 – Dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng, doanh nghiệp chỉ được phép ghi nhận một khoản dự phòng phải trả trên báo cáo tài chính khi đồng thời đáp ứng đầy đủ ba điều kiện sau:

• Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải trả phải xuất phát từ một sự kiện đã xảy ra trong quá khứ. Tại thời điểm lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp không còn quyền từ chối thực hiện nghĩa vụ đó. Nghĩa vụ phải trả thường bao gồm:
  • Nghĩa vụ pháp lý: phát sinh từ quy định pháp luật, hợp đồng. Ngoài ra là thỏa thuận có hiệu lực pháp lý ràng buộc;
  • Nghĩa vụ liên đới (nghĩa vụ ngầm định): phát sinh từ thông lệ thương mại, cam kết công khai. Hoặc hành vi khiến bên thứ ba kỳ vọng doanh nghiệp sẽ thực hiện nghĩa vụ.
• Doanh nghiệp phải đánh giá rằng thanh toán nghĩa vụ nợ trong tương lai là có thể xảy ra. Tức là sẽ có dòng tiền, tài sản hoặc dịch vụ phải xuất ra để thực hiện nghĩa vụ. Nói cách khác, việc không thực hiện nghĩa vụ đó sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi. Cùng với đó là giảm sút uy tín hoặc khả năng hoạt động của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có khả năng ước lượng hợp lý. Đồng thời phải đáng tin cậy giá trị của nghĩa vụ nợ cần trích lập dự phòng. Việc ước tính có thể dựa trên kinh nghiệm thực tế trong các kỳ trước. Ngoài ra là dữ liệu hiện tại và ý kiến chuyên môn hoặc định giá từ bên thứ ba.

Cấu trúc chính tài khoản 352 – Dự phòng phải trả gồm những gì?

Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả được sử dụng để phản ánh số tiền dự kiến chi trả trong tương lai cho các nghĩa vụ đã biết hoặc ước tính. Thông qua đó đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Việc ghi nhận vào bên Nợ hoặc Có của tài khoản này phải cẩn thận. Trong đó doanh nghiệp cần phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể như sau:

Ghi nhận bên Nợ

• Ghi giảm tương ứng với phần chi phí thực tế phát sinh. Phần chi phí này liên quan đến nghĩa vụ dự phòng đã được ghi nhận trước đó. Ví dụ như chi phí bảo hành, chi phí xử lý môi trường, khoản phạt,…
• Hoàn nhập khoản dự phòng đã lập. Áp dụng khi doanh nghiệp xác định chắc chắn không còn nghĩa vụ chi trả. Tức là không có sự giảm sút lợi ích kinh tế xảy ra trong tương lai. Ví dụ như tranh chấp được giải quyết có lợi cho doanh nghiệp. Ngoài ra là nghĩa vụ bị hủy bỏ theo pháp luật.
• Điều chỉnh giảm khoản dự phòng chưa sử dụng hết. Áp dụng trong trường hợp ước tính lại nghĩa vụ phải trả trong năm hiện tại thấp hơn số đã trích lập ở năm trước. Cùng với đó là phần chênh lệch đó không còn cần thiết.

Ghi nhận bên Có

Bên Có phản ánh số tiền phải trả được trích lập trong kỳ kế toán. Đồng thời ghi tăng chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc chi phí quản lý tương ứng. Chúng được ghi nhận vào chi phí tương ứng theo từng loại nghĩa vụ:

• Trích lập chi phí bảo hành sản phẩm, bảo trì công trình;
• Dự phòng chi phí xử lý môi trường, giải thể, thanh lý tài sản;
• Dự phòng chi phí trợ cấp mất việc, chấm dứt hợp đồng lao động;
• Các khoản dự phòng phải trả khác có cơ sở hợp lý và đáng tin cậy.

Số dư bên Có cuối kỳ

• Tổng giá trị nghĩa vụ ước tính còn phải thực hiện trong tương lai;
• Là cơ sở để trình bày trên Bảng cân đối kế toán. Thuộc nhóm nợ phải trả (ngắn hạn hoặc dài hạn tùy theo thời gian thực hiện nghĩa vụ);
• Được thuyết minh chi tiết trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Trong đó bao gồm bản chất khoản dự phòng, căn cứ trích lập. Cùng với đó là thay đổi số dư và lý do hoàn nhập (nếu có).

Các tài khoản cấp 2 của tài khoản 352 – Dự phòng phải trả

Tài khoản 3521 – Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa

• Tài khoản này dùng để ghi nhận và theo dõi khoản dự phòng bảo hành đối với sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
• Áp dụng cho doanh nghiệp có chính sách bảo hành sản phẩm theo hợp đồng. Hoặc cam kết với khách hàng.
• Số dự phòng được trích lập căn cứ vào tỷ lệ bảo hành thực tế của các kỳ trước. Đồng thời kết hợp với số lượng sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Cùng với đó kết hợp với chi phí bảo hành dự kiến.

Tài khoản 3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Tài khoản này phản ánh số dự phòng phải trả chi phí bảo hành công trình xây dựng. Số trích lập dự phòng dựa trên tỷ lệ chi phí bảo hành ước tính. Tỷ lệ này tính trên giá trị hợp đồng hoặc giá trị nghiệm thu, bàn giao. Tài khoản này áp dụng đối với:

• Các công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành và bàn giao trong kỳ;
• Có nghĩa vụ bảo hành theo hợp đồng xây dựng hoặc quy định pháp luật về đầu tư – xây dựng.

Tài khoản 3524 – Dự phòng phải trả khác

Đây là tài khoản tổng hợp các khoản dự phòng phải trả khác không thuộc hai nhóm trên. Tuy nhiên vẫn đáp ứng điều kiện ghi nhận theo Chuẩn mực kế toán số 18. Đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Một số khoản phổ biến gồm:

• Dự phòng trợ cấp mất việc làm theo quy định của Bộ luật Lao động;
• Dự phòng chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định theo chu kỳ. Áp dụng cho máy móc, phương tiện vận tải, thiết bị có yêu cầu bảo trì định kỳ;
• Dự phòng chi phí xử lý môi trường, tháo dỡ tài sản cố định khi chấm dứt hoạt động;
• Các khoản dự phòng khác phát sinh theo bản chất và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 352 – Dự phòng phải trả

Kế toán khoản dự phòng chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa

Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp sẽ bán sản phẩm, hàng hóa kèm theo cam kết bảo hành. Vì thế doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện các dịch vụ sửa chữa, thay thế hoặc khắc phục lỗi kỹ thuật. Những lỗi này thường phát sinh do lỗi sản xuất trong thời gian bảo hành quy định. Lúc này doanh nghiệp cần tiến hành trích lập dự phòng cho chi phí bảo hành ước tính. Thông qua đó để phản ánh chính xác nghĩa vụ tài chính liên quan đến trách nhiệm bảo hành. Các nguyên tắc và bút toán kế toán dự phòng phải trả cụ thể như sau:

Trích lập dự phòng chi phí bảo hành

Một số phát sinh nghĩa vụ bảo hành đi kèm với sản phẩm, hàng hóa đã bán. Lúc này doanh nghiệp ước tính chi phí bảo hành phải chi trả trong tương lai. Việc ước tính sẽ căn cứ vào số lượng sản phẩm tiêu thụ. Cùng với đó là mức độ tỷ lệ sản phẩm dự kiến cần bảo hành. Việc trích lập dự phòng được ghi nhận như sau:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Chi tiết 3521 – Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa)

Hạch toán chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bảo hành

Điều này sẽ tùy thuộc vào việc doanh nghiệp có tổ chức bộ phận độc lập chuyên trách bảo hành hay không. Khi đó việc ghi nhận chi phí bảo hành được thực hiện theo hai trường hợp sau:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập

• Khi phát sinh chi phí thực tế liên quan đến hoạt động bảo hành (bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ thuê ngoài,…):
  • Nợ các TK 621, 622, 627,…
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có
  • Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí sản xuất liên quan đến bảo hành:
  • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
  • Có các TK 621, 622, 627,…
• Khi hoàn tất việc bảo hành và bàn giao sản phẩm sau sửa chữa:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (nếu chi phí bảo hành thực tế vượt quá phần đã trích lập)
  • Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Trường hợp 2: Doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập

Bộ phận bảo hành hoàn tất công việc bảo hành và bàn giao sản phẩm, dịch vụ. Lúc này kế toán ghi nhận khoản phải trả cho bộ phận này như sau:

• Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (nếu chi phí bảo hành thực tế vượt phần dự phòng đã trích)
• Có TK 336 – Phải trả nội bộ

Xác định và điều chỉnh dự phòng chi phí bảo hành khi lập Báo cáo tài chính

Vào thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải rà soát. Sau đó xác định lại số dự phòng bảo hành cần thiết. Từ đó điều chỉnh số dự phòng đã ghi nhận trong kỳ như sau:

• Một số trường hợp số dự phòng cần trích lập lớn hơn số dự phòng đã lập nhưng chưa sử dụng. Lúc này doanh nghiệp phải ghi nhận phần chênh lệch tăng vào chi phí:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
• Một số trường hợp số dự phòng cần trích lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập. Lúc này phần chênh lệch được hoàn nhập và ghi giảm chi phí:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3521)
  • Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Kế toán khoản dự phòng chi phí bảo hành công trình xây dựng

Trong hoạt động xây lắp, sau khi hoàn thành và bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình cho chủ đầu tư, doanh nghiệp thi công có nghĩa vụ thực hiện bảo hành theo các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng. Để phản ánh đúng nghĩa vụ tài chính liên quan đến trách nhiệm bảo hành, doanh nghiệp phải tiến hành trích lập dự phòng cho chi phí bảo hành công trình. Việc kế toán khoản dự phòng phải trả này được thực hiện như sau:

Trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Việc trích lập dự phòng được thực hiện riêng biệt cho từng công trình hoặc hạng mục công trình đã hoàn thành và bàn giao trong kỳ. Khi xác định chi phí bảo hành ước tính, doanh nghiệp ghi nhận:

• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Chi tiết 3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng)

Hạch toán chi phí phát sinh từ dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Tùy thuộc vào phương thức thực hiện bảo hành (do doanh nghiệp trực tiếp thực hiện hay thuê đơn vị bên ngoài), kế toán thực hiện ghi nhận chi phí cụ thể như sau:

Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp thực hiện bảo hành

• Khi phát sinh chi phí bảo hành thực tế có thể bao gồm nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ thuê ngoài,… được ghi nhận như sau:
  • Nợ các TK 621, 622, 627,…
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  • Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế đã phát sinh vào chi phí sản xuất dở dang:
  • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
  • Có các TK 621, 622, 627,…
• Khi hoàn tất công việc bảo hành và bàn giao lại công trình cho chủ đầu tư. Chi phí bảo hành được kết chuyển và ghi nhận như sau:
  • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu chi phí bảo hành thực tế lớn hơn số đã trích lập)
  • Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Trường hợp giao cho đơn vị trực thuộc hoặc bên thứ ba thực hiện bảo hành

Khi thuê đơn vị nội bộ hoặc nhà thầu bên ngoài thực hiện công việc bảo hành, chi phí được ghi nhận như sau:

• Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trong trường hợp chi phí thực tế vượt số đã trích)
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán
• Có TK 336 – Phải trả nội bộ,…

Hoàn nhập dự phòng khi hết thời gian bảo hành

Khi hết thời hạn bảo hành công trình xây dựng theo hợp đồng, nếu không phát sinh thêm nghĩa vụ bảo hành hoặc số chi phí bảo hành thực tế thấp hơn số dự phòng đã trích lập, phần chênh lệch được hoàn nhập và ghi nhận vào thu nhập khác:

• Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
• Có TK 711 – Thu nhập khác

Xem thêm:

• Hướng dẫn hạch toán hao mòn tài sản cố định chi tiết
• Hạch toán chiết khấu thanh toán chi tiết cho doanh nghiệp

Trên đây là những điều cần biết về Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả. Cùng với đó là cách hạch toán Tài khoản 352 chi tiết trong từng trường hợp cụ thể. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới