3.4/5 - (366 bình chọn)

Cách ghi sổ quỹ tiền mặt bằng tay là một quy trình quan trọng trong quản lý tài chính của mỗi đơn vị. Việc ghi chép này không chỉ giúp theo dõi thu chi mà còn đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động tài chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về cách thức ghi sổ quỹ tiền mặt, từ cơ sở pháp lý đến từng mẫu biểu cụ thể.

 

can-cu-ghi-so-phieu-thu-phieu-chi-theo-quy-dinh

Cơ sở pháp lý và mục đích ghi sổ quỹ tiền mặt

Để nắm vững cách ghi sổ quỹ tiền mặt bằng tay, trước hết, chúng ta cần hiểu rõ cơ sở pháp lý và mục đích của việc ghi sổ này.

co-so-phap-ly-va-muc-dich-ghi-so-quy-tien-mat

Căn cứ ghi sổ: Phiếu thu – Phiếu chi theo quy định

Sổ quỹ tiền mặt được ghi dựa trên các chứng từ thu – chi hợp lệ như phiếu thu và phiếu chi. Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, các chứng từ này là căn cứ pháp lý để thực hiện ghi chép trong sổ quỹ tiền mặt.

Mỗi phiếu thu phải có đầy đủ các thông tin như ngày tháng, nội dung thu, số tiền, và chữ ký xác nhận của người thu hoặc đại diện tổ chức. Tương tự, phiếu chi cũng cần có các thông tin tương ứng và được ký xác nhận bởi người có thẩm quyền.

Việc ghi sổ dựa trên các phiếu thu, phiếu chi không chỉ đảm bảo tính hợp lệ mà còn giúp cho việc đối chiếu và kiểm soát nội bộ được diễn ra thuận lợi hơn. Nếu một trong hai loại chứng từ này thiếu sót hoặc không chính xác, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của sổ quỹ tiền mặt.

Mục đích của sổ quỹ tiền mặt: phản ánh thu – chi – tồn quỹ, phục vụ kiểm soát nội bộ

Mục đích chính của việc ghi sổ quỹ tiền mặt là để phản ánh chính xác các hoạt động thu và chi trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sổ quỹ giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời nhằm tối ưu hóa nguồn lực tài chính.

Ngoài ra, sổ quỹ còn đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ. Việc theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục không chỉ giúp phát hiện kịp thời các sai sót trong quá trình giao dịch mà còn tạo điều kiện cho việc thanh tra, kiểm tra sau này trở nên dễ dàng hơn.

Khi có sổ quỹ rõ ràng và minh bạch, doanh nghiệp sẽ dễ dàng duy trì được sự ổn định trong hoạt động tài chính và xây dựng lòng tin với các bên liên quan.

Cách ghi sổ quỹ tiền mặt mẫu S07‑DN (thủ quỹ)

Sổ quỹ tiền mặt mẫu S07-DN là một trong những mẫu sổ rất được ưa chuộng và áp dụng rộng rãi. Việc ghi chép trong mẫu sổ này cần tuân thủ đúng quy định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

Cột A‑B: ghi ngày tháng lập sổ và chứng từ, Cột C‑D: số hiệu phiếu liên tục

Trong cách ghi sổ quỹ tiền mặt bằng tay, cột A và B là hai cột quan trọng đầu tiên mà bạn cần chú ý. Cột A dùng để ghi ngày tháng lập sổ quỹ, còn cột B dùng để ghi ngày tháng của chứng từ thu – chi tương ứng. Điều này giúp dễ dàng theo dõi thời điểm thực hiện các giao dịch tài chính.

Cột C và D sẽ ghi số hiệu của các phiếu thu, phiếu chi liên tục. Các số hiệu này phải được ghi theo thứ tự tăng dần để tránh nhầm lẫn và giúp việc tra cứu trở nên dễ dàng hơn. Khi thực hiện ghi chép, cần lưu ý rằng mỗi phiếu thu, phiếu chi phải đi kèm với một chứng từ hợp lệ để làm căn cứ cho việc ghi sổ.

Việc ghi chính xác ngày tháng và số hiệu phiếu là rất quan trọng, vì điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của số liệu trong sổ quỹ và khả năng truy xuất thông tin khi cần thiết.

Cột E: nội dung nghiệp vụ; Cột 1,2 ghi số tiền thu và chi; Cột 3 tính số dư tồn quỹ

Cột E cần ghi rõ nội dung của nghiệp vụ, tức là mô tả ngắn gọn về lý do của việc thu chi. Nội dung này không chỉ giúp cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch mà còn hỗ trợ cho việc phân tích hoạt động tài chính sau này.

Tiếp theo, cột 1 và cột 2 sẽ dùng để ghi số tiền thu và chi tương ứng. Đây là phần trọng yếu nhất trong quá trình ghi sổ. Bạn cần đảm bảo rằng các số liệu này là chính xác và khớp với các chứng từ đã ghi ở cột trước đó.

Cuối cùng, cột 3 được sử dụng để tính toán số dư tồn quỹ. Số dư này được tính bằng cách lấy số dư của kỳ trước cộng với số tiền thu vào trừ đi số tiền chi ra. Việc tính toán này cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo rằng số dư luôn phản ánh đúng tình hình tài chính của đơn vị.

Cách ghi sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt mẫu S07a‑DN

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt mẫu S07a-DN là một phiên bản mở rộng của sổ S07-DN, cho phép người dùng ghi chép chi tiết hơn và dễ dàng theo dõi các khoản mục tài chính.

Thêm cột F “Tài khoản đối ứng” thể hiện TK nợ – có với TK 111

Một trong những điểm khác biệt lớn giữa sổ S07-DN và S07a-DN là cột F, nơi bạn sẽ ghi tài khoản đối ứng. Cột này giúp thể hiện rõ hơn mối quan hệ giữa các tài khoản trong hệ thống kế toán, chẳng hạn như tài khoản nợ và tài khoản có.

Việc ghi chú tài khoản đối ứng không chỉ giúp cho việc quản lý tài chính trở nên rõ ràng hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Người sử dụng có thể dễ dàng tham khảo và đối chiếu với các tài khoản khác trong hệ thống kế toán.

Cách thức ghi cột này cũng cần phải tuân thủ theo quy định, ví dụ như ghi rõ số tài khoản và tên tài khoản cụ thể. Điều này sẽ giúp cho cả nhân viên kế toán và ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính.

Ký xác nhận định kỳ ở cột G sau khi đối chiếu với sổ thủ quỹ

Cuối cùng, cột G là nơi để ký xác nhận định kỳ sau khi đã đối chiếu với sổ thủ quỹ. Việc này nhằm đảm bảo rằng các thông tin đã được rà soát và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi kết thúc một kỳ kế toán.

Mỗi kỳ, người chịu trách nhiệm quản lý quỹ sẽ cần phải tiến hành đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ thủ quỹ để đảm bảo rằng số liệu khớp nhau. Sau khi hoàn tất đối chiếu, việc ký xác nhận sẽ chứng minh rằng các thông tin đã được kiểm tra và xác nhận là chính xác.

Điều này không chỉ tạo ra độ tin cậy cho số liệu tài chính mà còn góp phần nâng cao trách nhiệm của cá nhân trong quá trình quản lý quỹ. Nó cũng giúp cải thiện quy trình kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro trong các giao dịch tài chính.

Xem thêm: Cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh chi tiết nhất

Kết luận

Có thể bạn quan tâm :

Cách ghi sổ quỹ tiền mặt bằng tay là một quy trình cần thiết đối với mọi tổ chức kinh doanh nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính. Qua bài viết này, hy vọng rằng bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về cách ghi sổ quỹ tiền mặt theo các mẫu quy định, cũng như những lưu ý quan trọng trong việc thực hiện ghi chép.

Gọi điện thoại
0799233886
Chat Zalo