Các loại chứng từ kế toán hiện nay trong doanh nghiệp

Chứng từ kế toán là tài liệu không thể thiếu của bất kì doanh nghiệp nào hiện nay. Đây là giấy tờ để hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận và xử lý các giao dịch tài chính. Thông qua đó đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về tài chính. Tuy nhiên, có rất nhiều loại chứng từ kế toán mà kế toán viên sẽ luôn phải ghi nhớ. Điều này khiến cho những người mới vào làm cảm thấy bối rối. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết tới các bạn các loại chứng từ kế toán hiện nay trong doanh nghiệp trong bài viết này. Cùng với đó là quy trình xử lý chứng từ

Chứng từ kế toán là gì?

Trước khi tìm hiểu chi tiết về các loại chứng từ kế toán thì cần biết chứng từ kế toán là gì. Theo quy định tại Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán được hiểu là những giấy tờ và vật mang tin. Chúng có chức năng ghi nhận, phản ánh một cách trung thực các nghiệp vụ kinh tế. Ngoài ra là các nghiệp vụ tài chính đã phát sinh và hoàn tất trong hoạt động doanh nghiệp. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện việc ghi sổ kế toán. Ngoài ra là lập báo cáo tài chính, kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính.

Nói cách khác, chứng từ kế toán là tập hợp tài liệu chứng minh cho các giao dịch kinh tế. Đây là những giao dịch được phát sinh và diễn ra trong doanh nghiệp. Trong đó bao gồm các loại như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, biên lai thanh toán. Ngoài ra là bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng kinh tế, và nhiều loại giấy tờ liên quan khác.

Mỗi chứng từ không chỉ giúp ghi nhận và lưu trữ thông tin tài chính một cách hệ thống. Nó còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác. Cùng với đó là đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về kế toán và thuế. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả nguồn lực tài chính. Đồng thời kiểm soát rủi ro và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Những thông tin cần có trên các loại chứng từ kế toán

Theo quy định tại Điều 16 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Các loại chứng từ kế toán phải được lập đúng trình tự, thủ tục. Đồng thời đúng hình thức theo quy định của pháp luật kế toán hiện hành. Mỗi chứng từ kế toán đều phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin sau:

• Số hiệu chứng từ: Là mã hoặc số thứ tự duy nhất. Thông qua đó phân biệt từng chứng từ trong hệ thống kế toán của đơn vị.
• Tên, địa chỉ, số điện thoại: Phản ánh rõ ràng đơn vị phát hành và đơn vị nhận chứng từ. Đảm bảo minh bạch và truy xuất thông tin.
• Tên chứng từ: Xác định rõ loại chứng từ. Ví dụ như Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Biên bản thanh lý, …
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ: Thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính đúng kỳ.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Mô tả tóm tắt và chính xác bản chất của giao dịch. Hoặc sự kiện kế toán được ghi nhận.
• Thông tin về số lượng, đơn giá, thành tiền: Ghi rõ số lượng hàng hóa, dịch vụ, đơn giá. Ngoài ra là giá trị từng dòng và tổng số tiền phải thanh toán. Thể hiện cả bằng số và bằng chữ để đảm bảo tính pháp lý và tránh gian lận.
• Chữ ký: Bao gồm chữ ký của người lập, người kiểm tra, người phê duyệt. Ngoài ra là chữ kts các bên có liên quan như bên giao – bên nhận. Từ đó xác nhận tính hợp pháp và trách nhiệm của từng cá nhân/tổ chức.

Vai trò của các loại chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Chứng từ kế toán không chỉ là căn cứ ban đầu để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó còn đóng vai trò then chốt trong toàn bộ hệ thống kế toán – tài chính của doanh nghiệp. Theo quy định pháp luật và thông lệ kế toán, chứng từ có các ý nghĩa quan trọng sau:

Cơ sở tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

• Các loại chứng từ kế toán là căn cứ ghi nhận ban đầu các giao dịch kinh tế – tài chính. Tất cả đều được cập nhật theo phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
• Giúp kế toán viên xác định, phân loại, mã hóa và định khoản chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Tất cả đều liên quan đến tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
• Là cầu nối giữa nghiệp vụ kinh tế thực tế và sổ sách kế toán. Từ đó tạo cơ sở cho việc lập báo cáo tài chính đúng chuẩn mực.

Công cụ kiểm soát và đảm bảo tin cậy thông tin kế toán

• Các loại chứng từ kế toán đóng vai trò như bằng chứng xác thực. Tất cả đảm bảo rằng các nghiệp vụ kế toán đã được thực hiện đúng quy định. Đồng thời phản ánh đúng bản chất kinh tế.
• Góp phần kiểm soát nội bộ hiệu quả thông qua khả năng truy vết. Đồng thời hỗ trợ kiểm tra chéo và đối chiếu thông tin giữa các phòng ban.
• Là căn cứ quan trọng trong quá trình kiểm toán, thanh tra, giám sát tài chính. Tất cả được thực hiện từ bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp.

Bằng chứng pháp lý cho các giao dịch kinh tế – tài chính

• Mỗi chứng từ kế toán là minh chứng pháp lý rõ ràng cho sự tồn tại của một giao dịch hoặc nghiệp vụ.
• Có giá trị làm bằng chứng trong tranh chấp, khiếu nại, tố tụng. Hoặc khi giải trình với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Đảm bảo rằng các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện hợp pháp. Đồng thời đảm bảo sự hợp lệ và đúng quy định pháp luật hiện hành.

Đảm bảo chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính

• Thông tin trên các loại chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán. Tất cả đều được ghi chép đúng kỳ, đúng nội dung, đúng số tiền. Thông qua đó tạo nên tính chính xác, minh bạch và đầy đủ của số liệu kế toán.
• Giúp doanh nghiệp tuân thủ nguyên tắc kế toán. Ví dụ như nguyên tắc khách quan, đầy đủ, trung thực, nhất quán.
• Đảm bảo việc lập báo cáo tài chính theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam. Đồng thời phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý, nhà đầu tư. Cùng với đó là ngân hàng và cơ quan quản lý Nhà nước.

Các loại chứng từ kế toán hiện nay trong doanh nghiệp

Các loại chứng từ phân loại theo công dụng sử dụng

Các loại chứng từ kế toán theo công dụng được phân thành bốn nhóm chính như sau:

• Chứng từ chấp hành: Là các chứng từ phản ánh trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế. Cùng với đó là tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Bao gồm: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, phiếu điều chuyển hàng hóa, v.v. Những chứng từ này đóng vai trò là căn cứ pháp lý và kế toán. Thông qua đó ghi nhận các giao dịch thực tế.
• Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ thể hiện quyết định. Cùng với đó là chỉ đạo của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Một số ví dụ điển hình gồm: lệnh chi tiền, lệnh xuất hàng, lệnh sản xuất, lệnh nhập kho, v.v. Những chứng từ này thường mang tính chất định hướng. Đồng thời hỗ trợ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Chứng từ liên hợp: Là các chứng từ có chức năng kép. Đây là loại chứng từ kết hợp đặc điểm của từ hai loại chứng từ trở lên. Ví dụ: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh kiêm phiếu xuất hàng. Việc sử dụng chứng từ liên hợp giúp đơn giản hóa quy trình kế toán. Từ đó tăng tính hiệu quả trong quản lý.
• Chứng từ thủ tục: Bao gồm các chứng từ phục vụ công tác quản trị. Đồng thời hỡ trợ kiểm soát và tuân thủ chế độ kế toán. Ví dụ như sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ, v.v. Đây là nhóm chứng từ bắt buộc nhằm đáp ứng minh bạch và chuẩn mực kế toán.

Các loại chứng từ kế toán được phân loại theo địa điểm lập

Dựa vào nơi lập, các loại chứng từ kế toán theo địa điểm được chia thành hai loại:

• Chứng từ nội bộ: Là các chứng từ do doanh nghiệp tự lập. Thông qua đó phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ đơn vị. Ví dụ bao gồm hóa đơn bán hàng, bảng thanh toán tiền lương. Ngoài ra biên bản bàn giao tài sản cố định, phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, v.v.
• Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ được lập bởi các tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp. Nó dùng để phục vụ cho việc mua bán, giao nhận, cung cấp dịch vụ. Ví dụ như hợp đồng vận chuyển, hóa đơn mua hàng, chứng từ nhập khẩu, v.v. Các chứng từ này là căn cứ để ghi nhận các giao dịch với đối tác bên ngoài.

Các loại chứng từ kế toán được phân theo trình tự

Các loại chứng từ kế toán phân loại theo trình tự lập gồm hai nhóm:

• Chứng từ ban đầu: Là các chứng từ được lập tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế – tài chính. Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, v.v. Các chứng từ này là căn cứ gốc để ghi sổ kế toán. Đồng thời phản ánh sự kiện tài chính cụ thể.
• Chứng từ tổng hợp: Là các tài liệu kế toán tổng hợp. Tài liệu này sẽ tổng hhopwj thông tin từ nhiều chứng từ gốc cùng loại. Gồm có: bảng tổng hợp chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ nhật ký, v.v. Chúng giúp kế toán viên hệ thống hóa và trình bày thông tin tài chính. Tất cả thực hiện một cách có tổ chức, phục vụ công tác kiểm tra và báo cáo.

Các loại chứng từ phân theo số lần ghi nhận nghiệp vụ

Các loại chứng từ kế toán phân theo số lần ghi nhận nghiệp vụ kinh tế – tài chính được chia thành hai loại:

• Chứng từ một lần: Là loại chứng từ được lập ra để phản ánh một nghiệp vụ kinh tế. Đồng thời nghiệp vụ đó chỉ phát sinh duy nhất trong một thời điểm. Ví dụ như hóa đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi. Những chứng từ này thường được sử dụng cho các giao dịch có tính riêng lẻ. Cùng với đó giao dịch đó không lặp lại thường xuyên.
• Chứng từ nhiều lần: Là chứng từ được sử dụng để ghi nhận nhiều nghiệp vụ kinh tế – tài chính. Những nghiệp vụ này xảy ra theo chu kỳ hoặc lặp lại trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: bảng kê thanh toán tiền lương hàng tháng, bảng tổng hợp chi phí theo từng bộ phận. Các chứng từ này cho phép kế toán tổng hợp nhiều dữ liệu vào một biểu mẫu. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quản lý.

Các loại chứng từ phân theo tính cấp bách của nghiệp vụ

Các loại chứng từ kế toán phân loại theo tính chất cấp thiết của các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận bao gồm:

• Chứng từ thông thường: Ghi nhận các giao dịch kinh tế phát sinh định kỳ. Hoặc ghi nhân theo quy trình hoạt động bình thường của doanh nghiệp. Ví dụ: chứng từ xuất kho hàng hóa, phiếu thu tiền bán hàng. Các chứng từ này chiếm tỷ trọng lớn trong hệ thống kế toán. Đồng thời phản ánh các hoạt động kinh doanh thường nhật.
• Chứng từ cảnh báo (báo động): Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh mang tính bất thường. Hoặc nghiệp vụ này mang đến tiềm ẩn rủi ro cho doanh nghiệp. Ví dụ như chứng từ liên quan đến việc sử dụng nguyên vật liệu vượt mức định mức. Ngoài ra là hợp đồng có dấu hiệu bất thường, khoản thanh toán nợ đến hạn chưa thực hiện. Loại chứng từ này giúp bộ phận kế toán và quản lý kịp thời nhận diện. Đồng thời phản ứng với các tình huống rủi ro.

Các loại chứng từ phân loại theo hình thức thể hiện

Các loại chứng từ kế toán phân loại theo hình thức trình bày được chia thành hai nhóm:

• Chứng từ giấy: Là các chứng từ được lập và lưu trữ dưới dạng văn bản in. Hoặc chứng từ lập và lưu trữ theo dạng viết tay trên giấy. Ví dụ: hóa đơn in, phiếu nhập – xuất kho, bảng lương in giấy. Loại chứng từ này thường được sử dụng phổ biến trong các đơn vị mới. Những đơn vị này chưa triển khai hệ thống kế toán điện tử. Ngoài ra nó cũng được dùng trong các thủ tục cần chữ ký trực tiếp.
• Chứng từ điện tử: Là chứng từ được tạo lập, ký số. Sau đó truyền dẫn và lưu trữ trên môi trường số. Ví dụ hóa đơn điện tử (file XML hoặc PDF), bảng lương trên file Excel. Ngoài ra là dữ liệu kế toán trên phần mềm ERP hoặc hệ thống quản trị tài chính. Chứng từ điện tử góp phần tăng tính minh bạch, giảm thiểu sai sót thủ công. Đồng thời hỗ trợ quản lý thông tin kế toán một cách hiện đại và hiệu quả.

Quy trình xử lý và luân chuyển các loại chứng từ kế toán 

Quy trình xử lý và luân chuyển các loại chứng từ kế toán là một phần thiết yếu trong công tác kế toán. Việc này đảm bảo việc ghi nhận, truyền đạt và lưu trữ thông tin tài chính một cách chính xác. Đồng thời đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật. Quy trình này thường bao gồm 5 bước cơ bản như sau:

Bước 1 – Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán

• Chứng từ kế toán phải được lập một lần duy nhất, đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Đảm bảo nội dung rõ ràng, đầy đủ và chính xác.
• Tất cả các loại chứng từ kế toán cần được lập bằng bút mực. Ngoài ra không được viết tắt, tẩy xóa, hoặc sửa chữa trực tiếp trên chứng từ.
• Đối với các chứng từ nhiều liên (nhiều bản), phải lập đủ số liên theo quy định hiện hành. Đồng thời các liên phải có nội dung thống nhất, nhất quán.
• Việc tiếp nhận chứng từ từ các bộ phận liên quan cần được thực hiện nhanh chóng. Cùng với đó có ghi nhận đầy đủ thông tin để đảm bảo tính liên tục trong quy trình kế toán.

Bước 2 – Dịch thông tin chứng từ kế toán

• Một số trường hợp các loại chứng từ kế toán được lập bằng tiếng nước ngoài. Lúc này nội dung chính phải được dịch sang tiếng Việt. Thông qua đó phục vụ công tác ghi sổ và kiểm tra.
• Các tài liệu đi kèm không bắt buộc phải dịch. Ngoại trừ khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Bước 3 – Kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của chứng từ

Công đoạn kiểm tra các loại chứng từ kế toán bao gồm các nội dung sau:

• Đánh giá tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ của các chỉ tiêu, yếu tố được ghi trên chứng từ.
• Kiểm tra tính hợp pháp (tuân thủ pháp luật), hợp lý (phù hợp với thực tế hoạt động). Đồng thời chính xác (đúng số liệu) của các nghiệp vụ kinh tế – tài chính được phản ánh.
• So sánh, đối chiếu thông tin giữa các chứng từ liên quan. Thông qua đó phát hiện sai sót hoặc gian lận.
• Kiểm tra việc tuân thủ quy chế quản lý chứng từ của doanh nghiệp. Ví dụ như quy trình ký duyệt, phân quyền trách nhiệm, thời gian lưu trữ, v.v.

Bước 4 – Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

• Sau khi kiểm tra, các loại chứng từ kế toán được chuyển đến các bộ phận chức năng liên quan. Thông qua đó thực hiện các bước tiếp theo như ghi sổ, tổng hợp, báo cáo.
• Doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ cụ thể cho từng loại chứng từ. Bao gồm xác định rõ tuyến đường di chuyển, thời gian luân chuyển. Ngoài ra là trách nhiệm của từng cá nhân/bộ phận.
• Thường xuyên cải tiến quy trình kế toán bằng cách giảm thiểu số lượng chứng từ không cần thiết. Đơn giản hóa nội dung chứng từ, và hợp lý hóa các thủ tục để nâng cao hiệu quả vận hành.

Bước 5 – Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán

• Sau khi sử dụng, các loại chứng từ kế toán cần được phân loại, sắp xếp, đánh mã. Đồng thời đóng gói cẩn thận để lưu trữ theo đúng quy định.
• Doanh nghiệp phải đảm bảo điều kiện lưu trữ an toàn. Trong đó bao gồm chống ẩm, chống cháy và chống mất mát. Thông qua đó phục vụ tra cứu, kiểm tra và thanh tra khi cần thiết.
• Việc tiêu hủy chứng từ đã hết hạn lưu trữ phải được thực hiện theo đúng quy định. Từ đó đảm bảo bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.

Xem thêm:

• Bộ chứng từ thanh toán đầy đủ chuẩn Quốc tế gồm những gì?
• Các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp

Trên đây là các loại chứng từ kế toán cần thiết trong doanh nghiệp hiện nay. Cùng với đó là quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS

Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com