Các công việc của kế toán công nợ bạn cần biết

Kế toán công nợ là một trong những vị trí không thể thiếu trong doanh nghiệp hiện nay. Đây là vị trí giúp tài chính của doanh nghiệp ổn định và hoạt động lâu dài nhất có thể. Đối với những doanh nghiệp thì các khoản công nợ là yếu tố không thể thiếu. Vì thế, việc quản lý công nợ là một trách nhiệm to lớn của nhân viên kế toán vị trí này. Vậy các công việc của kế toán công nợ gồm những công việc nào? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này. Cùng với đó là điều kiện và kỹ năng cần có của nhân viên kế toán này

Kế toán công nợ là gì?

Trước khi tìm hiểu các công việc của kế toán công nợ thì cần biết kế toán công nợ là gì. Kế toán công nợ (Accounting Liabilities) là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Đây là người sẽ đảm nhiệm việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả. Những khoản này phát sinh liên tục trong suốt quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Bộ phận kế toán công nợ có trách nhiệm ghi nhận, kiểm soát. Sau đó thực hiện xử lý các giao dịch liên quan đến công nợ. Trong đó bao gồm các khoản nợ phải trả nhà cung cấp và nợ phải thu từ khách hàng. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các giao dịch tài chính. Ví dụ như vay vốn, cho vay, mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ chưa thanh toán ngay. Thông qua đó đó hình thành các khoản công nợ cần được theo dõi chặt chẽ.

Tùy theo quy mô tổ chức, việc tổ chức công tác kế toán công nợ cũng có sự khác biệt. Tại các doanh nghiệp lớn, kế toán công nợ thường được bố trí thành một bộ phận riêng biệt. Bộ phận này sẽ chuyên trách, phụ trách riêng biệt mảng công nợ. Trong khi đó, ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nghiệp vụ này thường do kế toán tổng hợp. Nhân viên kế toán tổng hợp sẽ kiêm nhiệm nhằm tối ưu nguồn lực nhân sự.

Vai trò các công việc của kế toán công nợ là gì?

Trong kinh doanh, việc phát sinh khoản nợ là điều gần như không thể tránh khỏi. Trong bối cảnh đó, các công việc của kế toán công nợ đóng vai trò trung tâm trong việc kiểm soát và điều tiết dòng tiền. Thông qua đó đảm bảo hoạt động tài chính diễn ra ổn định và minh bạch. Dưới đây là các vai trò cốt lõi của công việc vị trí này:

• Kế toán công nợ có trách nhiệm tổng hợp, phân tích và đánh giá khoản phải thu, phải trả. Từ đó phản ánh trung thực tình hình tài chính hiện tại.
• Trên cơ sở dữ liệu cập nhật, kế toán công nợ có thể đề xuất những định hướng phù hợp. Ngoài ra là các quyết định tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo. Thông qua đó đưa ra các quyết định tài chính chiến lược.
• Kế toán công nợ góp phần xây dựng chính sách tín dụng hợp lý đối với khách hàng. Đồng thời thương thảo điều khoản thanh toán với nhà cung cấp.
• Mọi nghiệp vụ thanh toán phát sinh đều được kế toán công nợ ghi chép đầy đủ. Đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đúng hạn.
• Việc thanh toán đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh bị phạt, mất uy tín. Đồng thời hạn chế tối đa tình trạng bị chiếm dụng vốn từ nhiều phía
• Một số khách hàng có giao dịch thường xuyên hoặc dư nợ lớn. Lúc này kế toán công nợ phải thực hiện việc đối chiếu công nợ định kỳ hoặc cuối kỳ
• Kế toán công nợ hoạt động hiệu quả cũng đồng nghĩa hạn chế tối đa nợ khó đòi. Tăng khả năng thanh khoản và củng cố sức khỏe tài chính.

Các công việc của kế toán công nợ chi tiết và đầy đủ nhất

Các công việc của một kế toán công nợ phải có

Kế toán công nợ là người trực tiếp phụ trách việc kiểm soát, cập nhật. Sau đó xử lý các nghiệp vụ liên quan đến khoản phải thu, phải trả. Đông thời đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý công nợ và nợ xấu của doanh nghiệp. Cụ thể, các công việc của kế toán công nợ cần có bao gồm:

• Theo dõi chi tiết quỹ tiền mặt đã sử dụng, kiểm kê số tiền đã gửi ngân hàng. Lập báo cáo định kỳ để đối chiếu chính xác với kế toán tổng hợp.
• Kiểm tra các nội dung trong hợp đồng giao dịch. Ví dụ như hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán và điều kiện đi kèm. Thông qua đó đảm bảo đúng cam kết và tránh phát sinh tranh chấp.
• Tạo mới, cập nhật hoặc chỉnh sửa mã số định danh. Bao gồm mã số của khách hàng, nhà đầu tư hoặc nhà cung cấp. Thông qua đó đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong hệ thống dữ liệu.
• Giám sát tiến độ thực hiện các điều khoản liên quan đến nghĩa vụ thanh toán. Ngoài ra là điều khoản nhận hàng hóa hoặc dịch vụ trong hợp đồng. Hợp đồng này đã ký kết với khách hàng và nhà cung cấp.
• Lập và hạch toán các bút toán kết chuyển công nợ liên quan. Những công nợ này liên quan đến dịch vụ, hàng hóa và các khoản chi phí phát sinh.
• Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả theo cam kết. Thông qua đó đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh phát sinh lãi phạt. Đồng thời hạn chế ảnh hưởng xấu đến uy tín doanh nghiệp.

Các công việc kế toán công nợ phải thu từ khách hàng

Quản lý công nợ khách hàng là một nhiệm vụ then chốt trong các công việc của kế toán công nợ. Công việc này đảm bảo doanh nghiệp thu hồi vốn đúng hạn, tránh rủi ro tài chính. Các công việc của kế toán công nợ với công nợ phải thu gồm:

• Rà soát thông tin khách hàng, điều khoản thanh toán, thời hạn trả nợ. Ngoài ra là các điều khoản phạt trong trường hợp chậm thanh toán. Đảm bảo rằng tất cả điều kiện đã được ghi rõ trong hợp đồng.
• Ghi nhận và cập nhật các khoản công nợ phát sinh. Bao gồm cả tăng và giảm công nợ theo từng kỳ kế toán. Tất cả dựa trên các giao dịch thực tế.
• Cập nhật các khoản chiết khấu, khuyến mãi, hàng trả lại hoặc các khoản điều chỉnh khác. Áp dụng theo chính sách bán hàng của doanh nghiệp.
• Lập biên bản đối chiếu công nợ với từng khách hàng theo tháng hoặc quý. Thông qua đó đảm bảo số liệu thống nhất giữa hai bên.
• Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo chi tiết theo độ tuổi nợ. Phân tích nợ đến hạn, nợ quá hạn để từ đó đánh giá khả năng thu hồi.
• Đề xuất các biện pháp xử lý đối với các khoản nợ xấu, nợ khó đòi. Đồng thời phối hợp với các bộ phận kinh doanh, pháp chế. Thông qua đó đẩy nhanh quá trình thu hồi.

Các công việc kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp

Đối với các khoản phải trả, kế toán công nợ cần đảm bảo rằng doanh nghiệp thanh toán đúng hạn. Thông qua đó duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Đồng thời quản lý hiệu quả dòng tiền. Các công việc của kế toán công nợ với công nợ phải trả bao gồm:

• Kiểm tra kỹ các điều khoản về thông tin nhà cung cấp, phương thức thanh toán. Ngoài ra là thời gian thanh toán và điều khoản phạt trong trường hợp vi phạm.
• Tạo và quản lý hệ thống mã số nhà cung cấp riêng biệt. Tránh trùng lặp với mã khách hàng nhằm tăng độ chính xác trong quản lý dữ liệu.
• Dựa vào hóa đơn, chứng từ và dữ liệu từ các bộ phận khác. Ví dụ như mua hàng, kho, kế toán chi phí để ghi nhận chính xác các khoản phải trả.
• Định kỳ đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp. Đảm bảo không có sai sót trong việc ghi nhận hoặc thanh toán.
• Thống kê chi tiết các khoản nợ theo từng nhà cung cấp, theo dõi lịch sử thanh toán. Từ đó phục vụ công tác kiểm toán và lập kế hoạch tài chính.
• Đề xuất lịch thanh toán phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Trong trường hợp khó khăn, cần báo cáo với cấp trên. Thông qua đó có giải pháp thương lượng, giãn nợ hoặc tái cơ cấu nợ.

Quan hệ và trách nhiệm trong các công việc của kế toán công nợ

Vừa rồi chúng ta đã biết được các công việc của kế toán công nợ. Lúc này, điều nhiều người quan tâm đó là thiết lập mối quan hệ như thế nào với kế toán công nợ. Mối quan hệ này giúp đảm bả đồng bộ, kịp thời và hiệu quả trong quản lý công nợ. Cụ thể như sau

Đối với nội bộ doanh nghiệp

Nhân viên kế toán công nợ (KTCN) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong công tác quản lý công nợ. Để thực hiện tốt nhiệm vụ, họ cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan. Đặc biệt trong nội bộ doanh nghiệp, cụ thể:

• Đảm bảo số liệu công nợ được hạch toán đúng đắn. Đồng thời nhất quán với báo cáo tài chính tổng thể của doanh nghiệp.
• Đối chiếu các khoản thanh toán, thu hồi công nợ và chi trả cho nhà cung cấp. Thông qua đó kịp thời cập nhật tình hình công nợ thực tế.
• Xác nhận số lượng, giá trị hàng hóa đã nhập/xuất. Từ đó theo dõi và lập chứng từ liên quan đến công nợ phát sinh.
• Theo dõi tiến độ thanh toán của từng hợp đồng. Nắm rõ lịch sử giao dịch và điều kiện thanh toán của khách hàng để đôn đốc hiệu quả.
• Một số trường hợp phát sinh công nợ nội bộ liên quan đến chi phí tạm ứng. Ngoài ra là hoàn ứng hoặc khoản nợ từ người lao động. Lúc này cần thực hiện phối hợp với phòng nhân sự – tiền lương
• Nắm bắt tiến độ giao hàng, các điều chỉnh phát sinh từ hoạt động sản xuất – kinh doanh. Từ đó cập nhật đầy đủ, chính xác các khoản công nợ tương ứng.

Đối với đối tác và khách hàng

Bên cạnh vai trò nội bộ, nhân viên kế toán công nợ còn là cầu nối trực tiếp giữa doanh nghiệp với các đối tác và khách hàng trong công tác quản lý công nợ. Nhiệm vụ cụ thể gồm:

• Đảm bảo thông tin về công nợ được cung cấp rõ ràng, kịp thời và trung thực. Góp phần xây dựng niềm tin trong quan hệ thương mại.
• Chủ động gửi biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng/quý cho từng khách hàng và đối tác. Thông qua đó đảm bảo hai bên cùng nắm bắt được tình trạng công nợ. Tất cả đảm bảo số liệu chính xác và cập nhật.
• Theo dõi các khoản đến hạn và quá hạn, nhắc nhở thanh toán đúng thời điểm. Đồng thời, đề xuất các chính sách khuyến khích thanh toán sớm. Cùng với đó là phương án thu hồi nợ nếu cần.
• Một số trường hợp phát sinh khiếu nại hoặc sai lệch liên quan đến khoản nợ. KTCN cần làm việc với khách hàng để rà soát chứng từ, lập biên bản xác nhận. Sau đó phối hợp với bộ phận pháp lý (nếu cần) để xử lý hiệu quả.

Đối với cơ quan thuế và các cơ quan chức năng

Ngoài trách nhiệm với nội bộ và đối tác, bộ phận kế toán công nợ còn phải thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ liên quan đến pháp luật, đặc biệt là với cơ quan thuế:

• Đảm bảo toàn bộ công nợ phát sinh. Đặc biệt là các khoản nợ phải thu và phải trả quan trọng. Đặc biệt là khoản có liên quan đến hóa đơn, chứng từ và thuế GTGT. Tất cả đều được ghi nhận, kê khai đúng thời điểm theo quy định hiện hành.
• Tuân thủ quy định pháp luật về thời gian thanh toán. Cùng với đó là quy định hạch toán công nợ và dự phòng rủi ro công nợ. Tránh các sai phạm xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín và dòng tiền doanh nghiệp.
• Hợp tác với cơ quan chức năng khi có yêu cầu kiểm tra. Thực hiện giải trình số liệu công nợ liên quan, đảm bảo thông tin minh bạch. Đồng thời đầy đủ và đúng quy chuẩn kế toán hiện hành.

Yêu cầu và kỹ năng cần có cho các công việc của kế toán công nợ

Nắm vững chuyên môn và nghiệp vụ kế toán

Để đảm nhiệm tốt các công việc của kế toán công nợ, mỗi cá nhân cần trang bị cho mình đầy đủ. Bao gồm nền tảng kiến thức vững chắc về kế toán tài chính. Ngoài ra là các nguyên lý kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành. Việc hiểu rõ cơ sở lý thuyết không chỉ giúp công việc được thực hiện trôi chảy. Nó còn bảo đảm tính chính xác, minh bạch và độ tin cậy trong quản lý khoản công nợ.

Bên cạnh kiến thức cơ bản, việc thường xuyên cập nhật quy định pháp luật rất quan trọng. Tại đây chính sách thuế và các thay đổi liên quan đến kế toán là yêu cầu bắt buộc. Kế toán công nợ cũng cần thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn. Ví dụ như phân loại công nợ, lập kế hoạch thu hồi công nợ. Sau đó thực hiện đánh giá khả năng thanh toán của đối tượng công nợ. Cùng với đó là xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thu – chi.

Thành thạo kỹ năng tin học và phần mềm kế toán

Hiện nay bối cảnh số hóa ngày càng mạnh mẽ hiện nay, khả năng sử dụng thành thạo máy tính và các phần mềm kế toán chuyên dụng như MISA, Fast, Bravo, SAP, hay Excel nâng cao là một lợi thế không thể thiếu đối với kế toán công nợ. Việc ứng dụng công nghệ giúp quá trình hạch toán, theo dõi hiệu quả. Ngoài ra báo cáo công nợ diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.

Thông qua các phần mềm kế toán, kế toán công nợ có thể dễ dàng quản lý các chứng từ. Ngoài ra là lập hóa đơn, theo dõi tiến độ thanh toán, cảnh báo các khoản nợ đến hạn. Cuối cùng là tạo báo cáo công nợ tổng hợp và chi tiết theo khách hàng. Việc sử dụng thành thạo các công cụ này không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót. Nó còn nâng cao chất lượng công việc và hỗ trợ quyết định kịp thời, hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt

Kế toán công nợ là vị trí thường xuyên phải phối hợp. Đồng thời làm việc với nhiều phòng ban như kinh doanh, mua hàng. Ngoài ra là phòng ban bán hàng, tài chính và cả đối tác bên ngoài. Do đó, kỹ năng giao tiếp tốt là yếu tố quan trọng giúp truyền đạt rõ ràng. Từ đó tạo sự hiểu biết chung và xây dựng mối quan hệ công việc hiệu quả.

Ngoài ra, khả năng xử lý tình huống nhanh nhạy và linh hoạt cũng là một yêu cầu thiết yếu. Trong thực tế công tác, kế toán công nợ có thể gặp phải các tình huống phát sinh. Ví dụ như khách hàng thanh toán chậm, nợ quá hạn. Thậm chí là phát sinh tranh chấp về giá trị công nợ… Những tình huống này đòi hỏi người làm công nợ phải bình tĩnh. Sau đó đánh giá vấn đề khách quan và đưa ra hướng giải quyết phù hợp

Trung thực, tỉ mỉ và cẩn thận

Tính trung thực và sự cẩn trọng là những phẩm chất không thể thiếu khi làm các công việc của kế toán công nợ. Công việc đòi hỏi kế toán phải làm việc với con số, chứng từ và dữ liệu tài chính. Những số liệu đó có liên quan trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, việc ghi nhận, kiểm tra và lưu trữ thông tin phải được thực hiện một cách chính xác. Đồng thời đầy đủ và minh bạch.

Một sai sót nhỏ trong việc nhập liệu hay báo cáo công nợ cũng rất nguy hiể. Nó có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng trong việc ra quyết định quản lý tài chính. Thậm chí khiến doanh nghiệp ảnh hưởng đến quan hệ với khách hàng. Do đó, người làm kế toán công nợ cần có tinh thần trách nhiệm cao. Đồng thời chú trọng từng chi tiết và chính xác tuyệt đối trong từng nghiệp vụ.

Xem thêm:

• Công việc kế toán kho: Công việc và các kỹ năng cần thiết
• Khóa học kế toán ngắn hạn Hải Phòng – Đào tạo thực tế

Vừa rồi chúng ta đã biết các công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp. Cùng với đó là các trách nhiệm, yêu cầu và kỹ năng cần có của kế toán công nợ. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS