Trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu và chứng từ liên quan. Đối với những người đang học kế toán hoặc doanh nghiệp cần tuyển dụng vị trí này, việc hiểu rõ công việc kế toán kho là điều cần thiết để đào tạo hoặc tuyển dụng đúng người. Bài viết của Kế Toán ATS sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về định nghĩa, nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết của vị trí kế toán kho, cũng như các lưu ý quan trọng để thực hiện hiệu quả công việc này!
Kế toán kho là gì?
Kế toán kho (tiếng Anh: Warehouse Accountant) là nhân sự chuyên theo dõi, kiểm tra quá trình nhập xuất hàng hóa và kiểm soát lượng hàng tồn trong kho. Người làm công việc kế toán kho thường xuyên làm việc tại kho hàng thay vì văn phòng, trực tiếp quản lý các hoạt động và ghi chép số liệu, chứng từ hàng hóa.
Ngoài ra, kế toán kho còn chịu trách nhiệm xuất giấy tờ, các loại chứng từ cho hàng hóa và đảm bảo chất lượng, số lượng để hạn chế thất thoát hàng hóa trong doanh nghiệp.
Các nhiệm vụ chính của kế toán kho
Các nhiệm vụ chính của nhân viên kế toán kho bao gồm:
- Kiểm soát và theo dõi quá trình xuất nhập hàng hóa: Kế toán kho có trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động và ghi chép lại các số liệu, chứng từ hàng hóa trong suốt quá trình xuất, nhập từ kho. Sau đó, họ báo cáo những thông tin này cho cấp trên. Tiếp theo, kế toán kho sẽ thống kê số lượng, kiểm tra và phân loại để biết được hạn sử dụng của hàng hóa. Từ đó, họ có thể đề xuất phương án xử lý hàng tồn trước khi hết hạn, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp.
- Lập phiếu xuất, nhập kho: Kế toán kho có nhiệm vụ lập các phiếu xuất, nhập kho, biên bản kiểm kê và nhập các số liệu hàng hóa. Họ lưu trữ các hóa đơn, giấy tờ và chuyển cho các bộ phận liên quan để sao lưu và đối chiếu khi cần.
- Hạch toán doanh thu và kê khai thuế: Các nghiệp vụ kế toán kho bao gồm việc hạch toán doanh thu, giá vốn hàng hóa, công nợ và vật tư theo quy định. Kế toán kho cũng cần kê khai thuế đầu vào, đầu ra của hàng hóa nguyên vật liệu, đảm bảo doanh nghiệp đóng thuế đúng quy định của Nhà nước.
- Lập báo cáo hàng tồn kho: Kế toán kho thường lập báo cáo vào cuối tháng để tổng hợp những số liệu thống kê hàng ngày. Việc này giúp cả kế toán kho và cấp trên đều nắm được tình trạng của hàng hóa. Họ cũng đếm số lượng hàng tồn thực tế trong kho để so sánh và đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống. Nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào, họ cần lập báo cáo với quản lý để giải quyết.
Các công việc cụ thể của kế toán kho
Công việc hàng ngày
Đối với hàng hóa
- Kiểm kê hàng hóa thường xuyên để thống kê số lượng, chất lượng và phân loại
- Đề xuất phương án tích trữ để tránh thiếu hụt khi nhu cầu tăng cao
- Nộp sổ sách thống kê về phòng kế toán
Đối với chứng từ
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và chứng từ trước khi cho phép xuất hoặc nhập hàng
- Nhập thông tin trên hóa đơn và chứng từ lên hệ thống
- Lập biên bản xác minh kịp thời trong trường hợp có công nợ
Đối với kho hàng
- Thiết lập và sắp xếp công việc hợp lý
- Chịu trách nhiệm về các chênh lệch giữa sổ sách và số lượng hàng thực tế
Công việc hàng tháng
Công việc hàng tháng của kế toán kho bao gồm:
- Lập báo cáo cuối tháng tổng hợp số liệu thống kê hàng ngày
- Hạch toán, đối chiếu chứng từ và hóa đơn trong tháng
- Tính toán chi phí để nắm được thu chi của doanh nghiệp
- Hoàn thành chứng từ ghi chép, sổ sách, thực hiện chứng nhận giấy tờ
- Đối chiếu hàng hóa thực tế và trên sổ ghi chép
Các tài khoản thường dùng trong kế toán kho
Kế toán kho cần nắm vững các tài khoản hàng tồn kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC:
- TK 151: Hàng mua đang đi đường
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
- TK 153: Công cụ, dụng cụ
- TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- TK 155: Thành phẩm
- TK 156: Hàng hóa
- TK 157: Hàng gửi đi bán
- TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế
Các kỹ năng cần có của kế toán kho
Để thực hiện tốt công việc kế toán kho, người làm việc cần có những kỹ năng sau:
- Kiến thức chuyên môn vững vàng: Kế toán kho không chỉ giám sát hàng hóa mà còn ghi chép chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ thu chi. Không có kiến thức chuyên môn vững, việc tác nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn. Các nghiệp vụ kế toán kho đòi hỏi người thực hiện phải nắm vững các nguyên tắc kế toán, quy trình quản lý hàng hóa và kiến thức về thuế.
- Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng: Tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng đối với kế toán kho vì Excel, Word sẽ được sử dụng hàng ngày để thống kê hàng hóa. Đây là kỹ năng không thể thiếu cho những người muốn làm kế toán kho.
- Sử dụng tốt phần mềm kế toán: Nhiều doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán từ các nhà cung cấp lớn để chuyên nghiệp hóa quy trình và tiết kiệm thời gian. Vì vậy, kế toán kho cần biết cách sử dụng các phần mềm này.
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc: Với khối lượng giấy tờ và công việc lớn, kế toán kho cần có kỹ năng sắp xếp công việc khoa học để tránh tồn đọng và gây thiệt hại về hàng hóa lẫn chứng từ.
- Tập trung cao độ và tỉ mỉ: Công việc kế toán kho đòi hỏi sự tập trung cao độ và tỉ mỉ khi xử lý các số liệu và chứng từ. Một lỗi nhỏ có thể dẫn đến sai sót trong toàn bộ quy trình.
- Am hiểu về hàng hóa phụ trách: Kế toán kho cần có kiến thức về các loại hàng hóa trong kho, đặc biệt là những mặt hàng có quy cách mẫu mã khác nhau, nhiều chủng loại, hoặc dễ hư hỏng.
Lưu ý để làm tốt công việc của nhân viên kế toán kho
Để làm tốt công việc kế toán kho, hãy lưu ý một số điểm sau:
- Quá trình xuất nhập hàng: Khi xuất nhập hàng, kế toán kho cần kiểm tra các chứng từ, hóa đơn thật kỹ càng, đảm bảo độ chính xác và chuyển giấy tờ cho các bộ phận liên quan.
- Theo dõi hàng xuất nhập tồn: Đây là công việc cần làm hàng ngày để nắm rõ số lượng và tránh hao hụt. Khu vực chứa hàng nên có ghi chú về ngày tháng xuất nhập cho từng loại hàng để tiết kiệm thời gian cho kế toán kho.
- Theo dõi mức tồn kho tối thiểu: Mọi kho hàng đều cần duy trì một lượng hàng tồn tối thiểu. Kế toán kho cần theo dõi và đề xuất thay đổi khi cần thiết.
- Sắp xếp hàng hóa khoa học: Kế toán kho cần biết cách sắp xếp, bố trí hàng hóa khoa học để đảm bảo có không gian dự trữ cho hàng hóa phát sinh sau này.
- Đảm bảo chính xác thông tin trên chứng từ: Khi thực hiện thủ tục mua hay đặt hàng, kế toán kho phải đảm bảo thông tin trên chứng từ chính xác để tránh những vấn đề phát sinh sau này.
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy: Việc kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất để đảm bảo an toàn PCCC là điều quan trọng, vì hàng hóa là tài sản có giá trị lớn của doanh nghiệp.
Những sai lầm thường gặp của kế toán kho
Một số sai lầm thường gặp của kế toán kho:
- Không xác định mức tồn kho định kỳ: Mức tồn kho là số lượng hàng hóa cần duy trì để cung cấp kịp thời cho khách hàng. Nếu không tính toán định kỳ, có thể dẫn đến thiếu hụt hàng hoặc tồn kho quá nhiều gây lãng phí.
- Không sắp xếp hàng hóa khoa học: Việc bố trí hàng hóa không hợp lý sẽ gây khó khăn trong tìm kiếm, kiểm tra và xuất nhập hàng, đồng thời chiếm nhiều diện tích không cần thiết.
- Không thường xuyên kiểm tra hàng hóa: Kiểm tra hàng hóa thường xuyên giúp phát hiện hàng sắp hết hạn, hàng bị hư hỏng và dễ dàng đối soát với sổ sách. Nếu không làm điều này, sẽ khó theo dõi được tình trạng hàng hóa.
- Không chú trọng nâng cao nghiệp vụ: Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng công việc sẽ tăng lên. Nếu không nâng cao trình độ, kế toán kho sẽ khó kiểm soát được công việc.
- Các sai lầm khác: Bao gồm mua hàng nhầm giá do không quản lý quy trình mua hàng sát sao, thiếu chữ ký của các bên nhập xuất, quên ghi thời gian nhập xuất hàng hóa.
Cơ hội nghề nghiệp của kế toán kho
Kế toán kho là vị trí cơ bản phù hợp với sinh viên năm cuối hoặc người mới tốt nghiệp ngành kế toán. Yêu cầu tuyển dụng thường bao gồm:
- Tốt nghiệp tối thiểu trung học chuyên nghiệp trở lên
- Hiểu biết cơ bản về kế toán và nghiệp vụ kế toán
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel
- Hiểu biết về các loại hàng hóa, vật tư trong kho
Từ vị trí kế toán kho, một người có thể phát triển theo nhiều hướng:
- Trưởng bộ phận kế toán kho: Sau 2-3 năm kinh nghiệm, có thể được thăng tiến quản lý nhóm kế toán kho tại doanh nghiệp lớn.
- Chuyển sang kế toán tổng hợp: Kinh nghiệm từ kế toán kho là nền tảng tốt để phát triển lên vị trí kế toán tổng hợp, giúp hiểu sâu về quản lý hàng hóa và giá vốn.
- Trở thành chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng: Với kiến thức về quản lý kho hàng, có thể phát triển sang lĩnh vực supply chain management.
- Chuyên gia phân tích hàng tồn kho: Các doanh nghiệp lớn cần người phân tích tối ưu hóa hàng tồn kho, giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh.
- Kiểm soát nội bộ: Kinh nghiệm từ kế toán kho giúp hiểu rõ các rủi ro và cách kiểm soát hàng hóa, là bước đệm tốt để phát triển trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ.
Kế toán kho là một vị trí có nhiều tiềm năng phát triển, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam đang trở thành điểm đến sản xuất và trung tâm logistics của khu vực. Với định hướng đúng đắn và nỗ lực không ngừng, những người làm công việc kế toán kho có thể xây dựng sự nghiệp vững chắc và thăng tiến cao trong ngành.
Xem thêm:
- Các công việc của kế toán tổng hợp
- Công việc của kế toán dịch vụ là gì?
- Các phần mềm kế toán kho tốt nhất
Công việc kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa và chứng từ của doanh nghiệp. Để trở thành một kế toán kho giỏi, ngoài kiến thức chuyên môn, người làm việc còn cần rèn luyện các kỹ năng như tin học văn phòng, tổ chức công việc, và sự tỉ mỉ, cẩn thận. Hy vọng bài viết của Kế Toán ATS đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về công việc kế toán kho, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về vị trí quan trọng này trong hệ thống kế toán doanh nghiệp.
