Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất hiện nay

Sau khi lập chứng từ kế toán thì việc lưu trữ là việc quan trọng mà doanh nghiệp phải làm. Đây là công việc cần phải thực hiện đúng quy trình và quy định pháp luật về chứng từ. Thông qua đó đảm bảo yếu tố pháp lý, tính minh bạch và hiệu lực của chứng từ. Trong đó, quy định về việc lưu trữ là điều tất cả doanh nghiệp cần phải nắm rõ. Trong bài viết này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết tới các bạn quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất hiện nay. Cùng với đó là quy định xử phạt liên quan đến chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là gì?

Trước khi tìm hiểu quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất thì cần biết chứng từ kế toán là gì. Theo quy định tại Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán được hiểu là các giấy tờ và vật mang tin có giá trị pháp lý. Chúng được lập ra để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành. Đồng thời là căn cứ để ghi sổ kế toán, kiểm tra, giám sát. Cùng với đó là lưu trữ thông tin tài chính kế toán.

Mỗi chứng từ kế toán bắt buộc phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán: Giúp định danh. Đồng thời giúp phân biệt với các chứng từ khác.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ: Thể hiện thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Từ đó phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu.
• Tên, địa chỉ cá nhân và tổ chức lập chứng từ: Là thông tin nhận dạng chủ thể. Đảm bảo đây là đơn vị khởi tạo chứng từ.
• Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ: Ghi rõ thông tin bên tiếp nhận. Từ đó xác định đối tượng liên quan đến nghiệp vụ kinh tế.
• Nội dung nghiệp vụ: Mô tả cụ thể bản chất của nghiệp vụ được ghi nhận.
• Số lượng, đơn giá và số tiền: Những thông tin này của nghiệp vụ phải ghi bằng số. Đối với các chứng từ thu, chi tiền thì tổng số tiền phải được ghi bằng số và bằng chữ. Thông qua đó đảm bảo rõ ràng, tránh gian lận.
• Chữ ký, họ và tên: Chữ ký của người lập, người xét duyệt và các cá nhân có liên quan. Đây là người ảnh hưởng đến việc thực hiện nghiệp vụ hoặc chịu trách nhiệm với chứng từ.

Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất cho doanh nghiệp

Các loại chứng từ kế toán phải lưu trữ theo quy định

Việc lưu trữ chứng từ kế toán là nghĩa vụ bắt buộc của các tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua đó đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ và tuân thủ pháp luật trong công tác kế toán. Theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất tại Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ theo quy định bao gồm:

• Các loại chứng từ kế toán theo quy định. Bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho, hóa đơn, biên bản, bảng kê, v.v.. Tất cả phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn tất.
• Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. Trong đó bao gồm nhật ký, sổ cái, sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết tính theo từng tài khoản, từng đối tượng kế toán.
• Báo cáo tài chính định kỳ (tháng, quý, năm).
• Báo cáo quyết toán ngân sách.
• Báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách nhà nước.
• Hợp đồng kinh tế, hồ sơ thanh lý, quyết toán dự án hoàn thành. Trong đó đặc biệt là các dự án đầu tư quan trọng quốc gia.
• Báo cáo kiểm kê tài sản, báo cáo đánh giá tài sản cố định. Ngoài ra là các loại báo cáo về công nợ, vật tư, hàng tồn kho.
• Báo cáo quản trị kế toán nội bộ phục vụ điều hành doanh nghiệp.
• Biên bản kiểm tra, kết luận thanh tra, báo cáo kiểm toán.
• Quyết định tiêu hủy tài liệu, quyết định phân phối lợi nhuận, bổ sung vốn.
• Hồ sơ giải thể, phá sản, chia tách, hợp nhất. Hoặc các loại hồ sơ chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chấm dứt hoạt động.
• Tài liệu liên quan đến việc tiếp nhận, sử dụng vốn, quỹ, kinh phí. Ngoài ra là các tài liệu nghĩa vụ tài chính với nhà nước (thuế, phí, lệ phí…).

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất theo quy định

Việc lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý. Điều này còn nhằm phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán. Cùng với đó là đối chiếu, kiểm chứng số liệu trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất, thời hạn lưu trữ được chia thành ba nhóm chính:

Chứng từ lưu trữ tối thiểu 5 năm

Theo Điều 12 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm:

• Chứng từ không sử dụng trực tiếp cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Ví dụ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Những chứng từ này dùng trong các nghiệp vụ hành chính, giao nhận.
• Tài liệu kế toán phục vụ quản lý – điều hành. Đồng thời không liên quan trực tiếp đến sổ sách và báo cáo tài chính. Ví dụ như kế hoạch nội bộ, bảng phân công công việc, phiếu theo dõi…
• Một số văn bản pháp luật chuyên ngành khác có quy định thời hạn lưu trữ dài hơn. Lúc này doanh nghiệp phải tuân thủ theo quy định đó.

Chứng từ lưu trữ tối thiểu 10 năm

Theo Điều 13 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại tài liệu kế toán sau phải được lưu trữ ít nhất 10 năm:

• Chứng từ liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Ví dụ như bảng kê, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, báo cáo tài chính định kỳ. Ngoài ra là báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.
• Tài liệu liên quan đến tài sản cố định như Hồ sơ thanh lý, nhượng bán tài sản. Ngoài ra là báo cáo kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định.
• Tài liệu của đơn vị chủ đầu tư như hồ sơ kế toán trong kỳ kế toán năm. Ngoài ra là các loại báo cáo quyết toán dự án hoàn thành. Thời điểm lưu trữ bắt đầu từ khi báo cáo được phê duyệt.
• Tài liệu liên quan đến thay đổi vốn chủ sở hữu. Ví dụ Hồ sơ về giải thể, phá sản, cổ phần hóa, thay đổi hình thức sở hữu. Thời điểm lưu trữ tính từ ngày hoàn thành thủ tục pháp lý.
• Tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán của cơ quan nhà nước. Tất cả lưu trữ từ thời điểm có kết luận, báo cáo chính thức của các cơ quan có thẩm quyền.
• Một số trường hợp các tài liệu không được quy định cụ thể tại Điều 12 hoặc Điều 14. Lúc này doanh nghiệp áp dụng quy định của Điều 13 và lưu trữ ít nhất 10 năm.

Chứng từ lưu trữ vĩnh viễn

Một số tài liệu kế toán có giá trị pháp lý, lịch sử. Thậm chí ảnh hưởng lâu dài đến tài sản, quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Lúc này những tài liệu này cần được lưu trữ vĩnh viễn. Quyết định về việc lưu trữ vĩnh viễn sẽ do người đứng đầu đơn vị hoặc người đại diện theo pháp luật. Người đứng đầu sẽ đưa ra căn cứ vào tính chất và giá trị của từng tài liệu cụ thể. Trong đó bao gồm các chứng từ sau:

• Sổ kế toán tổng hợp. Sổ này ghi nhận toàn bộ hoạt động tài chính trong niên độ kế toán.
• Báo cáo tài chính năm là tài liệu tổng hợp phản ánh tình hình tài chính. Cùng với đó là kết quả kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp.
• Các chứng từ và tài liệu kế toán đặc biệt khác có giá trị sử sách. Hoặc ảnh hưởng đến an ninh, kinh tế hoặc liên quan đến các hoạt động đầu tư quốc gia.

Quy định về cách lưu trữ chứng từ trong doanh nghiệp

Việc lưu trữ chứng từ kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất hiện hành. Thông qua đó đảm bảo an toàn thông tin, phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán. Đồng thời đảm bảo trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp. Cụ thể, theo Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, việc lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

• Tài liệu kế toán, bao gồm chứng từ, sổ sách và báo cáo, phải được lưu trữ đầy đủ. Đồng thời có hệ thống, được phân loại và sắp xếp theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán. Thông qua đó phục vụ dễ dàng cho việc tra cứu và kiểm tra khi cần thiết.
• Đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán an toàn. Không để thất lạc, hư hỏng hoặc làm sai lệch nội dung.
• Người làm công tác kế toán trực tiếp có trách nhiệm bảo quản tài liệu trong phạm vi công việc. Đồng thời, đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật. Thông qua đó phục vụ việc quản lý, lưu trữ tài liệu.
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị sẽ quyết định hình thức lưu trữ tài liệu kế toán. Thông thường hình thức lưu trữ sẽ bằng bản giấy hoặc bản điện tử. Khi lưu trữ phải có điều kiện phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật. Đồng thời phải cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực các tài liệu khi có yêu cầ
• Một số trường hợp một tài liệu kế toán chỉ có một bản gốc duy nhất. Đồng thời doanh nghiệp cần lưu trữ tại nhiều đơn vị khác nhau. Lúc này các đơn vị liên quan sẽ lưu bản sao chụp thay thế.
• Một số tài liệu kế toán bị cơ quan có thẩm quyền tịch thu theo quy định. Lúc này đơn vị kế toán phải lập bản sao kèm biên bản giao nhận. Biên bản sẽ theo mẫu được quy định tại Khoản 2 Điều 7 cùng Nghị định.
• Một số tài liệu kế toán bị mất hoặc hư hỏng do nguyên nhân khách quan. Lúc này đơn vị kế toán phải lập bản sao chụp lưu trữ thay thế. Trường hợp không thể sao chụp, phải lập biên bản xác nhận tình trạng không thể sao lưu.

Quy định về nơi lưu trữ chứng từ kế toán cho doanh nghiệp

Theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất tại Điều 11 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp. Các yêu cầu cụ thể đối với kho lưu trữ bao gồm:

• Trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản chuyên dụng. Thông qua đó đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Điều kiện bảo quản bao gồm chống cháy, chống ẩm, chống côn trùng và chống trộm.
• Một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài từ 100% trở lên. Lúc này phải đảm bảo lưu trữ tài liệu kế toán tại Việt Nam trong suốt thời gian hoạt động. Không được chuyển tài liệu ra nước ngoài khi chưa có chấp thuận của cơ quan thẩm quyền.
• Một số trường hợp doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản. Lúc này toàn bộ tài liệu kế toán sẽ được bàn giao cho cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh. Hoặc cơ quan ban hành quyết định giải thể, phá sản để lưu trữ theo quy định.
• Một số doanh nghiệp chuẩn bị sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hóa. Lúc này chứng từ kế toán phải được chuyển giao và lưu trữ tại đơn vị chủ sở hữu mới. Hoặc cơ quan ban hành quyết định chuyển đổi.
• Người được giao nhiệm vụ quản lý chứng từ có trách nhiệm trực tiếp và toàn diện. Đặc biệt đối với việc tổ chức lưu trữ, bảo quản và cung cấp chứng từ kế toán khi có yêu cầu. Người được giao thường là trưởng bộ phận kế toán hoặc cán bộ phụ trách lưu trữ
• Các cơ quan, tổ chức tiếp nhận tài liệu kế toán từ doanh nghiệp (như cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra…) có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu cho đơn vị cung cấp.

Quy định mức xử phạt mới nhất về lưu trữ chứng từ kế toán

Theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất tại Điều 15, Nghị định số 41/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, các hành vi vi phạm quy định về lưu trữ chứng từ kế toán sẽ bị xử lý với các mức phạt cụ thể như sau:

Hình thức xử phạt cảnh cáo

Áp dụng đối với các hành vi vi phạm mang tính chất nhẹ, chưa gây hậu quả nghiêm trọng. Cụ thể:

• Chậm lưu trữ tài liệu kế toán quá 12 tháng. Thời hạn xử phạt tính kể từ thời điểm hết hạn lưu trữ theo quy định. Đồng thời chưa thực hiện đưa vào kho lưu trữ.
• Không sắp xếp tài liệu kế toán theo trình tự thời gian hoặc kỳ kế toán. Từ đó gây khó khăn cho việc quản lý, tra cứu. Thậm chí dẫn đến vi phạm quy định về lưu trữ.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng

Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất này sẽ xử phạt cho một trong các hành vi sau:

• Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ, không đúng quy định. Đồng thời gây sai lệch hoặc thiếu hụt thông tin kế toán cần thiết.
• Không đảm bảo điều kiện bảo quản an toàn. Từ đó dẫn đến tài liệu bị hư hỏng, mất mát trong thời hạn lưu trữ bắt buộc.
• Sử dụng tài liệu kế toán sau thời hạn lưu trữ mà không được phép. Hoặc không tuân thủ quy định pháp luật về quản lý, sử dụng tài liệu kế toán hết hạn.
• Không tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc hư hỏng. Tài liệu bị mất và hư hỏng thường do sự cố hoặc nguyên nhân khách quan. Đồng thời vi phạm quy định về quản lý tài liệu.

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng

Áp dụng cho một trong các hành vi có mức độ nghiêm trọng hơn. Tuy nhiên chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự. Cụ thể như sau:

• Tự ý tiêu hủy tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ được quy định tại pháp luật.
• Không thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu, không thực hiện đúng quy trình tiêu hủy. Hoặc không lập biên bản tiêu hủy theo quy định hiện hành. Đặc biệt khi tiến hành hủy tài liệu kế toán đã hết hạn lưu trữ.

Xem thêm:

• Các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp
• Các loại chứng từ kế toán hiện nay trong doanh nghiệp

Trên đây là những điều cần biết về quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất. Cùng với đó là quy định về mức xử phạt khi vi phạm quy tắc lưu trữ chứng từ. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS

Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com