Hạch toán hóa đơn không hợp lệ như thế nào?

Hóa đơn bị loại hay hóa đơn không hợp lệ là hóa đơn không được cơ quan thuế chấp nhận. Những hóa đơn này không được chấp thuận do không tuân thủ quy định sử dụng hóa đơn. Thông thường, việc hóa đơn không hợp lệ do sai sót thông tin, thiếu chữ ký. Ngoài ra là hóa đơn đó bị giả mạo con dấu và không rõ nguồn gốc phát hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện hạch toán những hóa đơn này như thông thường. Vậy doanh nghiệp thực hiện hạch toán hóa đơn không hợp lệ như thế nào? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này

Hạch toán hóa đơn là gì?

Trước khi tìm hiểu quy trình hạch toán hóa đơn không hợp lệ thì cần biết thế nào là hạch toán hóa đơn. Hạch toán hóa đơn là một quy trình quan trọng trong công tác kế toán. Nó bao gồm vghi chép và xử lý thông tin hóa đơn vào sổ sách kế toán. Quá trình này có mục đích là phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Thông qua đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các báo cáo tài chính.

Khi thực hiện hạch toán hóa đơn, kế toán cần ghi nhận đầy đủ các thông tin từ hóa đơn. Ví dụ như số hóa đơn, ngày tháng phát hành, tên người bán, tên người mua. Ngoài ra là mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị giao dịch. Cùng với đó là thuế giá trị gia tăng (nếu có) và các thông tin liên quan khác. Việc ghi sổ này có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hóa đơn. Nó có thể là hóa đơn đầu ra hoặc hóa đơn đầu vào. Cùng với đó là mục đích sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Hơn nữa, quy trình này cũng phụ thuộc vào từng loại nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Từ đó đảm bảo tính chính xác và phù hợp với các chuẩn mực kế toán hiện hành. Hạch toán hóa đơn giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ pháp luật. Đặc biệt là với các quy định của pháp luật về thuế và tài chính. Ngoài ra nó còn là cơ sở lập báo cáo tài chính, phục vụ công tác quản lý tài chính. Đồng thời hỗ trợ ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp.

Như thế nào là hóa đơn không hợp lệ theo quy định?

Yếu tố tiếp theo trong quy trình hạch toán hóa đơn không hợp lệ là nắm rõ thế nào là hóa đơn không hợp lệ. Việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến rủi ro về thuế. Thậm chí bị loại trừ khỏi chi phí hợp lý hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính. Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, một hóa đơn được coi là hợp lệ khi tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc về nội dung, hình thức và thời điểm phát hành. Cụ thể như sau:

Nguyên tắc 1: Nội dung trên hóa đơn phải đúng quy định

Hóa đơn cần phản ánh chính xác nội dung kinh tế phát sinh và đảm bảo các tiêu chí sau:

• Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh chính xác bản chất giao dịch. Đó là giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn phải được lập chính xác ngay từ đầu. Nếu có sai sót phải xử lý theo quy định (lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh).
• Mực viết phải rõ ràng, không được dùng mực đỏ, mực dễ phai hoặc bút chì. Thông qua đó đảm bảo tính lâu dài trong lưu trữ chứng từ.
• Một số hóa đơn có sai lệch giữa các liên (liên giao khách hàng và liên lưu tại doanh nghiệp). Lúc này hóa đơn sẽ bị coi là không hợp lệ.

Nguyên tắc 2: đảm bảo đầy đủ các tiêu thức bắt buộc

Hóa đơn hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn phải trùng khớp với thời điểm giao dịch.
• Có đầy đủ họ tên, tên doanh nghiệp, địa chỉ bên bán. Ngoài ra là mã số thuế, số tài khoản thanh toán (nếu có).
• Có đầy đủ họ tên, tên doanh nghiệp, địa chỉ bên mua. Ngoài ra là mã số thuế số tài khoản thanh toán (nếu có).
• Có thông tin phương thức thanh toán. Ví dụ như tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, doanh nghiệp cần ghi rõ số tài khoản. Đồng thời đảm bảo có chứng từ thanh toán hợp lệ. Từ đó được khấu trừ thuế GTGT. Việc này áp dụng với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Ghi chi tiết, rõ ràng tên hàng hóa, dịch vụ
• Số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.
• Ghi đúng theo quy định mức thuế suất GTGT(0%, 5%, 10% hoặc không chịu thuế).
• Tổng số tiền thanh toán (bằng số và bằng chữ).
• Có đầy đủ chữ ký của người mua và người bán.
• Đối với hóa đơn giấy, phải có dấu tròn của công ty bên bán
• Nếu không có chữ ký giám đốc, cần có giấy ủy quyền. Ngoài ra là dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký của người được ủy quyền.

Nguyên tắc 3: Hóa đơn phải xuất đúng thời điểm

• Đối với hàng hóa: Hóa đơn phải được xuất vào thời điểm chuyển giao. Tại đây doanh nghiệp phải đảm bảo đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu. Hoặc là chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua.
• Đối với dịch vụ: Hóa đơn phải được xuất tại thời điểm hoàn thành dịch vụ. Hoặc khi thu tiền trước (nếu là dịch vụ thu tiền trước nhiều lần).
• Đối với doanh nghiệp xuất khẩu: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm thực hiện thủ tục hải quan.

Quy trình hạch toán hóa đơn không hợp lệ cho từng trường hợp

Hạch toán các loại hóa đơn mua hàng không hợp lệ

Hóa đơn đầu vào không hợp lệ sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Do đó, giá trị thuế GTGT đã kê khai cần được điều chỉnh. Cụ thể cần hạch toán hóa đơn không hợp lệ cho trường hợp mua hàng như sau:

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (đối với chi phí quản lý chung)
• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (đối với chi phí sản xuất chưa hoàn thành)
• Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (giá trị thuế GTGT không được khấu trừ)

Một số trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán hóa đơn. Tuy nhiên sau đó hóa đơn bị loại khỏi hồ sơ kế toán. Lúc này cần ghi nhận số tiền phải thu lại từ người bán. Hoặc điều chỉnh công nợ phải trả. Lúc này cần hạch toán như sau:

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (nếu yêu cầu người bán hoàn lại số tiền đã thanh toán)
• Nợ TK 331 – Phải trả người bán (nếu chưa thanh toán nhưng cần điều chỉnh công nợ)
• Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Hoặc TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (giá trị hàng hóa/dịch vụ bị loại)

Hạch toán các loại hóa đơn bán hàng không hợp lệ

Một số hóa đơn bán hàng không hợp lệ và bị loại khỏi hệ thống kế toán. Lúc này doanh nghiệp cần điều chỉnh lại doanh thu và thuế GTGT đã kê khai. Khi đó quy trình hạch toán hóa đơn không hợp lệ cho hóa đơn bán hàng như sau

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá trị hàng hóa/dịch vụ bị loại)
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT đã kê khai nhưng không hợp lệ)

Một số doanh nghiệp đã kê khai thuế GTGT nhưng sau đó hóa đơn bị loại. Lúc này cần thực hiện điều chỉnh cả doanh thu và thuế GTGT tương ứng. Cụ thể khi này doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán như sau:

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (giá trị thuế GTGT đã kê khai cần điều chỉnh)
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá trị doanh thu bị loại)
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT đã kê khai)
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng (giá trị đã thu từ khách hàng)

Hạch toán hóa đơn chi phí văn phòng, điện, nước bị loại

Một số hóa đơn liên quan đến chi phí văn phòng, điện, nước sẽ bị loại. Đó là những hóa đơn không hợp lệ ảnh hưởng đến số thuế GTGT được khấu trừ. Cùng với đó là tác động xấu chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi này doanh nghiệp thực hiện hạch toán hóa đơn không hợp lệ cho các hóa đơn chi phí văn phòng như sau:

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (giá trị hóa đơn bị loại)
• Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT đã kê khai nhưng không đủ điều kiện khấu trừ)

Hạch toán hóa đơn lãi vay, chi phí tài chính không hợp lệ

Một số chi phí lãi vay hoặc các khoản chi phí tài chính khác bị loại khỏi báo cáo thuế. Điều này là do không đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định hiện hành. Lúc này doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm chi phí tài chính và thuế GTGT tương ứng. Tại đây doanh nghiệp thực hiện hạch toán hóa đơn không hợp lệ như sau:

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (giá trị chi phí tài chính bị loại).
• Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT đã kê khai nhưng không đủ điều kiện khấu trừ).

Hạch toán hóa đơn chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bị loại

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoặc công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất nếu bị loại khỏi chi phí hợp lệ thì cần điều chỉnh lại tài khoản kế toán tương ứng. Tại đây doanh nghiệp thực hiện hạch toán hóa đơn không hợp lệ như sau:

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Áp dụng dành cho nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất.
• Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công. Áp dụng dành cho chi phí cho máy móc, thiết bị thi công.
• Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT bị loại).

Hạch toán hóa đơn mua sắm tài sản cố định không hợp lệ

Một số hóa đơn mua sắm tài sản cố định bị loại do không hợp lệ. Khi này doanh nghiệp cần điều chỉnh lại tài sản ghi nhận và thuế GTGT đã kê khai. Cụ thể doanh nghiệp thực hiện hạch toán hóa đơn không hợp lệ cho hóa đơn mua tài sản cố định như sau:

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (giá trị tài sản cố định bị loại).
• Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT đã kê khai nhưng không hợp lệ).

Hạch toán các loại hóa đơn chi phí tiếp thị, quảng cáo bị loại

Các khoản chi phí quảng cáo, tiếp thị nếu bị cơ quan thuế loại trừ khỏi chi phí hợp lệ. Lúc này doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm chi phí bán hàng. Đồng thời giảm mức thuế GTGT tương ứng. Tại đây doanh nghiệp thực hiện hạch toán hóa đơn không hợp lệ như sau:

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (giá trị chi phí quảng cáo, tiếp thị bị loại).
• Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT đã kê khai nhưng không hợp lệ).

Xem thêm:

• Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn xử lý chi phí thế nào?
• Các mẫu hóa đơn bán hàng online theo quy định hiện nay

Trên đây là quy trình hạch toán hóa đơn không hợp lệ và bị loại theo quy định. Cùng với đó là các điều kiện cần thiết để một hóa đơn được coi là hợp lệ. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS