Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, việc quản lý tài chính luôn là một trong những thách thức lớn nhất. Vị trí kế toán nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo mọi hoạt động tài chính được ghi nhận đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy định. Bài viết của Kế Toán ATS sẽ phân tích chi tiết về công việc kế toán nội bộ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vị trí quan trọng này.
Kế toán nội bộ là gì?
Kế toán nội bộ (hay còn gọi là kế toán quản trị) là người thực hiện các công việc kế toán trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp. Họ đảm nhận trách nhiệm ghi chép, lưu trữ, lập chứng từ, kiểm tra và theo dõi các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp từ khi phát sinh đến khi kết thúc.
Cụ thể hơn, kế toán nội bộ còn xử lý số liệu từ các vấn đề phát sinh khi không có chứng từ hoặc hóa đơn, giúp tính toán lãi lỗ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, họ cung cấp thông tin quan trọng để hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Vai trò chính của kế toán nội bộ bao gồm:
- Cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời
- Đảm bảo ghi nhận đầy đủ các giao dịch tài chính
- Phân tích dữ liệu và đề xuất giải pháp giảm thiểu rủi ro
- Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về kế toán
- Quản lý ngân sách hiệu quả
Mô tả công việc kế toán nội bộ chi tiết và đầy đủ nhất
Công việc chung của kế toán nội bộ
Mặc dù công việc kế toán nội bộ có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, nhưng nhìn chung công việc kế toán nội bộ tập trung vào những nhiệm vụ sau:
- Lập và kiểm tra chứng từ: Tạo lập các chứng từ kế toán dựa trên thông tin từ các bộ phận khác, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, rõ ràng, chính xác của chứng từ và luân chuyển theo quy trình.
- Hạch toán nghiệp vụ: Ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, đảm bảo hạch toán đúng tài khoản và phương thức.
- Quản lý chứng từ: Lưu trữ và sắp xếp các chứng từ nội bộ một cách khoa học, an toàn để đảm bảo tính toàn vẹn thông tin.
- Phối hợp nội bộ: Làm việc với các kế toán viên khác và các bộ phận khác để thực hiện nhiệm vụ theo chỉ thị của cấp trên.
- Lập báo cáo: Thực hiện các báo cáo định kỳ (hàng tuần, tháng, quý) hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
- Phân tích số liệu: Thống kê và phân tích các số liệu thực tế về hoạt động sản xuất, kinh doanh để hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định.
Phân loại công việc kế toán nội bộ theo vị trí
Tại các doanh nghiệp lớn, công việc kế toán nội bộ thường được phân chia thành nhiều mảng khác nhau nhằm tối ưu hóa hiệu quả làm việc:
Kế toán thu chi
Đảm nhận vai trò thủ quỹ, quản lý quỹ tiền mặt, ghi chép đầy đủ các giao dịch thu chi và số dư quỹ. Công việc bao gồm:
- Tạo lập hóa đơn cho các giao dịch thu chi
- Quản lý quỹ tiền mặt chặt chẽ
- Xử lý các khoản chi liên quan đến nhân viên và cán bộ
Kế toán kho
Chịu trách nhiệm lập chứng từ và ghi chép hàng hóa xuất nhập kho, bao gồm:
- Theo dõi và quản lý luồng hàng qua kho
- Áp dụng công cụ giám sát hàng hóa
- Lập báo cáo tình hình xuất nhập tồn kho
Kế toán ngân hàng
Quản lý các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp:
- Lập ủy nhiệm chi, séc nạp-rút tiền
- Ghi chép giao dịch vào sổ kế toán
- Đối chiếu số liệu giữa sổ phụ và bút toán
Kế toán bán hàng
Quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng, bao gồm:
- Nhập dữ liệu giao dịch mua bán vào phần mềm
- Quản lý hóa đơn và chính sách chiết khấu
- Tổng hợp doanh thu và đối chiếu số liệu
Kế toán thanh toán
Xử lý các khoản tạm ứng và thanh toán:
- Lập chứng từ tạm ứng, đề xuất, thanh toán
- Đối chiếu công nợ và lập sổ theo dõi thanh toán
Kế toán tiền lương
Quản lý lương và chế độ nhân sự:
- Tính toán và thanh toán lương
- Quản lý danh sách hợp đồng lao động
- Theo dõi các chế độ bảo hiểm
Kế toán công nợ
Quản lý và theo dõi các khoản nợ:
- Lên kế hoạch thu hồi và giãn nợ
- Giám sát tình trạng thanh toán
- Lập báo cáo công nợ chi tiết
Kế toán tổng hợp
Phân tích và tổng hợp thông tin tài chính:
- Quản lý và phân tích chứng từ
- Cập nhật thông tin tài chính hàng ngày
- Lập báo cáo tài chính và tư vấn cho ban lãnh đạo
Kế toán trưởng
Người đứng đầu bộ phận kế toán:
- Quản lý và giám sát công việc của kế toán viên
- Kiểm tra tính chính xác của báo cáo tài chính
- Tham mưu chiến lược tài chính cho ban lãnh đạo
Các nghiệp vụ kế toán nội bộ
Các nghiệp vụ kế toán nội bộ thường xoay quanh việc ghi nhận và quản lý các hoạt động tài chính. Dưới đây là một số nghiệp vụ phổ biến:
- Nghiệp vụ thu chi: Ghi nhận và quản lý các khoản thu-chi hàng ngày từ hoạt động kinh doanh.
- Nghiệp vụ quản lý tiền mặt/tiền gửi: Theo dõi quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng và thực hiện các giao dịch thanh toán.
- Nghiệp vụ quản lý kho: Theo dõi xuất nhập hàng hóa, kiểm kê và lập báo cáo tồn kho.
- Nghiệp vụ mua hàng/công nợ phải trả: Ghi nhận giao dịch mua hàng và quản lý thanh toán.
- Nghiệp vụ bán hàng/công nợ phải thu: Ghi nhận doanh thu và quản lý thu tiền.
- Nghiệp vụ tính lương: Tính toán lương, thưởng và các khoản phụ cấp.
- Nghiệp vụ tài sản cố định: Theo dõi khấu hao và quản lý tài sản.
- Nghiệp vụ báo cáo tài chính: Lập các báo cáo tài chính định kỳ.
Kế toán nội bộ khác gì kế toán tổng hợp?
Mặc dù có nhiều điểm tương đồng, kế toán nội bộ và kế toán tổng hợp có những điểm khác biệt cơ bản sau:
| Tiêu chí | Kế toán nội bộ | Kế toán tổng hợp |
| Mục đích | Phục vụ chủ yếu cho quản lý nội bộ doanh nghiệp | Lập báo cáo tài chính tổng quát cho bên ngoài |
| Vai trò trong hệ thống kế toán | Hỗ trợ kiểm soát nội bộ, theo dõi chi tiết từng bộ phận, dự án, hoạt động cụ thể | Ghi nhận, phân loại và tổng hợp thông tin tài chính để tạo nên bức tranh tổng thể của doanh nghiệp |
| Phạm vi thông tin | Chi tiết hơn, theo yêu cầu nội bộ (bộ phận, sản phẩm, dự án…) | Tổng quát, phản ánh toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp |
Kế toán tổng hợp thường tập trung vào việc ghi nhận, phân loại và tổng hợp thông tin tài chính dựa trên các chứng từ từ kế toán nội bộ để tạo ra bức tranh tổng thể về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Yêu cầu về công việc của kế toán nội bộ
Để thực hiện tốt công việc kế toán nội bộ, các ứng viên cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Kiến thức chuyên môn: Nắm vững nghiệp vụ kế toán và các quy định pháp luật liên quan.
- Kỹ năng tính toán: Khả năng xử lý số liệu nhanh chóng, chính xác để đảm bảo báo cáo kịp thời.
- Thành thạo tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử.
- Tính trung thực: Đảm bảo tính chính xác trong ghi chép và bảo mật thông tin doanh nghiệp.
- Kỹ năng giao tiếp: Khả năng phối hợp với các phòng ban và giao tiếp hiệu quả với lãnh đạo.
- Tính tỉ mỉ: Chú ý đến từng chi tiết nhỏ để tránh sai sót trong công việc.
- Khả năng quản lý thời gian: Sắp xếp công việc hợp lý để đáp ứng các deadline báo cáo.
Mức lương của kế toán nội bộ là bao nhiêu?
Mức lương của kế toán nội bộ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, vị trí địa lý, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn. Tuy nhiên, có thể tham khảo mức lương trung bình như sau:
- Kế toán mới ra trường: Từ 5 triệu đồng/tháng
- Kế toán có 1-3 năm kinh nghiệm: 7-15 triệu đồng/tháng
- Kế toán có 3-5 năm kinh nghiệm: 15-25 triệu đồng/tháng
- Kế toán có trên 5 năm kinh nghiệm: Có thể lên đến 30 triệu đồng/tháng
Để nâng cao thu nhập, kế toán nội bộ có thể theo đuổi các chứng chỉ nghề nghiệp quốc tế (như CMA) hoặc phát triển lên các vị trí quản lý như kế toán trưởng hoặc chuyên viên kế toán cao cấp.
Quy trình quản lý kế toán nội bộ trong doanh nghiệp
Quy trình kế toán nội bộ trong doanh nghiệp thường bao gồm các bước như sau:
- Thu thập dữ liệu: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các bộ phận (mua hàng, bán hàng, sản xuất…).
- Phân loại và xử lý thông tin: Phân loại theo từng bộ phận, sản phẩm, dự án để phục vụ phân tích nội bộ.
- Tổng hợp và phân tích: Tạo các báo cáo chi tiết, đánh giá hiệu quả hoạt động từng phần.
- Báo cáo cho ban lãnh đạo: Báo cáo theo ngày/tuần/tháng, phục vụ điều hành và ra quyết định nhanh chóng.
- Báo cáo cho chủ sở hữu và nhà đầu tư: Thể hiện kết quả kinh doanh, tình hình tài chính và tiềm năng tăng trưởng.
- Báo cáo cho cơ quan nhà nước: Chuyển đổi thành báo cáo tài chính phù hợp chuẩn mực, đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Thách thức và khó khăn khi làm kế toán nội bộ
Kế toán nội bộ phải đối mặt với nhiều thách thức trong công việc hàng ngày:
- Thiếu thông tin: Kế toán nội bộ phụ thuộc vào dữ liệu từ các bộ phận khác như mua hàng, bán hàng, kho, nhân sự… Tuy nhiên, không phải lúc nào các bộ phận này cũng cung cấp đủ và đúng hạn. Giải pháp là xây quy trình phối hợp liên phòng ban, áp dụng phần mềm ERP để đồng bộ dữ liệu.
- Áp lực deadline: Kế toán nội bộ thường phải hoàn thành báo cáo nhanh (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) để phục vụ ban lãnh đạo. Vì vậy, hãy lên kế hoạch công việc khoa học, sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ tự động hóa, phân công rõ ràng trong team kế toán.
- Thay đổi chính sách: Luật kế toán, thuế, bảo hiểm… thường xuyên được cập nhật, thay đổi.
- Xử lý lỗi: Phát hiện và sửa chữa các sai sót trong hạch toán kế toán. Nếu không cập nhật kịp thời, dễ mắc lỗi sai, ảnh hưởng đến tính hợp pháp của báo cáo.
- Bảo mật thông tin: Dữ liệu kế toán chứa thông tin nhạy cảm như lợi nhuận, lương thưởng, chi phí nội bộ… Nếu rò rỉ ra ngoài có thể ảnh hưởng đến uy tín, lợi thế cạnh tranh hoặc thậm chí gây rủi ro pháp lý.
- Cân bằng giữa tuân thủ và hiệu quả: Kế toán phải đảm bảo mọi nghiệp vụ đúng quy định pháp luật nhưng vẫn cần linh hoạt để hỗ trợ mục tiêu kinh doanh. Mâu thuẫn giữa tính “chuẩn chỉ” của kế toán và sự “thực tế” trong hoạt động điều hành doanh nghiệp. Giải pháp là hãy cơ chế phối hợp giữa phòng tài chính-kế toán và ban điều hành, xây dựng hệ thống kế toán vừa đảm bảo tính pháp lý vừa linh hoạt trong trình bày thông tin.
Xem thêm:
Công việc kế toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động tài chính của doanh nghiệp diễn ra một cách trật tự và hiệu quả. Để vận hành hiệu quả hệ thống kế toán nội bộ, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chặt chẽ, tuyển dụng nhân sự có chuyên môn phù hợp và cung cấp các công cụ, phần mềm hỗ trợ công việc. Nếu vẫn gặp khó khăn với quy trình quản lý kế toán, hãy tham khảo dịch vụ kế toán của Công ty Kế toán ATS nhé!
