Kinh nghiệm giải trình thuế chi tiết cho doanh nghiệp

Khi quyết toán thuế, một số doanh nghiệp có sự bất thường về số liệu hóa đơn và thuế. Lúc này, doanh nghiệp sẽ bị các cơ quan chức năng yêu cầu thanh tra và giải trình. Thông qua đó đưa ra lý do cụ thể về những số liệu xuất hiện khi quyết toán. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể chưa quen với việc giải trình nên bối rối dẫn đến xử phạt. Trong bài viết này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết những kinh nghiệm giải trình thuế cần có cho doanh nghiệp. Cùng với đó là nguyên tắc khi quyết toán thuế sao cho đúng quy định

Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện giải trình thuế

Trước khi tìm hiểu kinh nghiệm giải trình thuế thì cần biết rõ các trường hợp cần giải trình thuế. Theo khoản 1, Điều 37, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải trình cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày. Thời gian tính kể từ khi nhận được Thông báo vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Thông báo này do cơ quan thuế ban hành. Các trường hợp yêu cầu giải trình bao gồm:

• Không nộp đủ số thuế phải đóng theo quy định.
• Nộp thuế trễ hạn so với thời gian quy định.
• Khai báo sai số tiền thuế phải nộp.
• Thiếu sót trong kê khai nghĩa vụ thuế.
• Cung cấp thông tin không chính xác trên tờ khai thuế.
• Không đầy đủ các nội dung bắt buộc trong tờ khai thuế.
• Sử dụng hóa đơn do bên thứ ba in trái quy định.
• Sử dụng hóa đơn đã bị hủy.
• Hóa đơn không đáp ứng đủ các yêu cầu về nội dung theo quy định.
• Dùng hóa đơn để ghi nhận sai lệch về doanh thu, chi phí.
• Không thực hiện đăng ký thuế theo quy định.
• Không kê khai hoặc chậm kê khai thuế theo thời hạn quy định.
• Không thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định pháp luật.
• Không lập và lưu trữ sổ sách kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán.
• Không hợp tác với cơ quan thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
• Dùng hóa đơn không đúng với mục đích đã đăng ký.
• Sử dụng hóa đơn sai đối tượng.
• Xuất hóa đơn ngoài thời gian cho phép.
• In hóa đơn không đúng mẫu, không đúng số lượng được cấp phép.
• Nội dung hóa đơn không đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định.
• Xuất hóa đơn sai đối tượng hoặc sai thời điểm theo quy định pháp luật.
• Không lập và lưu trữ sổ sách quản lý hóa đơn theo quy định.
• Không kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc sử dụng hóa đơn.
• Không thực hiện nghĩa vụ kê khai, báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn.
• Mua, bán hóa đơn trái phép.
• Chuyển nhượng hóa đơn dưới hình thức cho, tặng trái quy định.
• Sử dụng hóa đơn giả hoặc hóa đơn đã bị thu hồi.

Thời gian tần suất đoàn thanh tra kiểm tra thuế đến doanh nghiệp

Theo Điều 110 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, cơ quan thuế có quyền thực hiện kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế trong một số trường hợp cụ thể. Mục đích của kiểm tra thuế là nhằm đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định. Bao gồm quy định pháp luật về kê khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Kiểm tra thuế thường được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất. Thông thường là khi cơ quan thuế phát hiện dấu hiệu vi phạm hoặc nghi vấn về rủi ro thuế. Việc kiểm tra này có thể diễn ra ngay tại cơ quan thuế hoặc tại trụ sở doanh nghiệp. Đồng thời không cần thông báo trước.

Theo quy định, hầu hết các doanh nghiệp chỉ bị thanh tra thuế không quá một lần trong một năm. Ngoại trừ trường hợp có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng hoặc nằm trong diện giám sát đặc biệt. Các doanh nghiệp được lựa chọn để thanh tra thường theo kế hoạch hàng nă. Hoặc theo chuyên đề do cơ quan thuế lập ra.

Khoản 1, Điều 107 của Luật Quản lý thuế quy định rằng công tác kiểm tra, thanh tra thuế phải đảm bảo:

• Áp dụng nguyên tắc quản lý rủi ro: Việc thanh tra, kiểm tra được lựa chọn kỹ càng. Tất cả dựa trên hệ thống đánh giá mức độ rủi ro thuế của từng doanh nghiệp.
• Ứng dụng công nghệ thông tin: Các phần mềm quản lý rủi ro của cơ quan thuế được sử dụng. Thông qua đó phân tích dữ liệu doanh nghiệp, từ đó xác định đối tượng cần thanh tra.

Thông thường, vào cuối năm, các chi cục thuế và cục thuế sẽ lập danh sách các doanh nghiệp cần thanh tra, quyết toán thuế cho năm tiếp theo. Danh sách này bao gồm:

• Doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng hoặc có nguy cơ bỏ trốn.
• Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế. Chẳng hạn như có sự chênh lệch lớn giữa số liệu. Bao gồm doanh thu, chi phí và lợi nhuận khai báo.
• Doanh nghiệp quy mô lớn, vừa và nhỏ. Tất cả tùy theo mức độ rủi ro phát hiện qua hệ thống đánh giá.
• Doanh nghiệp siêu nhỏ, trong trường hợp có dấu hiệu bất thường. Bao gồm bất thường về giao dịch tài chính hoặc kê khai thuế.

Kinh nghiệm giải trình thuế chi tiết dành cho doanh nghiệp

Kinh nghiệm sắp xếp và giải trình chứng từ gốc

Kinh nghiệm giải trình thuế đầu tiên cần nắm rõ là sắp xếp và giai trình chứng từ gốc. Mỗi tháng, chứng từ được lưu trữ thành một tập riêng biệt. Đồng thời có bìa và ghi rõ thời gian để thuận tiện tra cứu. Chứng từ gốc phải được sắp xếp theo trình tự thời gian tương ứng. Thời gian này xác định theo bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế. Việc này giúp kế toán dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Cụ thể:

• Chứng từ gốc được sắp xếp theo từng tháng. Sắp xếp theo thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính.
• Hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra cần được kẹp chung với tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
• Phân loại chứng từ:
  • Hóa đơn bán ra: Kẹp kèm phiếu thu (nếu có giao dịch thu tiền ngay). Ngoài ra là phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
  • Hóa đơn mua vào: Kẹp kèm phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán. Ngoài ra là hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
  • Bán hàng trả chậm hoặc ghi nợ: Kẹp kèm phiếu kế toán (phiếu hạch toán). Ngoài ra là  phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
  • Chữ ký xác nhận: Tất cả chứng từ phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định. Bao gồm người lập, kế toán trưởng, giám đốc…

Kinh nghiệm sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

Một trong những điều tiếp theo trong kinh nghiệm giải trình thuế đó là sắp xếp báo cáo. Tất cả báo cáo thuế phải được lưu trữ theo từng năm. Đồng thời đi kèm với chứng từ của năm đó để đảm bảo tính đồng bộ. Các loại báo cáo thường kỳ bao gồm:

Báo cáo thuế hàng tháng:

• Tờ khai thuế GTGT hàng tháng
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Báo cáo thuế theo kỳ (quý):

• Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính.
• Báo cáo thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Báo cáo thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
• Báo cáo xuất nhập khẩu (nếu có hoạt động liên quan).
• Báo cáo thuế môn bài.

Báo cáo tài chính và quyết toán thuế hàng năm:

• Báo cáo tài chính năm.
• Quyết toán thuế TNDN.
• Quyết toán thuế TNCN.
• Hồ sơ hoàn thuế (nếu có).

Chuẩn bị sổ sách theo hình thức nhật ký chung

Kinh nghiệm giải trình thuế tiếp theo cho doanh nghiệp là chuẩn bị sổ sách như thế nào. Toàn bộ chứng từ, sổ sách kế toán sau khi nhập vào hệ thống phải được in ra. Đồng thời ký đầy đủ theo chức danh quy định để đảm bảo tính pháp lý. Hệ thống sổ sách kế toán cần được in và lưu trữ đầy đủ theo quy định pháp luật. Trong đó bao gồm các loại sổ sách sau

• Sổ nhật ký chung.
• Sổ nhật ký bán hàng.
• Sổ nhật ký mua hàng.
• Sổ nhật ký thu tiền.
• Sổ nhật ký chi tiền.
• Sổ chi tiết công nợ phải thu của khách hàng.
• Sổ chi tiết công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
• Biên bản xác nhận công nợ cuối năm (nếu có).
• Sổ quỹ tiền mặt.
• Sổ chi tiết tài khoản ngân hàng.
• Sổ cái tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Các tài khoản theo hệ thống kế toán áp dụng (Quyết định 48 hoặc 15). Trong đó bao gồm:
  • Tài khoản tiền mặt, tiền gửi: 111, 112.
  • Tài khoản hàng tồn kho: 152, 153.
  • Tài khoản tài sản cố định: 211, 214.
  • Tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh: 621, 622.
  • Tài khoản kết quả kinh doanh: 911.
• Sổ tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản cố định.
• Sổ tổng hợp tình hình tăng giảm công cụ, dụng cụ.
• Sổ khấu hao tài sản cố định.
• Sổ khấu hao công cụ, dụng cụ.
• Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư.
• Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn theo từng kho

Sắp xếp tối ưu các loại hợp đồng kinh tế

Hợp đồng kinh tế cũng là yếu tố quan trọng trong kinh nghiệm giải trình thuế. Tại đây, tất cả các hợp đồng kinh tế cần được lưu trữ đầy đủ. Đồng thời sắp xếp theo từng loại và theo trình tự thời gian. Thông qua đó thuận tiện trong tra cứu và đối chiếu. Cụ thể doanh nghiệp cần nhớ

• Lưu trữ hợp đồng theo thứ tự thời gian từ cũ đến mới trong năm tài chính.
• Đối với mỗi hợp đồng, cần kiểm tra và kèm theo đầy đủ các giấy tờ liên quan. Trong đó bao gồm biên bản nghiệm thu (nếu có). Hoặc biên bản thanh lý hợp đồng (nếu đã hoàn thành). Ngoài ra là các tài liệu bổ sung khác theo yêu cầu hợp đồng.
• Lưu trữ đầy đủ hợp đồng lao động theo từng nhân sự. Có đầy đủ chữ ký của cả hai bên.
• Lưu trữ bảng lương hàng tháng. Có xác nhận chữ ký đầy đủ của nhân viên và người có thẩm quyền phê duyệt.
• Lưu trữ quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác. Ngoài ra là quyết định điều chỉnh mức lương nhân viên.

Kinh nghiệm giải trình hồ sơ pháp lý về thuế

Một hồ sơ pháp lý gọn gàng và đúng chuẩn là yếu tố tiếp theo trong kinh nghiệm giải trình thuế. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp cần được chuẩn bị và lưu trữ một cách hệ thống. Tất cả đảm bảo đầy đủ cả bản gốc và bản sao công chứng theo quy định. Trong đó bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc và bản sao công chứng).
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Điều lệ công ty và các quyết định bổ nhiệm nhân sự chủ chốt.
• Công văn giải trình thuế.
• Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế.
• Công văn về quyết toán thuế và hoàn thuế (nếu có).

Kiểm tra đối chiếu chi tiết thông tin

Điều quan trọng nhất trong kinh nghiệm giải trình thuế là đảm bảo số liệu đúng chuẩn. Công tác kiểm tra kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác. Cùng với đó là sự minh bạch của dữ liệu tài chính. Kế toán viên cần thực hiện các bước sau:

• Đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái) để đảm bảo số liệu khớp nhau.
• So sánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh với sổ định khoản. Đảm bảo các giao dịch được ghi nhận đúng nguyên tắc kế toán.
• Đối chiếu công nợ khách hàng, đảm bảo các khoản phải thu được ghi nhận chính xác.
• Kiểm tra công nợ phải trả nhà cung cấp. Xác minh số dư cuối kỳ có khớp với các biên bản xác nhận công nợ.
• So sánh dữ liệu nhập trên phần mềm kế toán với bảng kê khai thuế
• Đảm bảo hóa đơn đầu vào và đầu ra được kê khai đầy đủ, chính xác.
• Đảm bảo cân đối thuế GTGT giữa đầu vào và đầu ra.
• Bảng lương đầy đủ chữ ký xác nhận của nhân viên và người duyệt.
• Số liệu trên sổ cái tài khoản 334 (Phải trả người lao động) khớp với bảng lương.
• Hồ sơ nhân viên đầy đủ, bao gồm hợp đồng lao động, quyết định điều chỉnh lương (nếu có).
• Tất cả chứng từ, hợp đồng, bảng lương… phải có đầy đủ chữ ký theo đúng thẩm quyền quy định.
• Đảm bảo các chứng từ không bị thiếu, sai sót hoặc có dấu hiệu giả mạo.

Kinh nghiệm nắm rõ các công việc giải trình thuế

Sau khi nắm được các kinh nghiệm giải trình thuế thì doanh nghiệp cần nắm rõ các công việc phục vụ giải trình thuế. Trong quá trình thực hiện công tác kế toán, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế. Các nhiệm vụ chính bao gồm:

• Rà soát chứng từ kế toán để đảm bảo đầy đủ, hợp lệ theo quy định của Luật Kế toán.
• Kiểm tra sự liên kết giữa các chứng từ để đảm bảo tính chính xác.
• Kiểm tra tính chính xác của các bút toán kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
• Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán chi tiết và sổ cái.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, đầu ra theo quy định của Luật Thuế GTGT.
• Đối chiếu số liệu giữa hóa đơn, sổ kế toán và bảng kê khai thuế GTGT.
• Rà soát các khoản doanh thu, chi phí để xác định chính xác thu nhập chịu thuế.
• Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN.
• Đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo quyết toán thuế TNDN.
• Kiểm tra bảng lương, hợp đồng lao động và các khoản thu nhập chịu thuế.
• Đối chiếu số thuế TNCN đã khấu trừ với số thuế phải nộp theo quy định.
• Rà soát số liệu trên báo cáo tài chính để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Kiểm tra tính nhất quán giữa số liệu trên báo cáo tài chính và sổ sách kế toán.
• Phát hiện và điều chỉnh sai sót trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho…
• Kiểm tra và điều chỉnh bút toán chưa phù hợp quy định pháp luật về kế toán và thuế.
• Rà soát và điều chỉnh sổ sách kế toán để đảm bảo tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán.
• Cập nhật lại báo cáo thuế theo quy định mới nếu có sự thay đổi chính sách thuế.
• Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kê khai thuế và sổ sách kế toán.
• Điều chỉnh và nộp lại tờ khai thuế khi phát hiện sai sót hoặc sai lệch.
• Giải trình với cơ quan thuế về các điều chỉnh phát sinh.
• Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đầy đủ khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra thuế.
• Giải trình các vấn đề liên quan kê khai thuế, quyết toán thuế theo yêu cầu cơ quan thuế.
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hoàn thành nghĩa vụ thuế theo đúng quy định pháp luật.

Những nguyên tắc cần nắm rõ khi doanh nghiệp quyết toán thuế

Vừa rồi chúng ta đã biết được các kinh nghiệm giải trình thuế cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đảm bảo hiệu quả và sự chính xác khi quyết toán thuế. Tại đây, doanh nghiệp cần nắm rõ những nguyên tắc sau khi quyết toán thuế

Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về thuế

Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ và chính xác các quy định pháp luật về thuế. Vì thế đơn vị cần nắm vững các quy định pháp luật liên quan đến thuế. Đồng thời duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với cơ quan thuế. Tất cả phải đảm bảo trong suốt quá trình thực hiện công tác quản lý thuế. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về luật thuế. Đồng thời thực hiện nghiêm ngặt các quy định về khai báo thuế, nộp thuế.

Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện việc kê khai thuế một cách chính xác, đầy đủ. Đồng thời nộp hồ sơ thuế đúng hạn quy định. Việc tuân thủ này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các vấn đề pháp lý liên quan. Thông qua đó giảm thiểu khả năng bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Từ đó tạo sự minh bạch và ổn định trong hoạt động kinh doanh.

Duy trì sổ sách kế toán chính xác và minh bạch

Một trong những yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp là sổ sách kế toán minh bạch. Tại đây cần phải duy trì hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác và minh bạch. Mọi giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ phải được ghi chép trung thực, rõ ràng và đi kèm với đầy đủ chứng từ hợp lệ.

Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động tài chính. Nó còn góp phần giảm thiểu rủi ro bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Các sai sót hay bất thường trong sổ sách kế toán có thể dẫn đến nghi ngờ. Thậm chí doanh nghiệp sẽ bị yêu cầu giải thích từ cơ quan thuế. Điều này làm ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.

Kiểm tra và đối chiếu số liệu thường xuyên

Để giảm thiểu rủi ro phát sinh các sai sót trong báo cáo tài chính và thuế, doanh nghiệp cần thực hiện việc kiểm tra, rà soát và đối chiếu số liệu kế toán một cách thường xuyên. Việc này giúp phát hiện kịp thời những sai sót hoặc bất thường. Thông qua đó có thể điều chỉnh và khắc phục trước khi có sự kiểm tra từ cơ quan thuế. Một số doanh nghiệp không thực hiện công tác kiểm tra định kỳ. Lúc này có thể gặp phải tình trạng yêu cầu giải trình trong cuộc kiểm tra của cơ quan thuế. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và tài chính của công ty.

Lưu trữ sổ sách, hóa đơn, chứng từ một cách khoa học

Doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống lưu trữ khoa học và có tổ chức. Bao gồm sắp xếp hợp lý  các chứng từ kế toán, hóa đơn và tài liệu liên quan đến thuế. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và kiểm tra thông tin. Nó còn hỗ trợ cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ cho cơ quan thuế. Một hệ thống lưu trữ hợp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời giảm thiểu sai sót trong việc tra cứu tài liệu. Thông qua đó nâng cao hiệu quả công tác kiểm toán nội bộ. Cùng với đó đạt hiệu quả trong việc tương tác với các cơ quan thuế.

Thực hiện báo cáo và nộp thuế đúng hạn

Việc nộp các báo cáo thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn là yếu tố quan trọng. Đây là yếu tố không thể thiếu trong công tác quản lý thuế. Doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch và lịch trình cụ thể. Từ đó đảm bảo việc khai báo thuế và nộp thuế không bị bỏ sót hoặc chậm trễ. Việc thực hiện đúng hạn không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt do nộp thuế muộn. Nó còn tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch, tuân thủ pháp luật. Thông qua đó tránh việc cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Đồng thời bảo vệ uy tín và sự ổn định lâu dài cho doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Quy trình quản lý công nợ phải trả cho doanh nghiệp
• Hướng dẫn làm quyết toán thuế TNCN online chi tiết

Trên đây là các kinh nghiệm giải trình thuế theo quy định mà doanh nghiệp cần biết. Cùng với đó là những nguyên tắc cần nắm rõ để quyết toán thuế được chính xác và minh bạch. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS