Theo quy định thì hộ kinh doanh sẽ phải thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/7/2022. Đặc biệt khi, hộ kinh doanh hoạt động độc lập và phụ thuộc giao dịch mua bán hàng ngày. Việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp hộ kinh doanh nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi nhận giao dịch. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh chưa nắm rõ các loại hóa đơn điện tử. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể cho từng trường hợp trong bài viết này. Cùng với đó là lưu ý khi triển khai
Hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi tìm hiểu các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể thì cần biết hóa đơn điện tử là gì. Hóa đơn điện tử là loại chứng từ kế toán được lập, xử lý và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Hóa đơn này do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành. Tất cả bằng phương tiện điện tử theo quy định pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế. Hóa đơn điện tử có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Điều này sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể theo quy định.
Ngoài ra, rất nhiều hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống máy tính tiền. Chúng có chức năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế. Đây là hình thức hóa đơn hiện đại, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Cùng với đó là đảm bảo sự chính xác khi thực hiện kê khai và hạch toán kế toán. Đồng thời tăng cường tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh.
Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể gồm những thông tin nào?
Căn cứ Điều 6 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ, hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc, nhằm phục vụ cho việc kê khai, hạch toán kế toán, xác định nghĩa vụ thuế và đảm bảo giá trị pháp lý. Cụ thể, các thông tin cần phải có trên mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể bao gồm:
- Tên loại hóa đơn: Ví dụ, “Hóa đơn giá trị gia tăng”, “Hóa đơn bán hàng”.
- Ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn: Được đánh theo trình tự, liên tục, không trùng lặp.
- Người bán: Ghi rõ tên hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế.
- Người mua: Ghi tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Trường hợp người mua không có mã số thuế, vẫn cần ghi đầy đủ tên và địa chỉ. Thông qua đó xác minh giao dịch.
- Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền chưa có thuế GTGT.
- Thuế suất GTGT áp dụng cho từng mặt hàng (nếu là hóa đơn GTGT).
- Số tiền thuế GTGT tương ứng theo từng mức thuế suất.
- Tổng số tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế.
- Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của người bán (bắt buộc).
- Chữ ký điện tử của người mua (nếu có và theo thỏa thuận giữa hai bên).
- Thời điểm lập hóa đơn: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập.
- Mã xác thực của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, nếu có phát sinh trong giao dịch.
- Nội dung bổ sung khác liên quan đến điều kiện giao dịch. Hoặc yêu cầu của bên mua (nếu phù hợp với quy định pháp luật).
Các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể giá trị gia tăng (mẫu số 01)
Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể giá trị gia tăng là loại chứng từ kế toán được sử dụng bởi các hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Loại hóa đơn này được lập theo mẫu hiển thị số 01. Nó thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định pháp luật về thuế và kế toán. Hóa đơn này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu. Đồng thời xác định nghĩa vụ thuế và đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch kinh tế phát sinh.
Hóa đơn điện tử bán hàng dành cho hộ kinh doanh cá thể (mẫu số 02)
Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể bán hàng theo mẫu số 02 được áp dụng cho các hộ kinh doanh và cá nhân kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Đây là hình thức hóa đơn phản ánh doanh thu phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Trong đó bao gồm hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Tất cả phù hợp với đối tượng không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Việc lập hóa đơn cần tuân thủ định dạng mẫu theo quy định. Thông qua đó đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu phục vụ quản lý thuế.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử (mẫu số 03)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử là chứng từ được lập theo quy định. Mẫu phiếu này ghi nhận việc xuất kho hàng hóa đồng thời thực hiện vận chuyển nội bộ hoặc giao hàng cho khách hàng. Mẫu phiếu này được thiết kế theo mẫu số 03 và phải thể hiện rõ các thông tin chủ yếu. Ví dụ như nội dung hàng hóa xuất kho, địa điểm giao nhận, phương tiện vận chuyển. Ngoài ra là họ tên người vận chuyển cùng các yếu tố liên quan khác. Việc sử dụng mẫu phiếu này tuân theo quy định tại Điều 2 Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Thông qua đó đảm bảo minh bạch, kiểm soát tốt luồng hàng hóa. Đồng thời phục vụ công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan chức năng.
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù (mẫu số 04)
Đây là mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể áp dụng đối với các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mang tính chất đặc thù. Trong đó một số nội dung trên hóa đơn có thể được lược bỏ theo quy định. Việc lập hóa đơn đặc thù này căn cứ theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC. Hóa đơn này được thiết kế theo mẫu số 04. Nó áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt. Vì thế nó cần có hình thức hóa đơn linh hoạt hơn so với mẫu tiêu chuẩn.
Mẫu hóa đơn điện tử GTGT bằng ngoại tệ (mẫu số 05)
Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể giá trị gia tăng bằng ngoại tệ là loại hóa đơn được sử dụng bởi các tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực đặc thù có giao dịch bằng đơn vị tiền tệ nước ngoài. Mẫu hóa đơn này được lập theo mẫu hiển thị số 05. Vì thế phải tuân thủ các quy định về tỷ giá, cách ghi đơn giá, tổng tiền. Ngoài ra là thuế giá trị gia tăng bằng ngoại tệ theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Việc phát hành hóa đơn cần đồng bộ hệ thống kế toán và báo cáo tài chính đơn vị.
Những mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể theo ngành nghề
Mẫu hóa đơn điện tử áp dụng trong lĩnh vực y tế
Các hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực y tế có trách nhiệm sử dụng mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể theo đúng quy định của pháp luật. Thông qua đó đảm bảo tính hợp lệ và giá trị pháp lý trong các giao dịch kinh tế. Thị trường hiện nay tồn tại nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử kém. Vì thế họ không được kiểm soát chặt chẽ, tiềm ẩn rủi ro lớn về tính pháp lý.
Việc hóa đơn không tin cậy có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ. Tuwg đó gây ảnh hưởng đến công tác kế toán và nghĩa vụ thuế. Mẫu hóa đơn điện tử dành cho lĩnh vực y tế cần tuân thủ định dạng chuẩn. Cùng với đó là đầy đủ các thông tin theo quy định hiện hành. Ví dụ như thông tin người bán, người mua, tên dịch vụ khám chữa bệnh. Ngoài ra là đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng giá trị thanh toán… Từ đó đảm bảo công tác hạch toán, thanh quyết toán và lưu trữ chứng từ một cách hiệu quả.
Mẫu hóa đơn điện tử áp dụng trong lĩnh vực giáo dục
Trong bối cảnh chuyển đổi số, các tổ chức và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đang từng bước thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể. Thông qua đó tăng tính minh bạch, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Mẫu hóa đơn điện tử trong lĩnh vực giáo dục nhìn chung tương đồng về mặt cấu trúc. Đặc biệt khi so với với mẫu áp dụng trong lĩnh vực y tế.
Nội dung hóa đơn cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố bắt buộc theo quy định. Bao gồm loại hóa đơn, ký hiệu, mẫu số, số thứ tự, thông tin người bán và người mua. Ngoài ra là tên dịch vụ hoặc hàng hóa giáo dục đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền. Cùng với đó là mức thuế suất thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán. Việc tuân thủ đúng mẫu hóa đơn giúp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán. Đồng thời phục vụ tốt cho công tác quản lý thuế.
Mẫu hóa đơn điện tử áp dụng trong lĩnh vực vận tải
Đối với hộ kinh doanh hoạt động trong ngành vận tải, mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể không chỉ cần đáp ứng các thông tin cơ bản theo quy định mà còn phải thể hiện được các yếu tố đặc thù liên quan đến hoạt động chuyên chở.
Cụ thể, ngoài các thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán và người mua, dịch vụ cung cấp…, mẫu hóa đơn vận tải cần bổ sung các chi tiết như: tên phương tiện vận tải (tàu, xe…), quốc tịch phương tiện (nếu là tàu quốc tế), mã số vận đơn, thời gian đến và đi, chặng đường vận chuyển. Đặc biệt, trong lĩnh vực này có thể áp dụng nhiều mức thuế suất thuế giá trị gia tăng khác nhau cho từng loại dịch vụ vận chuyển, do đó hóa đơn cần được trình bày rõ ràng, chi tiết để đảm bảo tính chính xác khi kê khai thuế và lập báo cáo tài chính.
Những lưu ý về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể
Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Bạn nên ưu tiên sử dụng mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể từ các nhà cung cấp uy tín. Những nhà cung cấp này được Tổng cục Thuế cấp phép. Đồng thời có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế. Một số nền tảng phổ biến hiện nay bạn có thể tham khảo gồm EasyInvoice, VIN-HOADON. Chúng không chỉ hỗ trợ đầy đủ chức năng lập và xuất hóa đơn, mà còn:
- Tích hợp tính năng báo cáo doanh thu. Hỗ trợ kế toán hộ kinh doanh theo dõi tình hình tài chính.
- Đáp ứng quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm. Tất cả đảm bảo theo Luật Kế toán năm 2015.
- Cho phép sao lưu dữ liệu định kỳ. Thông qua đó đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin giao dịch.
Lưu ý khi xuất hóa đơn đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán
Theo quy định, hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán chỉ cần xuất hóa đơn khi có yêu cầu từ khách hàng. Việc đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn không chỉ phục vụ mục đích kê khai thuế. Nó còn là chứng từ pháp lý trong giao dịch dân sự. Tất cả được quy định tại Điều 116 Bộ luật Dân sự 2015. Tuy nhiên, hóa đơn vẫn phải tuân thủ đầy đủ các yếu tố pháp lý bắt buộc, bao gồm:
- Mã số thuế của hộ kinh doanh;
- Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ cung cấp. Bao gồm tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền;
- Chữ ký số hợp lệ của người bán trên hóa đơn điện tử.
Đảm bảo tính toàn vẹn và pháp lý của hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh cần thường xuyên kiểm tra định dạng hóa đơn, đặc biệt là file XML. Đây là định dạng gốc, duy nhất có giá trị pháp lý khi có tranh chấp hoặc kiểm tra từ cơ quan thuế. Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Thông tin trên hóa đơn được lưu trữ đầy đủ, chính xác;
- Không bị sửa đổi nội dung sau khi phát hành. Ngoại trừ các trường hợp điều chỉnh hợp lệ được quy định bởi pháp luật thuế;
- Các thay đổi về hình thức trình bày không ảnh hưởng đến dữ liệu gốc. Đồng thời không làm thay đổi bản chất giao dịch.
Xem thêm:
- Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết
- Những điểm mới trong quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh
Trên đây là những điều cần biết và các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể. Cùng với đó là các thông tin cần có trong hóa đơn và lưu ý khi sử dụng hóa đơn. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới
Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS
Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com
