Thủ tục đổi tên công ty, doanh nghiệp theo quy định mới nhất

Tên gọi của công ty là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình kinh doanh. Đây là yếu tố để xác định một doanh nghiệp cụ thể với doanh nghiệp khác. Ngoài ra, tên gọi công ty cũng là cơ sở để tạo nên dấu ấn thương hiệu trên thị trường. Chính vì thế, việc đổi tên công ty rất ít, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt. Vậy nếu trong trường hợp cần thiết phải đổi tên thì thủ tục đổi tên công ty sẽ như thế nào? Hãy cùng Kế toán ATS giải đáp chi tiết trong bài viết này. Cùng với đó là những việc cần làm sau khi đổi tên và lưu ý khi chọn tên công ty

Tên công ty là gì?

Trước khi tìm hiểu thủ tục đổi tên công ty thì chúng ta cần biết tên công ty là gì. Tên công ty ( Tên doanh nghiệp ) là một thành tố pháp lý quan trọng với bất kỳ công ty nào. Đây là thông tin được ghi nhận chính thức trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây không chỉ là dấu hiệu nhận diện của doanh nghiệp trong các giao dịch kinh tế, tài chính. Nó còn là căn cứ để phân biệt giữa các chủ thể kinh doanh trên thị trường.

Việc lựa chọn tên doanh nghiệp cần được tiến hành cẩn trọng trong từng chi tiết. Đặc biệt công việc này cần được thực hiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ thành lập. Thông qua đó đảm bảo phù hợp với chiến lược thương hiệu, dễ nhận diện. Đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành về đặt tên doanh nghiệp. Trước khi tiến hành đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tra cứu kỹ lưỡng. Từ đó tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức kinh tế đã đăng ký trước đó.

Khi nào cần thực hiện thủ tục đổi tên công ty?

Thủ tục đổi tên công ty là một quyết định chiến lược với doanh nghiệp. Việc này có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau trong quá trình hoạt động. Một số lý do phổ biến bao gồm điều chỉnh mô hình kinh doanh. Ngoài ra là tái cấu trúc cổ đông góp vốn, chuyển nhượng doanh nghiệp cho chủ sở hữu mới. Hoặc đơn giản là thay đổi tên do yếu tố phong thủy, văn hóa. Đặc biệt phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp Á Đông.

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có toàn quyền chủ động trong việc này. Tức là doanh nghiệp có thể tự do trong việc thay đổi tên trong suốt quá trình hoạt động. Miễn là tên mới không vi phạm quy định đặt tên doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp bắt buộc phải đổi tên. Việc này sẽ áp dụng theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tất cả đã được quy định khoản 2 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Cụ thể, một số tên doanh nghiệp dùng bị xác định là xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp. Ví dụ như trùng hoặc gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã được bảo hộ. Lúc này doanh nghiệp đó phải thực hiện thủ tục thay đổi tên trong thời hạn được yêu cầu. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến hậu quả pháp lý như xử phạt hành chính. Thậm chí bị đình chỉ hoạt động hoặc bị cưỡng chế thay đổi.

Hồ sơ thực hiện thủ tục đổi tên công ty cho từng trường hợp

Hồ sơ thực hiện thủ tục đổi tên công ty mỗi loại có những điểm giống và khác nhau. Vì thế, bạn cần chú ý kỹ càng để hạn chế thiếu sót và xảy ra vấn đề phát sinh không mong muốn. Dưới đây là các giấy tờ bạn cần có trong bộ hồ sơ thay đổi từng loại công ty:

Hồ sơ đổi tên Công ty TNHH một thành viên

• Thông báo thay đổi tên doanh nghiệp theo mẫu quy định ban hành bởi Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi tên doanh nghiệp.
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Gốc). Điều này sẽ tùy theo yêu cầu của từng Phòng Đăng ký kinh doanh. Hiện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh hiện không yêu cầu nộp bản chính giấy này.
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi. Áp dụng khi người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.
• Thẩm quyền ký hồ sơ: Thông báo và văn bản ủy quyền do người đại diện theo pháp luật của công ty ký. Quyết định thay đổi tên sẽ do chủ sở hữu công ty ký.

Hồ sơ đổi tên Công ty TNHH hai thành viên trở lên

• Thông báo thay đổi tên doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
• Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi tên công ty (bản sao)
• Quyết định của Hội đồng thành viên thông qua việc đổi tên doanh nghiệp.
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tùy theo từng địa phương. Hiện tại TP.HCM không yêu cầu nộp bản chính.
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục. Áp dụng khi người nộp không phải là người đại diện theo pháp luật.
• Thẩm quyền ký hồ sơ: Thông báo và giấy ủy quyền do người đại diện theo pháp luật ký. Quyết định và biên bản họp: do Chủ tịch Hội đồng thành viên ký.

Hồ sơ thay đổi tên đối với Công ty Cổ phần

• Thông báo thay đổi tên doanh nghiệp theo mẫu quy định.
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên công ty (bản sao).
• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua nội dung thay đổi tên doanh nghiệp.
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy tờ này sẽ tùy theo yêu cầu của từng Sở; không bắt buộc nộp tại TP.HCM.
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi tên. Áp dụng khi người nộp không phải là người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ.
• Lưu ý về thẩm quyền ký hồ sơ: Thông báo và văn bản ủy quyền do người đại diện theo pháp luật của công ty ký. Quyết định và biên bản họp do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký.

Hướng dẫn thủ tục đổi tên công ty chi tiết và đầy đủ theo quy định

Bước 1: Tra cứu tên doanh nghiệp dự kiến sử dụng

Trước khi nộp hồ sơ thực hiện thủ tục đổi tên công ty, doanh nghiệp cần tra cứu tên dự kiến. Từ đó đảm bảo không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký. Thao tác thực hiện như sau:

• Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
• Tại giao diện chính, nhập tên riêng dự kiến đặt cho doanh nghiệp vào ô “Tìm doanh nghiệp”
• Hệ thống không hiển thị bất kỳ doanh nghiệp nào có tên tương tự. Điều đó cho thấy tên này có thể được sử dụng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thực hiện thủ tục đổi tên doanh nghiệp

Sau khi xác định được tên phù hợp, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ thực hiên thủ tục đổi tên công ty theo quy định. Doanh nghiệp có thể tham khảo và tải miễn phí mẫu hồ sơ. Mẫu hồ sơ đổi tên công ty tương ứng sẽ nằm trên Cổng thông tin quốc gia. Hồ sơ đổi tên công ty sẽ tùy theo loại hình doanh nghiệp. Ví dụ như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi tên tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ như sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Bộ phận này nằm tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Một số địa phương như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và Bình Dương sẽ khác. Tại những nơi này, hồ sơ chỉ được tiếp nhận qua hình thức trực tuyến. Đồng thời Sở Kế hoạch và Đầu tư những địa phương đó sẽ không nhận hồ sơ nộp trực tiếp.
• Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thực hiện bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian thực hiện. Đồng thời tạo sự thuận tiện trong việc theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả xử lý hồ sơ từ Sở Kế hoạch và Đầu tư

Lúc này đã tiếp nhận hồ sơ thực hiện thủ tục đổi tên công ty. Tại đây Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Việc kiểm tra sẽ trong thời hạn từ 03 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ. Kết quả xử lý được phân thành hai trường hợp:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên doanh nghiệp đã được điều chỉnh. Giấy chứng nhận này có giá trị pháp lý thay thế cho giấy phép kinh doanh cũ.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ban hành thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ. Doanh nghiệp cần rà soát, điều chỉnh theo hướng dẫn. Sau đó tiến hành nộp lại toàn bộ hồ sơ từ đầu.

Bước 5: Công bố nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Lúc này doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới. Tại đây doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ công bố thông tin thay đổi. Việc công bố thông tin sẽ được làm trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp chỉ được phép làm trong thời hạn không quá 30 ngày. Thời hạn sẽ được tính kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận mới. Lệ phí công bố thông tin sẽ là 100.000 đồng/lần (theo quy định hiện hành).

Một số trường hợp doanh nghiệp không công bố hoặc công bố chậm thông tin thay đổi. Lúc này sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng. Áp dụng theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Những việc cần làm sau khi thực hiện thủ tục đổi tên công ty

Lúc này doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục đổi tên công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Tại đây doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các bước tiếp theo. Thông qua đó cập nhật thông tin mới trên toàn hệ thống nhận diện và hồ sơ pháp lý. Việc không thực hiện đầy đủ các bước này có thể dẫn đến vi phạm hành chính. Từ đó sẽ khiến bị xử phạt theo quy định. Cụ thể doanh nghiệp cần làm những bước sau:

Khắc con dấu mới và công bố mẫu dấu

Một số trường hợp thủ tục đổi tên công ty dẫn đến thay đổi thông tin trên con dấu. Lúc này doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại con dấu pháp nhân. Sau đó thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đăng ký.

Thi công bảng hiệu mới

Tên doanh nghiệp thường trên bảng hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện. Vì thế thông tin tên bảng hiệu sau khi thực hiện thủ tục đổi tên công ty cần phải trùng khớp với tên ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, sau khi đổi tên, doanh nghiệp phải thiết kế và lắp đặt lại bảng hiệu mới. Tất cả cần được thực hiện theo đúng tên đã được cập nhật. Đây là yêu cầu bắt buộc để tránh bị xử phạt. Đặc biệt trong quá trình thanh tra hoặc kiểm tra địa điểm kinh doanh.

Xử lý con dấu cũ (áp dụng theo thời điểm thành lập doanh nghiệp)

• Một số doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015. Những doanh nghiệp này vẫn còn sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp. Đồng thời doanh nghiệp vẫn có Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Lúc này doanh nghiệp phải nộp lại con dấu cũ cho Phòng Quản lý hành chính. Bộ phận này thuộc Công an cấp quận/huyện sau khi đổi tên doanh nghiệp.
• Một số doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/07/2015 trở đi. Những doanh nghiệp này có con dấu thuộc quyền tự chủ của chính công ty. Vì thế doanh nghiệp không cần đăng ký mẫu dấu, không bắt buộc phải nộp lại dấu cũ. Tuy nhiên, con dấu mang tên doanh nghiệp cũ không còn giá trị pháp lý. Đồng thời tuyệt đối không được sử dụng trong bất kỳ hoạt động giao dịch nào sau khi đổi tên.

Xử lý hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới

Việc xử lý hóa đơn sau khi thực hiện thủ tục đổi tên công ty phụ thuộc vào loại hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng:

Đối với hóa đơn giấy (nếu tiếp tục sử dụng):

Doanh nghiệp cần nộp Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn. Thông báo này áp dụng theo mẫu TB04/AC đến cơ quan thuế quản lý. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành khắc dấu vuông thể hiện tên công ty mới. Dấu vuông này sẽ đóng đè lên vị trí tên cũ trên hóa đơn. Đồng thời sử dụng bình thường cho đến khi hết hóa đơn tồn.

Đối với hóa đơn điện tử:

Với hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ theo hướng dẫn của từng Chi cục Thuế. Tại đây doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong hai phương án xử lý.  Thực tiễn cho thấy, hầu hết các cơ quan thuế đều yêu cầu thực hiện theo Trường hợp 2. Thông qua đó đảm bảo tính đồng bộ, tránh sai sót trong kê khai và báo cáo thuế. Tuy nhiên, để rõ hơn, hãy cùng chúng tối tìm hiểu 2 trường hợp

Trường hợp 1 

• Liên hệ đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để điều chỉnh tên doanh nghiệp trên mẫu hóa đơn;
• Nộp mẫu TB04/AC để thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn tại cơ quan thuế;

Trường hợp 2:

• Liên hệ đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử điều chỉnh thông tin;
• Hủy hóa đơn điện tử cũ (nếu còn tồn chưa sử dụng);
•  Nộp Thông báo phát hành hóa đơn mới theo tên doanh nghiệp đã cập nhật.

Lưu ý khi lựa chọn tên công ty để thực hiện thủ tục đổi tên

Lưu ý khi chọn tên công ty

Việc đặt tên doanh nghiệp không chỉ là yếu tố nhận diện thương hiệu. Nó còn chịu sự điều chỉnh chặt chẽ bởi quy định pháp luật. Từ đó tránh trường hợp trùng lặp, gây nhầm lẫn và xâm phạm quyền sở hữu của tổ chức, cá nhân khác. Dưới đây là các nguyên tắc và lưu ý doanh nghiệp cần tuân thủ khi lựa chọn tên phục vụ thủ tục đổi tên công ty

• Tên tiếng Việt, tên bằng tiếng nước ngoài, và tên viết tắt của doanh nghiệp phải đảm bảo không trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với bất kỳ tên doanh nghiệp nào đã được đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trên phạm vi toàn quốc.
• Trường hợp doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), nếu có tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã đăng ký trong hệ thống quốc gia, thì không bắt buộc phải thay đổi tên doanh nghiệp, trừ khi có yêu cầu cụ thể từ cơ quan quản lý nhà nước.
• Tên doanh nghiệp không nên trùng hoặc tương tự với tên của nhãn hiệu nổi tiếng hoặc nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ trước ngày doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký tên. Việc vi phạm có thể dẫn đến khiếu nại, yêu cầu đổi tên hoặc tranh chấp pháp lý phát sinh liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ.

Cách xác định tên doanh nghiệp bị coi là trùng hoặc gây nhầm lẫn

Tên doanh nghiệp được xem là trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn khi rơi vào một trong các trường hợp sau:

• Tên tiếng Việt được đọc giống hoặc tương tự gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên viết tắt trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp khác đã đăng ký.
• Tên bằng tiếng nước ngoài giống hoặc tương tự với tên nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên riêng chỉ khác biệt với doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký trước đó bằng:
  • Một chữ số (số tự nhiên hoặc thứ tự).
  • Một chữ cái (bao gồm F, J, Z, W hoặc bất kỳ chữ cái nào trong bảng chữ cái tiếng Việt).
  • Ký hiệu đặc biệt như: “&”, “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”.
  • Từ “Tân” hoặc “Mới” viết liền hoặc tách rời trước/sau tên riêng của doanh nghiệp đã tồn tại.
  • Cụm từ phân vùng địa lý như: “Miền Bắc”, “Miền Nam”, “Miền Trung”, “Miền Tây”, “Miền Đông”.
• Tên riêng trùng hoàn toàn với tên riêng của doanh nghiệp đã được đăng ký.

Xem thêm:

• Chi nhánh và công ty con khác nhau ở đâu? Những điều cần biết
• Cách thành lập công ty nhỏ chi tiết theo quy định mới nhất

Trên đây là hướng dẫn thủ tục đổi tên công ty doanh nghiệp theo quy định. Cùng với đó là những việc cần phải làm sau khi đổi tên công ty và lưu ý khi chọn tên. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS

Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com