Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định là bao lâu?

Chứng từ kế toán là một trong những tài liệu quan trọng doanh nghiệp luôn phải để ý. Đây là tài liệu quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và chính xác về tài chính doanh nghiệp. Chính vì thế doanh nghiệp sẽ luôn phải lưu trữ và quản lý cẩn thận các chứng từ này. Tuy nhiên, mỗi một chứng từ này luôn có thời hạn hiệu lực và lưu trữ khác nhau. Trong bài viết này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết tới các bạn những điều cần biết về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. Cùng với đó là quy trình xử lý chứng từ kế toán hết hiệu lực

Chứng từ kế toán là gì?

Trước khi tìm hiểu thời gian lưu trữ chứng từ kế toán thì cần biết chứng từ kế toán là gi. Chứng từ kế toán là những văn bản hoặc tài liệu pháp lý được doanh nghiệp lập ra nhằm ghi nhận, phản ánh giao dịch. Đồng thời hỗ chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch kinh tế – tài chính. Những giao dịch này phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát các nghiệp vụ kế toán. Đồng thời phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra và quyết toán thuế theo quy định pháp luật.

Mỗi chứng từ kế toán được lập nhằm chứng minh sự tồn tại của các sự kiện kinh tế. Chẳng hạn như giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, chi trả tiền lương. Ngoài ra là thanh toán chi phí, nộp thuế, nhận hoặc chi tiền mặt, chuyển khoản, v.v. Các chứng từ này không chỉ là bằng chứng cho sự phát sinh nghiệp vụ. Đây còn là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính định kỳ.

Một bộ chứng từ kế toán hợp lệ có thể bao gồm hóa đơn tài chính. Ngoài ra là biên lai thuế, bảng kê thu nhập – chi phí, phiếu thu – chi. Cùng với đó là phiếu nhập – xuất kho, chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ nội bộ. Cuối cùng là các tài liệu khác như sổ nhật ký, sổ cái và bảng cân đối kế toán. Việc lập, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, đầy đủ và đúng quy định rất quan trọng. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, chính xác. Cùng với đó là sự hợp pháp trong toàn bộ hệ thống kế toán – tài chính của mình.

Các loại chứng từ kế toán phải lưu trữ theo quy định

Một trong những điều quan trọng ngoài thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là các loại chứng từ kế toán phải lưu trữ theo quy định. Căn cứ theo Điều 8 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ, quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, các đơn vị kế toán – bao gồm doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan hành chính sự nghiệp – có nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ và đúng thời hạn các tài liệu kế toán sau đây:

• Hóa đơn bán hàng, hóa đơn đầu vào – đầu ra.
• Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất.
• Chứng từ thanh toán, bảng lương, chứng từ ngân hàng,…
• Sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổng hợp:
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán. Ngoài ra là báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng xây dựng, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng tín dụng,…
• Các báo cáo theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận từng bộ phận/phòng ban. Báo cáo phân tích hiệu quả kinh doanh,…
• Quyết toán dự án hoàn thành; hồ sơ quyết toán các công trình trọng điểm hoặc dự án quốc gia.
• Biên bản kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho. Biên bản đánh giá lại tài sản cố định.
• Biên bản thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý thuế, kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nước.
• Biên bản tiêu hủy tài sản, tài liệu kế toán;
• Quyết định phân phối lợi nhuận, bổ sung vốn, trích lập và sử dụng quỹ.
• Tài liệu về giải thể, phá sản, chia tách, hợp nhất. Tài liệu chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc loại hình doanh nghiệp.
• Tài liệu về tiếp nhận và sử dụng vốn, quỹ. Gồm vốn ngân sách nhà nước, vốn viện trợ, vốn vay, quỹ phát triển,…
• Các hồ sơ chứng minh nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ tài chính khác.

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán cụ thể theo quy định

Theo Điều 12 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán, các đơn vị kế toán có trách nhiệm lưu trữ tài liệu kế toán theo từng mốc thời gian cụ thể. Thông qua đó phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, thanh tra và lưu trữ lịch sử. Cụ thể như sau:

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là 5 năm

Đây là nhóm tài liệu mang tính chất phục vụ cho công tác điều hành nội bộ. Đồng thời không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính hoặc ghi sổ kế toán. Trong đó thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là 5 năm áp dụng cho những chứng từ sau:

• Các văn bản, biểu mẫu, báo cáo được sử dụng trong quá trình điều hành hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên chúng không ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán tổng hợp.
• Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, v.v. Chúng không được lưu trữ trong hồ sơ kế toán chính thức của bộ phận kế toán. Các chứng từ chủ yếu lưu tại bộ phận sử dụng hoặc bộ phận liên quan. Đồng thời không sử dụng làm căn cứ lập báo cáo tài chính.

Chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Nhóm tài liệu này có giá trị cao trong việc phản ánh hoạt động tài chính. Cùng với đó là hoạt động kinh tế của đơn vị qua nhiều kỳ kế toán. Ngoài ra một số tài liệu không quy định rõ thời hạn tại Điều 12 và Điều 14 của Nghị định 174. Tuy nhiên có giá trị pháp lý, quản trị – vẫn phải lưu trữ ít nhất 10 năm. Thông thường thời gian lưu trữ chứng từ kế toán 10 năm áp dụng cho chứng từ gồm:

• Hồ sơ nhượng bán, thanh lý tài sản;
• Biên bản đánh giá lại tài sản;
• Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản.
• Hồ sơ chia, tách, sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp;
• Tài liệu chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc loại hình doanh nghiệp;
• Hồ sơ liên quan đến phá sản, giải thể, kết thúc dự án, chấm dứt hoạt động.
• Hồ sơ quyết toán công trình, dự án hoàn thành;
• Báo cáo quyết toán các kỳ kế toán năm.
• Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính;
• Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, bảng kê và bảng tổng hợp;
• Báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý, năm;
• Biên bản tiêu hủy tài liệu lưu cùng với các hồ sơ kế toán khác.
• Các tài liệu liên quan đến thanh tra của cơ quan nhà nước;
• Báo cáo và hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước hoặc tổ chức kiểm toán độc lập.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là vĩnh viễn

Một số tài liệu có giá trị sử liệu hoặc ý nghĩa chiến lược. Trong đó những chứng từ này ảnh hưởng tới chính trị – kinh tế – xã hội sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Cụ thể, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn áp dụng cho chứng từ sau:

• Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương. Báo cáo này đã được Hội đồng Nhân dân các cấp thông qua và phê chuẩn.
• Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm. Mẫu báo cáo này được Quốc hội phê chuẩn.
• Hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A. Cùng với đó hồ sơ quyết toán dự án trọng điểm quốc gia.
• Văn bản, hồ sơ có ý nghĩa đặc biệt về mặt an ninh quốc phòng. Cùng với đó tác độngchiến lược kinh tế hoặc giá trị lịch sử cao.

Lưu ý: Quyết định việc tài liệu nào thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn sẽ do người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu đơn vị kế toán phê duyệt, dựa trên:

• Tính quan trọng và độ lâu dài của tài liệu;
• Tính chất đặc thù của từng ngành, lĩnh vực hoặc địa phương;
• Căn cứ vào yêu cầu pháp luật, lịch sử và giá trị bảo tồn.

Cách xử lý chứng từ kế toán hết hiệu lực thời gian lưu trữ

Vừa rồi chúng ta đã biết quy định về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán. Lúc này, điều nhiều người thắc mắc là với chứng từ hết hiệu lực lưu trữ thì tiêu hủy thế nào. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết quy trình tiêu hủy tại đây:

Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán là người có thẩm quyền ra quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Hội đồng này có trách nhiệm thực hiện toàn bộ quá trình tiêu hủy tài liệu. Đồng thời đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong công tác tiêu hủy.

Thành phần của Hội đồng gồm có:

• Lãnh đạo đơn vị kế toán (thường là giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật);
• Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán;
• Đại diện bộ phận lưu trữ;
• Các thành viên khác theo chỉ định của người đại diện pháp luật (nếu cần thiết).

Bước 2: Kiểm kê và lập danh mục tài liệu cần tiêu hủy

Trước khi tiến hành tiêu hủy, Hội đồng phải tổ chức kiểm kê, đánh giá. Cùng với đó là phân loại tài liệu kế toán một cách chính xác. Việc phân loại sẽ theo từng nhóm tài liệu và thời hạn lưu trữ tương ứng.

Sau quá trình rà soát, Hội đồng sẽ lập:

• “Danh mục tài liệu kế toán cần tiêu hủy”: Ghi rõ tên loại tài liệu, niên độ kế toán. Cùng với đó là bộ phận phát sinh, thời hạn lưu trữ và lý do tiêu hủy.
• “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”: Văn bản chính thức. Đây là văn bản sẽ xác nhận việc tiêu hủy. Nó sẽ được ký xác nhận sau khi hoàn tất quá trình.

Bước 3: Tiến hành tiêu hủy và lập biên bản

Sau khi đã lập danh mục, Hội đồng sẽ tổ chức tiêu hủy tài liệu kế toán theo hình thức phù hợp và an toàn. Thông thường là đốt, nghiền, cắt nhỏ hoặc tiêu hủy điện tử (với tài liệu số hóa). Sau đó, Hội đồng phải lập “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Trong đó ghi đầy đủ các thông tin sau:

• Loại tài liệu đã tiêu hủy;
• Thời hạn lưu trữ của từng loại tài liệu;
• Hình thức tiêu hủy đã áp dụng;
• Kết luận của Hội đồng về việc tiêu hủy;
• Chữ ký xác nhận của tất cả các thành viên trong Hội đồng.

Lưu ý quan trọng

• Việc tiêu hủy phải đảm bảo tính bảo mật, không để lộ thông tin kế toán – tài chính;
• Không được tiêu hủy nhầm lẫn các tài liệu chưa hết thời hạn lưu trữ. Đồng thời không được tiêu hủy các tài liệu có giá trị sử liệu, pháp lý;
• Biên bản tiêu hủy phải được lưu trữ cùng với hồ sơ hành chính của đơn vị. Từ đó phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.

Xem thêm:

• Các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp
• Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất hiện nay

Trên đây là những điều cần biết về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. Cùng với đó là quy trình xử lý những chứng từ kế toán hết hiệu lực hoàn chỉnh nhất. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS

Hotline: 0799.233.886
Fanpage: Dịch vụ kế toán thuế – ATS
Website: https://ketoanats.vn/
Email: infor.congtyats@gmail.com