Cách quản lý tài sản cố định trong công ty một cách hiệu quả

Quản lý tài sản cố định là một trong những điều doanh nghiệp bắt buộc phải làm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có số lượng tài sản lớn. Thông qua đó tránh xảy ra tình trạng thất thoát tài sản, lãng phí nghiêm trọng. Tuy nhiên, Việc quản lý tài sản này thường rất phức tạp và gồm nhiều công việc khác nhau. Chính vì thế mà nó có thể khiến bạn gặp phải sai sót khi thực hiện. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết tới các bạn cách quản lý tài sản cố định trong công ty một cách hiệu quả trong bài viết dưới đây

Tài sản cố định là gì?

Trước khi tìm hiểu về cách quản lý tài sản cố định trong công ty thì cần biết tài sản cố định là gì. Tài sản cố định là tài sản dài hạn có giá trị kinh tế và được doanh nghiệp nắm giữ. Thông qua đó phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh, cho thuê, ….. Trong đó tài sản cố định hữu hình không được sử dụng để bán trong kỳ kinh doanh thông thường. Đồng thời không thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm. Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất. Tuy nhiên vẫn mang lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp.

Mục đích chính của việc đầu tư vào tài sản cố định là nhằm phục vụ sản xuất. Ngoài ra là cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, cho thuê bên ngoài. Hoặc sử dụng cho các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Loại tài sản này có vòng đời sử dụng dài và không dễ dàng chuyển đổi tiền mặt. Vì thế tài sản cố định không được xếp vào nhóm hàng tồn kho.

Một số ví dụ điển hình về tài sản cố định bao gồm:

• Nhà xưởng và các công trình xây dựng
• Trang thiết bị và máy móc sản xuất
• Đồ nội thất, nội thất văn phòng
• Phương tiện vận tải (xe ô tô, xe tải, v.v.)
• Máy tính và thiết bị công nghệ
• Quyền sử dụng đất hoặc đất đai thuộc quyền sở hữu
• Nhãn hiệu, bằng sáng chế và các tài sản vô hình khác

Cách quản lý tài sản cố định trong công ty là gì?

Cách quản lý tài sản cố định trong công ty là một quá trình mang tính chiến lược. Nó bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và kiểm soát vòng đời của tài sản. Cụ thể bao gồm từ khâu đầu tư mua sắm, vận hành, bảo trì, cải tiến cho đến thanh lý. Mục tiêu của công tác quản lý tài sản là tối ưu hóa hiệu suất sử dụng. Cùng với đó là đảm bảo giá trị kinh tế của tài sản trong suốt thời gian khai thác. Đồng thời đảm bảo các hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra liên tục. Tất cả đều hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Tất cả tài sản đều có vòng đời sử dụng hữu hạn. Do đó, việc xây dựng quy trình quản lý tài sản bài bản giúp doanh nghiệp chủ động. Đặc biệt trong việc khai thác, bảo dưỡng và thay thế khi cần thiết. Điều này không chỉ giúp kéo dài tuổi thọ của tài sản, giảm thiểu rủi ro hỏng hóc. Nó còn nâng cao mức độ sẵn sàng và đáp ứng của tài sản đối với các yêu cầu sản xuất – kinh doanh.

Một hệ thống quản lý tài sản hiệu quả là một trong những điều quan trọng trong doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí đầu tư và bảo trì. Điều này còn hỗ trợ việc lập kế hoạch ngân sách, tính toán khấu hao. Đồng thời hỗ trợ đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản. Thông qua đó đưa ra quyết định tài chính đúng đắn, kịp thời.

Lợi ích của việc nắm rõ cách quản lý tài sản cố định trong công ty

Việc nắm rõ và xây dựng cách quản lý tài sản cố định trong công ty rất quan trọng. Vì thế quy trình quản lý cần được thiết lập rõ ràng và dễ hiểu. Thông qua đó đem lại những lợi ích sau:

• Cho phép doanh nghiệp khai thác hiệu quả tối đa từ các tài sản hiện có.
• Giúp người quản lý theo dõi và kiểm soát sát sao tình trạng tài sản. Giảm thiểu rủi ro lãng phí hoặc yêu cầu mua sắm không cần thiết.
• Đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả công việc và giảm chi phí sửa chữa phát sinh.
• Giúp kiểm soát tốt quá trình hao mòn, hư hỏng hoặc thất thoát tài sản trong quá trình sử dụng.
• Tăng tuổi thọ tài sản và đảm bảo tài sản luôn trong trạng thái sẵn sàng phục vụ
• Hạn chế việc giảm giá trị tài sản không kiểm soát, góp phần ổn định tài chính doanh nghiệp.
• Hạn chế rủi ro về pháp lý và thuế trong quá trình thanh – kiểm tra của cơ quan chức năng.
• Đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, chính xác. Đồng thời phản ánh đúng thực trạng tài sản của doanh nghiệp.
• Cung cấp dữ liệu tổng quan về số lượng, giá trị và tình trạng sử dụng tài sản cố định.
• Giúp nhà quản lý dễ dàng lập kế hoạch đầu tư, mở rộng sản xuất. Hoặc tái cơ cấu tài sản phù hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực trong dài hạn, tăng hiệu quả đầu tư.

Các công việc cần phải làm trong việc quản lý tài sản cố định

Cách quản lý tài sản cố định trong công ty là một hoạt động trọng yếu. Đặc biệt trong công tác kế toán và quản trị doanh nghiệp. Để đảm bảo hiệu quả sử dụng và bảo toàn giá trị tài sản, người phụ trách cần thực hiện đầy đủ và chặt chẽ các nhiệm vụ sau:

Xác định và phân loại tài sản của doanh nghiệp

• Tiến hành kiểm kê, thống kê và ghi nhận toàn bộ tài sản hiện có của doanh nghiệp. Trong đó bao gồm tài sản cố định, tài sản lưu động. Cùng với đó là các tài sản hình thành trong tương lai.
• Phân loại tài sản theo đặc điểm sử dụng, thời gian sử dụng, tình trạng kỹ thuật và mục đích đầu tư.
• Áp dụng đúng các tiêu chuẩn kế toán và quy định pháp luật. Từ đó đánh giá giá trị tài sản, tránh thất thoát và sai lệch trong báo cáo tài chính.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản

• Ghi nhận đầy đủ lịch sử sử dụng. Cùng với đó là tình trạng vận hành của từng loại tài sản.
• Đánh giá định kỳ hiệu suất sử dụng tài sản nhằm kịp thời điều chỉnh. Thậm chí có thể hoán đổi hoặc thay thế tài sản không còn mang lại giá trị.
• Phân tích tỷ lệ khấu hao, chi phí vận hành và đóng góp vào kết quả kinh doanh. Từ đó đưa ra các quyết định quản trị hợp lý.

Quản lý quá trình mua sắm và thanh lý tài sản

• Tổ chức thẩm định nhu cầu đầu tư tài sản, lập kế hoạch. Cùng với đó là dự toán mua sắm theo quy trình phê duyệt của doanh nghiệp.
• Kiểm tra, giám sát tính hợp lý của các giao dịch mua bán. Tất cả đảm bảo đúng quy định về đấu thầu, hợp đồng và nghiệm thu.
• Lập phương án thanh lý, bán đấu giá hoặc điều chuyển tài sản không còn sử dụng hiệu quả. Thông qua đó tối ưu hóa nguồn vốn và giảm chi phí lưu trữ, bảo quản.

Tổ chức bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa tài sản

• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho từng loại tài sản. Thực hiện theo khuyến nghị của nhà sản xuất và tình trạng thực tế.
• Theo dõi hoạt động sửa chữa phát sinh, ghi nhận chi phí liên quan. Đồng thời đánh giá ảnh hưởng đến giá trị còn lại của tài sản.
• Bảo đảm tài sản luôn trong tình trạng vận hành ổn định. Hạn chế hư hỏng đột xuất ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

• Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Thông qua đó phòng ngừa mất mát, thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích.
• Đề xuất và triển khai các biện pháp bảo mật tài sản vật chất. Ví dụ như hệ thống an ninh, camera, khóa bảo vệ,… Cùng với đó là tài sản số như phần mềm quản lý, mã hóa dữ liệu.
• Kết hợp với bộ phận pháp chế. Thông qua đó đảm bảo quyền sở hữu tài sản được pháp luật bảo hộ.

Cập nhật, lưu trữ và quản lý thông tin tài sản

• Xây dựng hồ sơ tài sản đầy đủ: bao gồm giấy tờ pháp lý, hợp đồng mua bán, thông tin kỹ thuật, tình trạng sử dụng và các dữ liệu liên quan khác.
• Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý tài sản. Thông qua đó theo dõi biến động tài sản theo thời gian thực.
• Thường xuyên rà soát, đối chiếu dữ liệu để bảo đảm tính chính xác. Đồng thời hỗ trợ ra quyết định kịp thời và phù hợp với chiến lược tài chính. Cùng với đó là đầu tư của doanh nghiệp.

Cách quản lý tài sản cố định hiệu quả trong công ty

Bước 1: Lập kế hoạch quản lý và mua sắm tài sản

Lập kế hoạch mua sắm là bước khởi đầu quan trọng trong cách quản lý tài sản cố định trong công ty. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu sử dụng. Thông qua đó đánh giá, lựa chọn và dự kiến danh mục tài sản cần thiết để đầu tư. Việc lên kế hoạch giúp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực. Đồng thời hạn chế tình trạng đầu tư dàn trải hoặc mua sắm những tài sản không cần thiết, g

Trong quá trình lập kế hoạch, doanh nghiệp cần trích xuất dữ liệu hiện trạng tài sản hiện có. Trong đó bao gồm số lượng, chủng loại và tình trạng sử dụng. Tuy nhiên, việc này sẽ gặp khó khăn nếu quản lý tài sản bằng phương pháp thủ công. Việc ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý tài sản hiện đại sẽ có ích lúc này. Nó cho phép doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt tài sản đang thiếu hụt hoặc cần thay thế. Từ đó lập kế hoạch mua sắm cụ thể và phân bổ ngân sách hợp lý theo từng thời kỳ.

Bước 2: Cập nhật và ghi nhận tài sản sau khi mua sắm

Sau khi hoàn tất quá trình mua sắm, doanh nghiệp cần tiến hành ghi nhận. Sau đó cập nhật thông tin tài sản mới vào hệ thống quản lý. Đây là bước quan trọng cách quản lý tài sản cố định trong công ty. Việc này sẽ đảm bảo tài sản được đưa vào giám sát. Đồng thời đảm bảo tất cả được kiểm soát theo đúng quy trình kế toán.

Việc cập nhật tài sản bằng bảng tính Excel có thể thực hiện được với quy mô nhỏ. Tuy nhiên khi số lượng tài sản lớn, việc ghi nhận thủ công sẽ dễ dẫn đến sai sót. Đồng thời gây thiếu đồng bộ và mất nhiều thời gian xử lý. Do đó, việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên dụng sẽ rất có ích. Nó sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình nhập liệu, giảm thiểu rủi ro sai sót. Thông qua đó tăng tính minh bạch trong công tác quản lý.

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Khi tài sản đã được ghi nhận, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xuất sử dụng. Điều này đặc biệt đối với các tài sản cố định và công cụ lao động. Việc này đảm bảo tài sản phân bổ đúng mục đích, đúng người sử dụng và đúng thời điểm. Việc xuất sử dụng được ghi nhận đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở quan trọng. Thông qua đó theo dõi vòng đời tài sản, đánh giá hiệu quả sử dụng. Đồng thời hỗ trợ thực hiện các thủ tục thu hồi, chuyển đổi. Cùng với đó là thanh lý tài sản trong tương lai một cách thuận lợi.

Vì thế bạn cần đảm bảo việc theo dõi được xuyên suốt và nhất quán trong quá trình sử dụng tài sản. Tại đây doanh nghiệp cần trang bị các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý tài sản. Ngoài ra là mã hóa tài sản hoặc thiết lập các quy trình kiểm tra định kỳ. Điều này giúp người quản lý tài sản duy trì được tính chính xác và toàn vẹn của thông tin. Thông qua đó hạn chế tối đa rủi ro thất thoát hay mất kiểm soát tài sản.

Bước 4: Thu hồi và sửa chữa tài sản

Trong quá trình vận hành, tài sản cố định sẽ dần bị hao mòn, hư hỏng. Hoặc phát sinh nhu cầu điều chuyển do thay đổi về nhân sự. Ví dụ như khi người lao động nghỉ việc, tài sản được giao cần được thu hồi để tái phân bổ. Việc thu hồi tài sản cần được thực hiện một cách bài bản. Đồng thời có biên bản bàn giao rõ ràng nhằm đảm bảo minh bạch và tránh thất thoát.

Bên cạnh đó, một số tài sản bị hư hỏng nhưng vẫn có khả năng phục hồi. Lúc này doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng thực tế để đưa ra quyết định sửa chữa. Các chi phí cho việc sửa chữa có thể được ghi nhận là chi phí hợp lý trong kỳ. Hoặc nó có thể được dùng để điều chỉnh giá trị còn lại của tài sản. Điều này tùy thuộc vào bản chất và mức độ sửa chữa. Đồng thời chi phí đó phải đủ điều kiện theo quy định của chuẩn mực kế toán. Việc sửa chữa kịp thời không những kéo dài tuổi thọ tài sản. Nó còn giúp tối ưu hóa hiệu suất sử dụng và giảm thiểu gián đoạn.

Bước 5: Thanh lý tài sản

Một số tài sản đã hết niên hạn sử dụng, bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục hồi, lỗi kỹ thuật nghiêm trọng, lỗi thời về công nghệ hoặc không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng hiện tại. Lúc này doanh nghiệp có thể xem xét thực hiện thanh lý tài sản. Hình thức thanh lý có thể bao gồm bán lại, nhượng lại. Thậm chí là loại bỏ khỏi hệ thống tài sản kế toán. Khoản chênh lệch giữa giá trị thanh lý và giá trị còn lại sẽ được hạch toán. Tại đây sẽ hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời thực hiện theo quy định của pháp luật kế toán hiện hành.

Việc thanh lý cần được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, bao gồm:

• Kiểm định tình trạng tài sản
• Định giá tài sản thanh lý
• Lập biên bản thanh lý và hợp đồng chuyển nhượng (nếu có)
• Cập nhật giảm trừ trên sổ kế toán và hệ thống quản lý tài sản

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là hoạt động bắt buộc trong cách quản lý tài sản cố định trong công ty. Công việc nà được thực hiện định kỳ theo năm hoặc theo yêu cầu đột xuất. Thông qua đó đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài sản trên sổ sách so với thực tế. Việc kiểm kê giúp doanh nghiệp đánh giá thực trạng tài sản. Đồng thời phát hiện kịp thời các chênh lệch, thất thoát, hư hỏng. Cùng với đó là loại bỏ tài sản không còn sử dụng được để có phương án xử lý phù hợp.

Công tác kiểm kê thường yêu cầu sự phối hợp của nhiều phòng ban. Ví dụ như kế toán, quản lý tài sản, hành chính, kỹ thuật… Đồng thời được thực hiện thông qua các bước như lập kế hoạch kiểm kê, phân công nhân sự. Ngoài ra là tiến hành kiểm tra thực tế, đối chiếu số liệu và lập biên bản kiểm kê. Ngoài chức năng kiểm soát nội bộ, kết quả kiểm kê còn là cơ sở quan trọng. Thông qua đó tổng hợp thông tin phục vụ lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý về quản lý và hạch toán tài sản.

Xem thêm:

• Biên bản giao nhận tài sản cố định theo thông tư 200 và 133
• Cách tính khấu hao tài sản cố định theo quy định mới nhất

Trên đây là những điều cần biết về cách quản lý tài sản cố định trong công ty. Cùng với đó là các công việc cần phải làm khi quản lý tài sản cố định. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới