Quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel thế nào là tối ưu?

Khi nhắc đến Excel thì nhiều người sẽ nghĩ đến công cụ tạo bảng hàng đầu cho dân kế toán. Đặc biệt, công cụ này cực kì có ích dành cho những doanh nghiệp cần quản lý kho. Với Excel, tất cả số liệu và thông tin xuất nhập tồn kho sẽ được lưu trữ cụ thể. Thông qua đó giúp doanh nghiệp biết được tình trạng hàng hóa trong kho chính xác nhất. Tuy nhiên, với một số người mới điều này có thể gây khó khăn. Hiểu được điều này, Kế toán ATS xin chia sẻ chi tiết tới các bạn cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel tối ưu nhất trong bài viết này

Vì sao cần quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel?

Quản lý xuất nhập tồn kho hay quản lý kho hàng là một chức năng quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Thông qua đó giúp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ về kho. Ví dụ như nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê và theo dõi tồn kho. Chức năng này cho phép lưu trữ toàn bộ lịch sử giao dịch kho. Từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình hình hàng hóa. Tuy nhiên đây cũng là một trong những nghiệp vụ phức tạp. Nó đòi hỏi sự chính xác và hệ thống trong quá trình vận hành.

Việc quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel là một giải pháp phổ biến. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thông qua Excel, các thao tác như ghi nhận xuất – nhập – tồn kho được tối ưu hóa. Ngoài ra, việc lập báo cáo tồn kho được thực hiện một cách linh hoạt. Khi được áp dụng hiệu quả, Excel hỗ trợ chủ doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa. Đồng thời phát hiện kịp thời các mặt hàng thiếu hụt để bổ sung phù hợp.

Ngoài ra, File Excel quản lý bán hàng cũng quan trọng không kém với kho hàng. File Excel quản lý bán hàng giúp thống kê nhanh chóng số lượng hàng hóa xuất và nhập về/. Thông qua đó đó cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh. Công cụ này cho phép chủ cửa hàng kiểm tra bất kỳ thời điểm nào. Từ đó đánh giá tốc độ luân chuyển hàng hóa. Đồng thời hỗ trợ việc ra quyết định kịp thời và chính xác.

Ưu nhược điểm việc quản lý và báo cáo hàng tồn kho bằng Excel

Việc quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel đang được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn như một giải pháp thay thế hiệu quả cho phương pháp truyền thống sử dụng sổ sách giấy. Đây là công cụ dễ tiếp cận, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên vẫn đáp ứng được các nhu cầu cơ bản về quản lý xuất – nhập – tồn kho. Một số ưu điểm nổi bật của mẫu file quản lý kho bằng Excel có thể kể đến như:

• Các biểu mẫu được trình bày rõ ràng, tương tự phần mềm chuyên dụng. Người dùng dễ dàng thao tác ngay cả trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Hệ thống các hàm trong Excel hỗ trợ xử lý nhanh chóng các nghiệp vụ tính tồn kho. Cùng với đó là giá trị hàng hóa, giúp giảm thiểu sai sót.
• Người dùng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa danh mục hàng hóa, số lượng tồn kho. Tất cả được làm một cách nhanh chóng. Đồng thời phù hợp với các biến động thường xuyên trong kho.
• Có thể tùy chỉnh quyền giữa người chỉ được xem và người chỉnh sửa. Thông qua đó đảm bảo tính kiểm soát và trách nhiệm.

Tuy nhiên, việc quản lý kho bằng Excel cũng tồn tại một số hạn chế đáng lưu ý:

• Không phù hợp với kho lớn, hàng hóa phức tạp.
• Bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, xóa nhầm.
• Khó đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban.
• Cần kỹ năng Excel nâng cao nếu muốn sử dụng hiệu quả.

File quản lý và báo cáo nhập xuất tồn kho bằng Excel gồm những gì?

Danh mục hàng hóa

Danh mục hàng hóa là cơ sở dữ liệu ban đầu và quan trọng trong quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel. Nó giúp phân loại, tra cứu và theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa. Các thông tin cần quản lý gồm:

• Mã hàng hóa: Mã định danh duy nhất được thiết lập cho mỗi loại hàng. Phục vụ mục đích truy xuất, thống kê và xử lý dữ liệu nhanh chóng.
• Tên hàng hóa: Tên gọi đầy đủ, rõ ràng của mặt hàng đang được lưu kho, bán hoặc nhập về.
• Đơn vị tính: Đơn vị đo lường phù hợp như kg, cái, thùng, lít, mét,… Điều này tùy vào tính chất sản phẩm.
• Quy cách sản phẩm: Thông tin mô tả đặc điểm hàng hóa. Ví dụ như kích thước, màu sắc, chủng loại, định mức đóng gói,…
• Số lượng tồn kho hiện tại: Thể hiện số lượng hàng hóa sẵn có trong kho. Số lượng này được tính tại thời điểm kiểm tra.
• Giá nhập: Giá trị mua vào cho mỗi đơn vị hàng hóa. Giá này tính trước hoặc sau thuế tùy chính sách kế toán)
• Giá bán: Mức giá dự kiến hoặc thực tế bán ra cho khách hàng.
• Nhà cung cấp: Ghi rõ tên đơn vị cung ứng, địa chỉ liên hệ, số điện thoại. Thông qua đó thuận tiện trong việc quản lý và đối chiếu.
• Ghi chú: Thông tin phụ trợ. Ví dụ như ngày hết hạn, nơi sản xuất, chất lượng, đặc điểm lưu trữ,…

Phiếu nhập kho

Ghi nhận toàn bộ hoạt động nhập hàng hóa từ nhà cung cấp. Cùng với đó là thông tin từ các bộ phận nội bộ khác chuyển đến. Cụ thể phiếu nhập kho trong file quản lý nhập xuất tồn kho bằng Excel như sau:

• Ngày nhập kho: Thời điểm thực hiện nhập hàng vào kho.
• Mã hàng – Tên hàng: Phải trùng khớp với thông tin danh mục. Thông qua đó đảm bảo tính thống nhất.
• Số lượng nhập: Tổng số đơn vị hàng được nhập.
• Đơn giá nhập: Giá trị nhập cho mỗi đơn vị, là căn cứ tính giá trị hàng tồn.
• Thành tiền: Số tiền nhập kho = Số lượng × Đơn giá.
• Nhà cung cấp: Đơn vị cung ứng hàng hóa trong giao dịch nhập kho.
• Số chứng từ: Mã phiếu nhập hoặc hóa đơn đi kèm.
• Ghi chú: Thông tin khác như lý do nhập hàng (hàng mới, hàng trả về). Ngoài ra là tình trạng hàng, thời hạn sử dụng,…

Phiếu xuất kho

Ghi nhận nghiệp vụ xuất hàng hóa ra khỏi kho để bán hàng, sử dụng nội bộ hoặc điều chuyển.

• Ngày xuất kho: Thời điểm xuất hàng ra khỏi kho.
• Mã hàng – Tên hàng: Phải khớp với danh mục hàng hóa.
• Số lượng xuất: Số đơn vị hàng hóa thực tế được xuất kho.
• Đơn giá xuất: Giá bán (nếu bán hàng) hoặc giá hạch toán (nếu sử dụng nội bộ).
• Thành tiền: Số tiền tương ứng với số lượng xuất.
• Khách hàng: Thông tin bên nhận hàng (nếu xuất bán).
• Số chứng từ: Phiếu xuất kho hoặc hóa đơn đi kèm.
• Ghi chú: Lý do xuất hàng, tình trạng hàng hóa, yêu cầu bảo quản,…

Báo cáo tồn kho

Cập nhật tình trạng hàng hóa trong kỳ. Thông qua đó phục vụ công tác kiểm kê và ra quyết định kinh doanh. Mẫu File báo cáo hàng tồn kho bằng Excel gồm những mục sau

• Mã hàng – Tên hàng – Đơn vị tính: Giống thông tin danh mục.
• Tồn đầu kỳ: Số lượng hàng hóa sẵn có đầu kỳ kế toán (hoặc thời điểm bắt đầu thống kê).
• Số lượng nhập trong kỳ: Tổng khối lượng hàng đã nhập từ đầu kỳ đến thời điểm báo cáo.
• Số lượng xuất trong kỳ: Tổng lượng hàng đã xuất ra khỏi kho trong cùng kỳ.
• Tồn cuối kỳ: Số lượng hàng còn lại = Tồn đầu kỳ + Nhập – Xuất.
• Giá trị tồn kho cuối kỳ: Tổng giá trị tồn kho còn lại. Điều này có thể tính theo giá nhập bình quân, giá đích danh. Ngoài ra là FIFO/LIFO tùy theo chính sách kế toán của doanh nghiệp.

Các mẫu File quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel chuẩn nhất

Mẫu 01: File Excel quản lý xuất – nhập – tồn hàng hóa tổng hợp

Mẫu file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel này được thiết kế với cấu trúc rõ ràng. Nó cho phép các nhà quản lý dễ dàng cập nhật thông tin danh mục hàng hóa. Ngoài ra bảng này cũng lập bảng kê nhập hàng, bảng kê xuất hàng. Cùng với đó là hỗ trợ kết xuất báo cáo tổng hợp tình hình xuất – nhập – tồn. Dữ liệu trong file quản lý được tổ chức có hệ thống. Thông qua đó hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả. Đồng thời giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý kho.

Tải File Excel tại đây

Mẫu 02: File quản lý nhập – xuất – tồn kho bằng Excel với vật tư

Đây là mẫu File quản lý và báo cáo nhập xuất tồn kho bằng Excel chuyên dụng dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và sản xuất. File được xây dựng phù hợp với đặc thù của vật tư công trình. Trong đó bao gồm các danh mục vật liệu chi tiết, theo dõi số lượng nhập – xuất. Những dữ liệu và danh mục này được phân rõ ràng theo từng công trình hoặc bộ phận. Điều này giúp kế toán và bộ phận kho phối hợp chặt chẽ. Thông qua đó kiểm soát chi phí nguyên vật liệu hiệu quả.

Tải File Excel tại đây

Mẫu 03: File quản lý nhập – xuất – tồn kho bằng Excel với đồ uống

Mẫu file quản lý và báo cáo nhập xuất tồn kho bằng Excel hỗ trợ doanh nghiệp trong ngành F&B. Trong đó đặc biệt là nhà hàng, quán bar hoặc cửa hàng đồ uống. File giúp theo dõi chi tiết số lượng tồn kho, lượng tiêu thụ hàng tuần. Cùng vơi đó là chi phí phát sinh, doanh thu và lãi lỗ. Đây là công cụ hữu ích trong việc kiểm soát giá vốn hàng bán. Từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và hỗ trợ lập báo cáo tài chính nội bộ.

Tải File Excel tại đây

Mẫu 04: File báo cáo tồn kho bằng Excel cho phần cứng/phần mềm

Mẫu file báo cáo hàng tồn kho bằng Excel cho phần cứng phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, chuyên theo dõi xuất – nhập – tồn của các thiết bị phần cứng như máy tính, thiết bị mạng, cũng như các bản quyền phần mềm. File giúp ghi nhận chi tiết từng sản phẩm, thời gian sử dụng, tình trạng hàng hóa. Ngoài ra là hỗ trợ công tác quản lý tài sản cố định và chi phí khấu hao.

Tải File Excel tại đây

Mẫu 05: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn, chi tiết vật tư và phiếu nhập kho

Mẫu bảng tổng hợp và quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel này tích hợp các biểu mẫu chi tiết. Bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đến bảng tổng hợp tình hình biến động vật tư. Nó phù hợp với các doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý kho đầy đủ. Trong đó bao gồm từ chứng từ đến báo cáo tổng hợp. Thông qua đó giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác trong hạch toán.

Tải File Excel tại đây

Mẫu 06: File báo cáo hàng tồn kho bằng Excel Dịch vụ & Xây dựng

Đây là mẫu file quản lý và báo cáo hàng tồn kho bằng Excel được thiết kế chuyên biệt cho các công ty hoạt động đa ngành. Những doanh nghiệp này kết hợp giữa thương mại, dịch vụ và xây dựng. File Excel hỗ trợ phân loại hàng hóa theo nhóm ngành. Ngoài ra nó cũng giúp theo dõi hàng hóa tại từng công trình hoặc dự án cụ thể. Đồng thời hỗ trợ trích xuất báo cáo phục vụ công tác kế toán và quản trị nội bộ.

Tải File Excel tại đây

Mẫu 07: File báo cáo xuất nhập tồn kho bằng Excel tích hợp công thức

Mẫu file quản lý và báo cáo xuất nhập tồn kho bằng Excel này đi kèm với các công thức. Bao gồm công thứctính toán tự động số lượng tồn kho, giá trị tồn kho, tỷ lệ tiêu thụ,…  Từ đó giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu. Đây là công cụ đắc lực cho các kế toán viên trong nhiều tác vụ khác nhau. Bao gồm việc theo dõi biến động kho hàng. Cùng với đó hỗ trợ lập báo cáo nhanh chóng, chính xác.

Tải File Excel tại đây

Cách tự tạo File quản lý nhập xuất tồn kho bằng Excel

Bước 1: Chuẩn bị và tạo tệp Excel

• Mở phần mềm Microsoft Excel trên máy tinh
• Vào Tệp (File) và chọn Mới (New). Chọn Sổ làm việc trống (Blank Workbook) để tạo một file Excel mới.
• Đặt tên cho file theo mục đích sử dụng. Ví dụ như “QuanLy_XuatNhapTonKho.xlsx”.
• Lưu file vào vị trí dễ truy cập trên máy tính hoặc hệ thống lưu trữ đám mây. Thông qua đó tiện sử dụng và chia sẻ.

Bước 2: Tạo các sheet (trang tính) cần thiết

Trên thanh công cụ, chọn Chèn > Trang tính mới để tạo các sheet. Tùy theo quy mô quản lý xuất nhập hàng tồn kho bằng Excel, bạn nên tạo ít nhất 5 sheet như sau:

• Sheet “Home” – Trang thông tin tổng quan: Bao gồm doanh nghiệp, người quản lý, ngày tạo file. Ngoài ra là hướng dẫn sử dụng, liên kết nhanh đến các sheet chính.
• Sheet “Category” – Danh mục hàng hóa: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Quy cách. Ngoài ra là Nhóm hàng, Nhà cung cấp, Tình trạng tồn kho, Ghi chú.
• Sheet “Import” – Giao dịch nhập kho: Ngày nhập, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng. Ngoài ra là Đơn giá nhập, Thành tiền, Nhà cung cấp, Số chứng từ, Ghi chú.
• Sheet “Export” – Giao dịch xuất kho: Ghi lại các phiếu xuất với các thông tin tương tự sheet Import. Đồng thời bổ sung thêm: Tên khách hàng, Mục đích xuất kho (bán hàng, nội bộ,…).
• Sheet “Report” – Báo cáo xuất – nhập – tồn: Tự động tổng hợp số liệu từ Import và Export để hiển thị. Trong đó bao gồm Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ. Có thể thêm báo cáo bán hàng, hàng tồn cảnh báo hết hàng, v.v.

Bước 3: Nhập và xử lý dữ liệu

• Thu thập thông tin đầu vào từ chứng từ nhập – xuất kho.
• Nhập liệu thông tin quản lý và báo cáo hàng tồn kho bằng Excel vào đúng các cột. Các cột này đã thiết kế theo danh mục từng sheet.
• Tùy chỉnh các cột phù hợp với lĩnh vực kinh doanh. Cùng với đó là quy mô của doanh nghiệp.

Bước 4: Áp dụng công thức và hàm Excel hỗ trợ quản lý kho

Bước 5: Nâng cao việc quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel

Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel

• Sử dụng hệ thống mã vạch để tự động hóa quá trình nhập và xuất hàng hóa. Thông qia đó giúp giảm thiểu tối đa sai sót phát sinh do thao tác thủ công. Các công cụ hỗ trợ như “Barcode to Excel” có thể được sử dụng. Từ đó quét và cập nhật dữ liệu trực tiếp vào bảng tính Excel.
• Triển khai các biểu đồ trực quan để theo dõi biến động theo thời gian. Đồng thời hỗ trợ phân tích xu hướng, thay đổi giá, chương trình chiết khấu. Ngoài ra là các sự kiện đặc biệt liên quan đến hàng hóa và nhà cung cấp.
• Sử dụng các dịch vụ lưu trữ như Google Drive hoặc Dropbox. Thông qua đó lưu và bảo vệ dữ liệu khỏi nguy cơ mất mát. Đồng thời dễ dàng cho việc chia sẻ và truy cập từ nhiều thiết bị.
• Thiết lập các mẫu phiếu nhập kho, xuất kho cố định. Từ đó chuẩn hóa thao tác, giảm thiểu lỗi và tăng tốc độ xử lý dữ liệu.
• Tận dụng các công cụ báo cáo nâng cao của Excel. Thông qua đó phân tích dữ liệu kho theo nhiều tiêu chí. Ví dụ như: thời gian, nhóm hàng, doanh thu, giá trị tồn kho,… Nhờ đó, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Xem thêm:

• Công việc kế toán kho: Công việc và các kỹ năng cần thiết
• Các thủ thuật Excel trong kế toán bạn cần nắm rõ

Trên đây là những điều cần biết về việc quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel. Cùng với đó là các File quản lý và báo cáo hàng tồn kho bằng Excel. Để được tư vấn cụ thể và chi tiết, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS