Công việc của kế toán mua hàng gồm những gì?

Để thực hiện kinh doanh hiệu quả thì việc mua hàng là việc quan trọng đối với doanh nghiệp. Chính vì thế mà bộ phận kế toán mua hàng là bộ phận đóng vai trò quan trọng không kém. Bộ phận này sẽ đảm bảo quá trình mua sắm được đạt hiệu quả cao nhất. Thông qua đó giúp cho doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận và tăng khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, rất ít người biết được những nhiệm vụ thực sự của bộ phận này. Vậy công việc của kế toán mua hàng gồm những việc nào? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây

Kế toán mua hàng là gì?

Trước khi tìm hiểu các công việc của kế toán mua hàng thì cần biết kế toán mua hàng là gì. Kế toán mua hàng là quy trình ghi nhận và kiểm soát toàn bộ các giao dịch liên quan mua sắm. Trong đó bao gồm hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở việc hạch toán, đây còn là một hệ thống quản lý toàn diện. Nó đóng vai trò then chốt trong việc theo dõi, kiểm tra. Thông qua đó giám sát chặt chẽ mọi khía cạnh trong chuỗi cung ứng.

Chức năng của kế toán mua hàng bao gồm việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp. Sau đó thiết lập mối quan hệ hợp tác hiệu quả, theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng. Cuối cùng là quản lý nghĩa vụ thanh toán đảm bảo chính xác chứng từ liên quan. Quy trình này góp phần tối ưu hóa hiệu quả mua sắm, kiểm soát chi phí đầu vào. Đồng thời quản lý dòng tiền và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

Hiện nay, môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và phức tạp. Vì thế kế toán mua hàng ngày càng được xem là một công cụ chiến lược. Nó giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch. Đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành và củng cố năng lực tài chính. Đặc biệt, các hoạt động mua sắm vật tư, hàng hóa đều cần được quản lý nghiêm ngặt. Tất cả quản lý thông qua hệ thống kế toán nhằm đảm bảo sự chính xác. Cùng với đó là sự kịp thời và phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

Vai trò các công việc của kế toán mua hàng trong doanh nghiệp

Các công việc của kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong công ty bởi những điều sau:

• Kiểm tra, giám sát chất lượng hàng hóa đầu vào, đảm bảo đúng số lượng. Cùng với đó là chủng loại, quy cách kỹ thuật và đúng thời hạn giao hàng.
• Phối hợp với bộ phận kho, bộ phận sản xuất và các đơn vị liên quan. Thông qua đó tiếp nhận, kiểm kê và phản hồi kịp thời. Đặc biệt khi phát sinh sai sót trong quá trình giao nhận.
• Cập nhật số liệu hàng tồn kho, tình trạng nhập hàng, tiến độ giao nhận. Cùng với đó là nhu cầu nguyên vật liệu từ các bộ phận sản xuất.
• Phân tích dữ liệu mua hàng và tình hình tiêu thụ thực tế. Thông qua đó đưa ra nhận định về khả năng thiếu hụt, dư thừa hoặc chậm cung ứng.
• Hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng hợp lý, tránh gián đoạn sản xuất.
• Đảm bảo dòng chảy vật tư liên tục. Góp phần ổn định hoạt động và tăng hiệu quả vận hành nội bộ.
• So sánh báo giá, phân tích lịch sử giao dịch. Từ đó đề xuất các phương án mua hàng tối ưu về giá.
• Thương lượng điều khoản hợp đồng mua bán để doanh nghiệp hưởng lợi. Bao gồm chi phí vận chuyển, điều kiện thanh toán và khuyến mãi
• Góp phần giảm giá thành sản phẩm và tăng biên lợi nhuận. Thông qua đó tạo lợi thế cạnh tranh về giá trên thị trường

Các công việc của kế toán mua hàng trong doanh nghiệp cần nắm rõ

Kiểm tra hóa đơn và chứng từ đầu vào của hàng hóa

Một số trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn kèm theo hàng hóa. Lúc này kế toán mua hàng có trách nhiệm thực hiện kiểm tra. Tại đây công việc của kế toán mua hàng cần thực hiện kỹ lưỡng các nội dung sau:

• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn được lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch.
• Thông tin nhà cung cấp: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, tài khoản thanh toán… phải chính xác. Đồng thời trùng khớp với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
• Thông tin hàng hóa: Tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá phải chính xác. Đồng thời đảm bảo tổng tiền và mọi thứ phải trùng khớp với phiếu giao hàng và đơn đặt hàng.
• Đơn vị tiền tệ: Kiểm tra xem hóa đơn ghi đúng đơn vị tiền tệ thanh toán (VND, USD, EUR…).
• Chữ ký và con dấu: Hóa đơn phải có chữ ký người bán, người lập hóa đơn. Đồng thời có đóng dấu của đơn vị cung cấp (nếu là hóa đơn giấy).

Một số trường hợp hàng hóa đã về nhưng hóa đơn chưa được nhà cung cấp gửi. Lúc này kế toán mua hàng cần:

• Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để xác nhận đơn giá. Cùng với đó là phương thức thanh toán, thời gian nhận hóa đơn VAT.
• Tạm tính giá nhập kho dựa trên báo giá hoặc hợp đồng. Thông qua đó phục vụ ghi nhận hàng tồn kho tạm thời.

Tiếp nhận và nhập kho hàng hóa

Lúc này doanh nghiệp đã kiểm tra chứng từ và đối chiếu thực tế. Tại đây các công việc của kế toán mua hàng cần thực hiện phối hợp với thủ kho thực hiện các bước sau:

• Kiểm kê số lượng và chất lượng hàng hóa thực tế. Đảm bảo số lượng hàng giao đúng theo hợp đồng. Đồng thời kiểm tra tình trạng hàng hóa (còn nguyên vẹn, không hư hỏng, đúng quy cách…).
• Lập Phiếu nhập kho và ghi nhận đầy đủ thông tin về ngày nhập, số lượng. Cùng với đó là đơn vị tính, tên nhà cung cấp, đơn giá (nếu có), mã hàng…
• Cập nhật số lượng hàng hóa vào thẻ kho tương ứng. Thông qua đó phục vụ công tác quản lý hàng tồn.

Mô tả công việc kế toán mua hàng – Thanh toán hàng hóa

Tùy vào phương thức thanh toán, công việc của kế toán mua hàng gồm các bước sau:

Thanh toán bằng tiền mặt:

• Lập Phiếu chi, kèm theo hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan.
• Ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt và hạch toán vào tài khoản liên quan (thường là 111, 156, 133…).

Thanh toán qua ngân hàng:

• Lập Ủy nhiệm chi, trình kế toán trưởng phê duyệt. Sau đó xin ý kiến lãnh đạo và gửi ngân hàng thực hiện thanh toán.
• Ghi nhận vào Sổ tiền gửi ngân hàng. Đồng thời hạch toán vào các tài khoản phù hợp (thường là 112, 156, 133…).

Chưa thanh toán (mua chịu):

• Ghi nhận công nợ vào tài khoản phải trả người bán (331).
• Theo dõi công nợ, đối chiếu định kỳ với nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn.

Ghi sổ kế toán và hoàn thiện hồ sơ chứng từ

Sau khi hoàn tất các thủ tục nhập kho và thanh toán (hoặc ghi nhận công nợ), kế toán thực hiện các công việc sau:

• Ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Theo dõi số lượng, chủng loại, giá trị của từng mã hàng.
• Cập nhật vào thẻ kho. Đảm bảo số lượng tồn kho thực tế và trên sổ khớp nhau.
• Hạch toán kế toán theo chuẩn mực và chế độ hiện hành, sử dụng các tài khoản chủ yếu:
  • 156 – Hàng hóa
  • 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
  • 331 – Phải trả người bán (nếu mua chịu)
  • 111/112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (nếu đã thanh toán)

Các yêu cầu với công việc của kế toán mua hàng

Năng lực chuyên môn nghiệp vụ

• Tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Kiểm toán (trình độ cao đẳng trở lên).
• Ưu tiên ứng viên đã tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kế toán mua hàng. Có trình độ cao về kiểm soát nội bộ hoặc quản trị tài chính doanh nghiệp.
• Nắm vững các quy định pháp lý, chính sách thuế, hóa đơn chứng từ. Cùng với đó là thủ tục thanh toán liên quan đến hoạt động mua sắm hàng hóa – nguyên vật liệu.
• Am hiểu về thông tư kế toán hiện hành. Ví dụ như Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Thực hiện chính xác việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán. Bao gồm nghiệp vụ mua hàng, thanh toán, khấu trừ thuế GTGT.
• Biết cách tổ chức, cập nhật sổ chi tiết hàng hóa, thẻ kho, sổ công nợ. Đồng thời biết rõ việc lập báo cáo mua hàng định kỳ.
• Phân tích và theo dõi chặt chẽ các khoản chi phát sinh.
• Đảm bảo chi phí mua hàng phù hợp ngân sách, không vượt định mức. Đồng thời tránh thất thoát tài chính cho doanh nghiệp.
• Thành thạo các phần mềm kế toán như MISA, FAST, Bravo. Ngoài ra là các phần mềm ERP tích hợp (SAP, Odoo, Oracle…).
• Có khả năng nhập liệu, xuất báo cáo, xử lý số liệu nhanh chóng và chính xác.
• Sử dụng tốt Excel, Word, PowerPoint để lập bảng kê. Đồng thời phân tích dữ liệu, trình bày báo cáo rõ ràng và khoa học.

Phẩm chất đạo đức nghề nghiệp

Kế toán mua hàng là người đứng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Vì thế dễ tiếp xúc với thông tin nhạy cảm và giao dịch tài chính. Do đó, yêu cầu đặt ra là tuyệt đối trung thực, không lợi dụng vị trí công việc. Từ đó thực hiện trục lợi cá nhân hoặc thông đồng gian lận trong hoạt động mua bán. Đây là yếu tố then chốt để xây dựng niềm tin và đảm bảo tính minh bạch cho doanh nghiệp

Kế toán mua hàng bao gồm nhiều bước và nhiều chứng từ liên quan. Ví dụ như hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng, bảng kê thanh toán…. Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình ghi nhận cũng có thể dẫn đến lệch sổ sách. Điều này ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và mất thời gian kiểm tra lại toàn hệ thống. Vì vậy, các công việc của kế toán mua hàng cần làm việc chính xác. Đồng thời có quy trình kiểm tra chéo rõ ràng.

Vị trí kế toán mua hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cung ứng nguyên vật liệu. Thông qua đó ảnh hưởng đến các bộ phận liên quan. Do đó, người đảm nhiệm cần có tinh thần làm việc chủ động, theo sát công việc đến cùng. Tất cả đảm bảo mọi khâu đều được thực hiện đúng tiến độ. Đồng thờikhông để xảy ra gián đoạn chuỗi cung ứng nội bộ.

Kỹ năng mềm hỗ trợ công việc

• Biết cách làm việc chuyên nghiệp với nhà cung cấp. Bao gồm trao đổi giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng.
• Biết cách thuyết phục và thương lượng để đạt được lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp.
• Phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan. Ví dụ như phòng mua hàng, phòng kho, kế toán tổng hợp, kiểm soát nội bộ…
• Tham gia xử lý công việc chung, chia sẻ thông tin kịp thời để đảm bảo tiến độ.
• Biết cách lập kế hoạch làm việc hàng ngày, theo dõi tiến độ mua hàng. Từ đó tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.
• Luôn chủ động báo cáo và cập nhật thông tin kịp thời cho các bên liên quan.
• Có khả năng thu thập, phân tích thông tin để xác minh mức độ uy tín. Cùng với đó là năng lực cung ứng, giá thành và độ ổn định của nhà cung cấp.
• Thường xuyên rà soát và đề xuất cải tiến quy trình lựa chọn nhà cung ứng.
• Kế toán mua hàng cần biết xử lý tình huống linh hoạt, phối hợp. Đồng thời đề xuất hướng giải quyết hiệu quả để bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Các công việc của kế toán công nợ bạn cần biết
• Kế toán ngân hàng thương mại: Đặc điểm, cách hạch toán

Trên đây là những điều cần biết về công việc của kế toán mua hàng trong doanh nghiệp. Cùng với đó là các yêu cầu và tiêu chí cần có để đáp ứng công việc. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS