Công việc của kế toán kho gồm những gì? Kỹ năng cần có

Kho hàng hóa là một trong những yếu tố không thể thiếu của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, lượng hàng hóa và thông tin liên quan để doanh nghiệp quản lý là vô cùng lớn. Chính vì thế mà kế toán kho là bộ phận quan trọng để hỗ trợ quản lý hiệu quả. Bộ phận này gắn liền với việc ghi chép số liệu và kiểm soát nhập xuất hàng hóa đều đặn. Nhờ đó mỗi giao dịch đều được theo dõi và xử lý một cách chính xác. Vậy thực tế công việc của kế toán kho gồm những công việc nào? Kỹ năng cần có gồm những gì? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này

Kế toán kho là gì?

Trước khi tìm hiểu công việc của kế toán kho thì cần biết kế toán kho là gì. Kế toán kho là một vị trí quan trọng trong bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Bộ phần này chuyên trách các công tác quản lý, kiểm soát và báo cáo. Tất cả công việc đều liên quan đến hoạt động xuất nhập hàng hóa, quản lý tồn kho. Ngoài ra họ cũng hỗ trợ lập các chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa trong kho. Nhân sự ở vị trí này đóng vai trò không thể thiếu trong việc đảm bảo sự chính xác. Cùng với đó là minh bạch trong quá trình quản lý tài sản vật chất của doanh nghiệp.

Tại đây kế toán kho có trách nhiệm ghi nhận và theo dõi đầy đủ thay đổi hàng hóa. Bao gồm những thay đổi về số lượng, chất lượng của hàng hóa. Điều này không chỉ giúp bảo vệ giá trị tài sản của doanh nghiệp. Nó còn góp phần ngăn ngừa tình trạng thất thoát hàng hóa. Từ đó đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán tồn kho.

Ngoài ra kế toán kho cũng hỗ trợ đảm bảo minh bạch các báo cáo tài chính liên quan. Từ đó ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định chiến lược chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, việc duy trì sự chính xác và kịp thời trong các báo cáo tồn kho rất quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, tối ưu hóa chi phí. Đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Vai trò các công việc của kế toán kho

Các công việc của kế toán kho giữ vai trò then chốt trong công tác quản trị tài chính – vật tư. Đồng thời hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Cùng với đó là đưa ra các hoạch định chiến lược của doanh nghiệp. Cụ thể, các nhiệm vụ và giá trị mà kế toán kho mang lại bao gồm:

• Ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho theo thời gian thực.
• Kiểm soát số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa và nguyên vật liệu tại từng kho.
• Hỗ trợ kịp thời cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa.
• Theo dõi chi phí mua hàng, vận chuyển, lưu kho và các khoản hao hụt liên quan.
• Góp phần xác định chính xác giá vốn hàng bán và giá thành sản phẩm.
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc định giá bán, kiểm soát lợi nhuận.
• Cung cấp số liệu tồn kho tin cậy cho bảng cân đối kế toán.
• Đảm bảo việc phản ánh tài sản lưu kho đúng giá trị thực tế.
• Giảm thiểu rủi ro sai lệch hoặc gian lận trong báo cáo tài chính.
• Đối chiếu thường xuyên giữa số liệu sổ sách và thực tế.
• Phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp mất mát, sai lệch hoặc hao hụt bất thường.
• Thiết lập quy trình kiểm kê định kỳ và bất thường nhằm tăng cường giám sát.
• Cung cấp dữ liệu về mức tồn kho tối ưu, xu hướng tiêu thụ hàng hóa.
• Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng, sản xuất và phân phối hiệu quả.
• Giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu suất hoạt động và ra quyết định chiến lược kịp thời.

Các công việc của kế toán kho gồm những công việc nào?

Công việc của kế toán kho phải làm chung

Kế toán kho giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho. Đồng thời hỗ trợ lập báo cáo tài chính và góp phần tối ưu hiệu quả quản lý hàng hóa. Các công việc của kế toán kho phải làm bao gồm:

• Thường xuyên cập nhật số lượng hàng hóa trong kho. Phân loại theo từng mã sản phẩm, ngày nhập kho và hạn sử dụng.
• Kiểm soát chất lượng hàng hóa. Phát hiện và cảnh báo kịp thời sản phẩm bị hư hỏng, quá hạn hoặc không đạt tiêu chuẩn.
• Chủ động đề xuất phương án xử lý hàng tồn lâu ngày, hàng không luân chuyển.
• Lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng. Ngoài ra là các chứng từ liên quan cho từng nghiệp vụ phát sinh.
• Đảm bảo toàn bộ chứng từ phải được lưu trữ đúng quy định. Có chữ ký xác nhận của các bên liên quan (kế toán, thủ kho, người nhận hàng).
• Kiểm tra chéo giữa chứng từ và hàng hóa thực tế. Thông qua đó giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc gian lận.
• Ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến giá vốn. Cùng với đó là doanh thu, chi phí hàng hóa đúng tài khoản kế toán.
• Phối hợp với bộ phận kế toán tổng hợp. Từ đó kê khai thuế đầu vào và đầu ra liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa.
• Tính giá xuất kho theo các phương pháp quy định. Ví dụ như FIFO, bình quân gia quyền hoặc giá đích danh.
• Thực hiện kiểm đếm cùng thủ kho đối với các lô hàng nhập xuất lớn hoặc có giá trị cao.
• Hỗ trợ bộ phận mua hàng, bán hàng trong việc nắm rõ số lượng tồn kho thực tế. Thông qua đó có kế hoạch nhập – xuất hợp lý.
• Tham gia đóng góp ý kiến để tối ưu hóa quy trình. Bao gồm quy trình nhập – xuất, lưu trữ và kiểm kê hàng hóa.
• Đề xuất sử dụng phần mềm hoặc công nghệ hỗ trợ kiểm soát kho hiệu quả hơn. Ví dụ như mã vạch, QR code, phần mềm ERP,…

Nhiệm vụ hàng ngày của 1 kế toán kho

Các công việc của kế toán kho hàng ngày xoay quanh việc quản lý, theo dõi. Đồng thời ghi nhận chính xác các hoạt động xuất – nhập – tồn kho. Dưới đây là danh sách chi tiết các việc hàng ngày mà một kế toán kho thường phải làm:

• Kiểm tra số lượng hàng hóa xuất – nhập trong ngày, so sánh với kế hoạch hoặc đơn hàng.
• Cập nhật tồn kho theo thời gian thực vào hệ thống hoặc sổ sách kế toán.
• Báo cáo ngay cho quản lý khi phát hiện chênh lệch giữa hàng hóa thực tế và sổ sách.
• Kiểm tra hóa đơn, biên bản giao hàng, phiếu xuất – nhập để đảm bảo hợp lệ trước khi ghi nhận.
• Nhập dữ liệu lên hệ thống phần mềm hoặc sổ theo dõi thủ công. Phân loại và lưu trữ chứng từ theo từng nghiệp vụ.
• Trường hợp có phát sinh công nợ, tiến hành đối chiếu. Đồng thời xác nhận công nợ với nhà cung cấp hoặc khách hàng.
• Đảm bảo sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, dễ kiểm kê và tuân thủ quy tắc an toàn.
• Phối hợp với bộ phận vận hành. Thông qua đó đảm bảo luân chuyển hàng hóa đúng kế hoạch và đúng quy trình.
• Xử lý các tình huống phát sinh như: sai mã hàng, thiếu hàng, lỗi nhập liệu,…

Nhiệm vụ phải làm hàng tuần của kế toán kho

Công việc của kế toán kho hàng tuần thường là những nhiệm vụ có tính chất tổng hợp. Trong đó bao gồm đối chiếu, kiểm tra và báo cáo nhiều hơn so với công việc hàng ngày. Dưới đây là danh sách các công việc kế toán kho thường làm theo tuần:

• So sánh dữ liệu trên phần mềm quản lý kho, sổ sách kế toán với hàng hóa thực tế. Thông qua đó đảm bảo tính nhất quán.
• Phối hợp với thủ kho, quản lý bộ phận sản xuất (nếu có). Từ đó kiểm tra các trường hợp chênh lệch hoặc sai lệch dữ liệu.
• Lập báo cáo tổng hợp về nhập – xuất – tồn của từng mã hàng. Ngoài ra là từng nhà cung cấp, từng nhóm hàng hóa.
• Đánh giá mức độ luân chuyển hàng hóa. Cảnh báo hàng tồn kho lâu ngày hoặc sắp hết hạn.
• Gửi báo cáo về phòng kế toán, ban giám đốc hoặc người quản lý phụ trách.
• Sắp xếp lại toàn bộ chứng từ trong tuần: hóa đơn, phiếu nhập – xuất, biên bản xác nhận.
• Lưu trữ theo thứ tự thời gian và mã nghiệp vụ để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
• Đảm bảo không để xảy ra thất lạc hoặc chồng chéo chứng từ.
• Kiểm tra thường xuyên hệ thống giá kệ. Ngoài ra là điều kiện bảo quản, vệ sinh và an toàn phòng cháy chữa cháy.
• Báo cáo nếu có các vấn đề cần xử lý. Ví dụ như hàng ẩm mốc, rò rỉ, hư hỏng thiết bị bảo quản, lỗi sắp xếp…

Công việc của 1 kế toán kho hàng tháng

Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và kiểm soát thông tin hàng hóa theo định kỳ. Các công việc hàng tháng cần được thực hiện đầy đủ, chính xác. Thông qua đó đảm bảo hiệu quả quản lý và hỗ trợ ra quyết định cho doanh nghiệp. Trong đó các công việc của 1 kế toán kho hàng tháng thường bao gồm:

• Tổng hợp toàn bộ số liệu nhập – xuất – tồn trong tháng.
• Lập báo cáo trình Ban Giám đốc. Thông qua đó đánh giá tình hình lưu kho và hỗ trợ quyết định kinh doanh.
• Kiểm tra, hạch toán chính xác hóa đơn, phiếu nhập – xuất và chứng từ liên quan.
• Đối chiếu số liệu kế toán với thực tế để đảm bảo không sai sót trong báo cáo tài chính.
• Cập nhật và lưu trữ đầy đủ sổ kho, phiếu nhập – xuất, biên bản kiểm kê.
• Ký xác nhận chứng từ và lập hồ sơ báo cáo theo đúng quy định.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất để so sánh với số liệu sổ sách.
• Lập biên bản chênh lệch nếu có, xác định nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý.

Nhiệm vụ hàng năm của kế toán kho cần làm

Ngoài công việc hàng ngày và hàng tháng, kế toán kho cần thực hiện các công việc tổng hợp theo năm. Thông qua đó phục vụ công tác đánh giá và định hướng quản lý kho cho năm tiếp theo. Cụ thể các nhiệm vụ và công việc của kế toán kho phải làm hàng năm bao gồm:

• Phối hợp tổ chức kiểm kê kho tổng thể vào cuối năm.
• Ghi nhận số liệu thực tế và xử lý sai lệch theo quy trình kiểm kê.
• Tổng hợp dữ liệu cả năm về nhập – xuất – tồn kho, tỷ lệ luân chuyển hàng hóa.
• Phân tích hiệu quả sử dụng kho, tồn đọng, hư hỏng, hao hụt.
• Đánh giá hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán kho và thủ kho.
• Xác định các vấn đề phát sinh trong năm và đề xuất hướng cải tiến.
• Kiểm tra tính phù hợp của hệ thống quy trình – biểu mẫu – phần mềm đang sử dụng.
• Đề xuất cải tiến quy trình kho nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô

Điều kiện và kỹ năng thực hiện công việc của kế toán kho

Am hiểu kiến thức và nghiệp vụ kế toán chuyên môn

Để đảm nhiệm tốt công việc của kế toán kho, điều kiện tiên quyết là người lao động phải có nền tảng kiến thức vững chắc. Cùng với đó là các kỹ năng nghiệp vụ kế toán thành thạo. Vị trí này không chỉ đơn thuần là giám sát, kiểm kê hàng hóa trong kho. Đây còn đòi hỏi phải thực hiện chính xác việc ghi chép chứng từ, lập phiếu xuất – nhập – tồn. Ngoài ra là hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa. Việc thiếu kiến thức chuyên môn sẽ khiến nhân sự gặp nhiều khó khăn trong quá trình làm việc. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của dữ liệu và hiệu quả công việc chung.

Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng chuyên nghiệp

Hiện nay, bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng. Đặc biệt là trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Vì thế kỹ năng tin học văn phòng đã trở thành mtiêu chuẩn bắt buộc đối với kế toán kho. Việc sử dụng thành thạo các công cụ như Microsoft Excel, Word là điều kiện tiên quyết. Ngoài ra các phần mềm hỗ trợ thống kê, lập báo cáo cần được nắm vững. Điều này giúp kế toán viên thao tác nhanh chóng, chính xác trong kiểm tra, cập nhật và lưu trữ số liệu. Đây là nền tảng quan trọng để tối ưu hóa quy trình làm việc của kế toán. Đồng thời giảm thiểu rủi ro do sai sót khi thực hiện công việc của kế toán kho

Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán chuyên dụng

Bên cạnh kỹ năng tin học văn phòng, kế toán kho cần biết cách vận hành và sử dụng hiệu quả các phần mềm kế toán chuyên nghiệp như MISA, FAST, Bravo,… Thông qua đó phục vụ công tác ghi chép, tổng hợp, báo cáo. Đồng thời hỗ trợ lưu trữ số liệu sau công việc của kế toán kho một cách khoa học. Việc sử dụng phần mềm kế toán không những giúp tiết kiệm thời gian. Nó còn đảm bảo sự chính xác, đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong đó bao gồm kết nối giữa kế toán kho với các phòng ban liên quan. Từ đó nâng cao hiệu quả vận hành toàn diện cho doanh nghiệp.

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý kho hàng khoa học

Một kế toán kho giỏi không chỉ thể hiện qua khả năng xử lý số liệu. Họ còn cần có tư duy tổ chức và sắp xếp hàng hóa, chứng từ một cách logic, khoa học. Việc phân loại, bố trí hàng hóa hợp lý trong kho không chỉ giúp kiểm soát hàng tồn tốt hơn. Nó còn đảm bảo thuận tiện cho các công việc của kế toán kho khi kiểm kê định kỳ. Đồng thời, quy trình lưu trữ chứng từ rõ ràng, gọn gàng cũng rất quan trọng. Nó góp phần đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Kỹ năng này là yếu tố then chốt giúp kế toán kho tạo dựng sự chuyên nghiệp. Từ đó đóng góp tích cực vào hiệu quả hoạt động kho vận.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Khối lượng công việc của kế toán kho luôn gắn liền với việc theo dõi số liệu hàng hóa. Đồng thời thực hiện đối chiếu chứng từ, lập báo cáo ngày, tuần, tháng, quý,… Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là điều không thể thiếu. Một nhân viên kế toán biết cách sắp xếp công việc khoa học rất quan trọng. Điều này sẽ đảm bảo luôn tuân thủ thời hạn nộp báo cáo và tránh tồn đọng. Từ đó góp phần đảm bảo hoạt động kho được diễn ra suôn sẻ. Đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh do chậm trễ trong xử lý số liệu hoặc chứng từ.

Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc

Tính trung thực là phẩm chất bắt buộc đối với kế toán nói chung và kế toán kho nói riêng. Trong đó kế toán kho sẽ trực tiếp tiếp xúc với số lượng lớn hàng hóa, dữ liệu và chứng từ. Sự cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc của kế toán kho sẽ giúp hạn chế sai sót. Đặc biệt khi nhập liệu, hạch toán cũng như khi lập báo cáo tài chính – kho hàng.

Sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Từ đó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Do đó, sự trung thực và tác phong làm việc nghiêm túc chính là nền tảng quan trọng. Thông qua đó kế toán kho xây dựng uy tín cá nhân. Điều này sẽ giúp họ nhận được sự tin tưởng từ đồng nghiệp và lãnh đạo. Từ đó mở ra nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

Những lưu ý khi thực hiện các công việc của kế toán kho

Quản lý quy trình làm việc khi xuất nhập hàng hóa

Trong công việc của kế toán kho khi xuất – nhập hàng, kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát. Đồng thời xác nhận tính hợp lệ của các chứng từ như hóa đơn, phiếu xuất nhập kho, phiếu giao nhận. Thông qua đó đảm bảo tính minh bạch và chính xác của từng giao dịch. Kế toán cần đối chiếu thông tin giữa chứng từ và thực tế hàng hóa. Đồng thời kiểm tra chất lượng hàng hóa để phát hiện kịp thời các sai lệch, hư hỏng nếu có. Sau khi hoàn tất, toàn bộ hóa đơn, chứng từ sẽ được phân loại. Sau đó chuyển giao đến bộ phận liên quan như tổng hợp, quản lý kho, phòng mua hàng… Thông qua đó phục vụ công tác lưu trữ và lập báo cáo nội bộ theo quy định.

Kiểm kê và cập nhật số lượng hàng tồn kho

Công tác quản lý hàng hóa cần được đảm bảo thực hiện chính xác và hiệu quả. Vì thế công việc của kế toán kho cần thực hiện kiểm kê định kỳ số lượng hàng tồn tại kho. Đồng thời cập nhật dữ liệu kịp thời trên hệ thống phần mềm quản lý. Việc ghi chú cụ thể phiếu xuất – nhập tại từng vị trí, kệ hàng rất quan trọng. Nó giúp hạn chế nhầm lẫn giữa các chủng loại hàng hóa và kiểm soát thời hạn sử dụng. Thực hiện đúng định mức tồn kho tối thiểu không chỉ tránh được tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu. Nó còn giúp tối ưu hóa không gian kho và tiết kiệm thời gian

Thực hiện thủ tục mua hàng và đặt hàng định kỳ

Kế toán kho có trách nhiệm phối hợp với bộ phận mua hàng. Thông qua đó thực hiện các thủ tục đặt hàng theo kế hoạch được phê duyệt. Việc theo dõi quá trình đặt và nhận hàng cần được thực hiện chặt chẽ. Từ đó đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng chủng loại, số lượng và thời gian yêu cầu.

Ngoài ra, kế toán kho phải đối chiếu và xác nhận thông tin trên các chứng từ liên quan. Thông qua đó hạn chế tối đa rủi ro như giao thiếu, sai mã hàng hoặc không đạt chất lượng. Việc giám sát định mức tối thiểu tồn kho theo từng kệ hàng là căn cứ quan trọng. Thông qua đó giúp doanh nghiệp kịp thời đề xuất bổ sung hàng hóa. Đồng thời tránh làm gián đoạn hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh.

Phân loại và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học

Một trong những công việc của kế toán kho phải làm là tổ chức sắp xếp, phân loại hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn. Tất cả đảm bảo tính khoa học và an toàn trong lưu trữ. Việc bố trí hàng hóa cần theo từng chủng loại, ngày sản xuất, hạn sử dụng… Điều này không những giúp dễ dàng truy xuất khi cần. Nó còn giảm thiểu nguy cơ hư hỏng, đổ vỡ. Cùng với đó hạn chế hư hại do môi trường bảo quản không phù hợp. Kế toán kho cũng cần xây dựng sơ đồ bố trí kho bãi rõ ràng. Thông qua đó giúp cho tối ưu hóa không gian dự trữ. Đồng thời hỗ trợ tốt hơn cho công tác kiểm kê, đối chiếu số liệu.

Đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa lưu trữ

Bên cạnh việc theo dõi số lượng, kế toán kho còn phải đảm bảo chất lượng hàng hóa luôn được duy trì trong điều kiện tiêu chuẩn. Việc tuân thủ các hướng dẫn bảo quản từ nhà sản xuất là yếu tố bắt buộc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng có tính chất dễ hư hỏng. Ngoài ra là hàng hóa yêu cầu điều kiện lưu trữ đặc biệt như nhiệt độ, độ ẩm. Ngoài ra, kế toán kho cần thực hiện nguyên tắc FIFO trong quá trình xuất hàng. Thông qua đó hạn chế tối đa tình trạng hàng tồn bị quá hạn sử dụng. Các sản phẩm không còn đảm bảo chất lượng cần được xử lý theo đúng quy định. Tất cả theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật hiện hành.

Xem thêm:

• Các công việc của kế toán công nợ bạn cần biết
• Các công việc của kế toán tổng hợp gồm những việc nào

Trên đây là những điều cần biết về công việc của kế toán kho trong doanh nghiệp. Cùng với đó là các kỹ năng cần có và lưu ý khi thực hiện công việc trơn tru nhất. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới

Công ty TNHH Đào Tạo Và Dịch Vụ Kế Toán ATS